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机关单位办公用品管理办法

第一章总则

第一条为规范我单位办公用品的管理，提高资源使用效益，倡导勤俭节约的工作作风，保障单位各项工作的正常、高效运转，防止铺张浪费和国有资产流失，依据国家及上级主管部门相关规定，结合本单位实际，制定本办法。

第二条本办法所称办公用品，是指为满足单位日常办公需要而购置的各类消耗品、低值易耗品及办公设备等。具体包括：

（一）办公文具类：如纸张、笔墨、文件夹、订书机、计算器等；

（二）办公耗材类：如打印机硒鼓、墨盒、色带、U盘、光盘等；

（三）办公设备类：如打印机、复印机、扫描仪、碎纸机、投影仪等（此类设备通常纳入固定资产管理，本办法侧重其日常耗材及维护管理）；

（四）其他办公辅助用品：如清洁用品、饮用水、纸杯等。

第三条本办法适用于本单位及所属各部门、科室（以下统称“各部门”）的办公用品管理工作。

第四条办公用品管理遵循以下原则：

（一）统一管理、分级负责：由单位办公室（或指定行政部门，下同）作为办公用品的归口管理部门，负责统一规划、采购、发放和监督；各部门负责本部门办公用品的申领、使用和内部管理。

（二）按需申领、勤俭节约：严格按照工作实际需要申领办公用品，杜绝盲目采购和铺张浪费，鼓励使用环保、再生办公用品。

（三）规范高效、保障有力：简化管理流程，提高工作效率，确保办公用品的及时供应，满足正常办公需求。

（四）公开透明、杜绝浪费：采购、发放等环节力求公开，接受监督，努力降低办公成本。

第二章管理机构与职责

第五条单位办公室是办公用品管理的职能部门，主要职责包括：

（一）贯彻执行上级有关办公用品管理的规定，制定和完善本单位办公用品管理细则；

（二）负责编制单位办公用品年度采购计划和预算，并组织实施集中采购；

（三）负责办公用品的统一验收、登记、入库、保管、发放和废旧物品回收处置工作；

（四）建立和维护办公用品管理台账，定期进行库存盘点，确保账实相符；

（五）监督、检查各部门办公用品的使用和管理情况，提出改进意见和措施；

（六）负责对各部门办公用品管理人员进行业务指导。

第六条财务部门负责办公用品经费的审核、预算安排和报销工作，监督经费的合理使用。

第七条各部门应指定专人（可由部门内勤或指定人员兼任）负责本部门办公用品的申领、分发、保管和使用登记工作，并指导本部门人员节约使用办公用品。其主要职责包括：

（一）根据本部门工作需要，按时提报办公用品申领计划；

（二）负责本部门领用办公用品的分发和内部管理，建立必要的领用登记；

（三）监督本部门人员合理、节约使用办公用品，及时反馈使用中存在的问题；

（四）配合办公室做好办公用品的盘点和检查工作。

第三章办公用品的采购管理

第八条办公用品采购实行计划管理。各部门应于每月固定日期前，根据实际工作需要和库存情况，填写《办公用品申领计划表》，经部门负责人审核签字后报办公室。

第九条办公室对各部门上报的申领计划进行汇总、审核，结合库存情况，编制《办公用品月度采购计划》，按规定程序报批后组织采购。对于大宗、常用办公用品，可根据实际情况实行季度或半年度集中采购。

第十条办公用品采购应严格遵守国家及单位有关采购管理的规定。属于政府集中采购目录内的物品，应按规定委托集中采购机构采购；属于分散采购限额标准以上的，应按规定程序组织采购；小额零星办公用品，可由办公室通过比价方式选择合格供应商采购。

第十一条采购人员应坚持“质优价廉、经济适用”的原则，货比三家，择优采购。对于有特殊技术要求的办公用品，应会同相关使用部门共同选型。

第十二条办公用品到货后，办公室负责组织验收，核对品名、规格、数量、质量、价格等是否与采购订单一致。验收合格后，方可办理入库手续，并在发票上签字确认。对验收不合格的物品，应及时通知供应商退换。

第四章办公用品的入库与库存管理

第十三条办公室应设立专门的办公用品仓库或存放区域，配备必要的储物设施，确保办公用品存放安全、有序。

第十四条办公用品入库时，库管员应认真核对验收单与实物，及时登记《办公用品库存台账》，详细记录物品名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商、入库日期等信息。做到日清月结，账物相符。

第十五条库存管理应遵循“先进先出”原则，防止物品积压、变质或过期。对易燃、易碎等特殊物品，应采取专门的存放和防护措施。

第十六条办公室应定期对库存办公用品进行盘点，一般每月至少盘点一次，每季度进行一次全面盘点。盘点中发现盘盈、盘亏的，应及时查明原因，按规定程序报批后进行账务处理，并调整库存台账。

第十七条办公室应根据办公用品的消耗情况，合理确定各类物品的最低库存量，当库存接近或低于最低库存量时，应及时组织采购，确保供应。

第五章办公用品的领用与使用管理

第十八条办公用品领用实行“按需申领、严格控制”的原则。各部门指定专