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质量记录控制程序及废弃物处理记录表

质量记录控制程序

1目的

为规范公司质量记录的编制、填写、审核、标识、归档、储存、保护、检索、保留和处置等环节的管理，确保质量记录的真实性、完整性、可追溯性，为产品质量控制、管理体系运行有效性验证提供可靠依据，特制定本程序。

2范围

本程序适用于公司内部所有与质量体系运行相关的质量记录，包括但不限于产品研发、采购、生产、检验、销售、服务、废弃物处理等环节产生的各类记录表单、报告、凭证等。本程序所附《可回收废弃物处理记录表》《危险废弃物处理记录表》的管理均遵循本程序要求。

3职责

3.1质量管理部门

负责本程序的制定、修订、审核和监督实施；负责统筹质量记录的格式规范、编号管理；负责对各部门质量记录的管理工作进行指导和检查；负责重要质量记录的归档管理。

3.2各业务部门

负责本部门相关质量记录的编制、填写、审核、标识、临时储存和定期移交；确保记录内容真实、完整、清晰，符合程序要求；配合质量管理部门开展记录管理的检查工作。

3.3废弃物处理责任部门

负责《可回收废弃物处理记录表》《危险废弃物处理记录表》的具体填写、整理和移交；确保废弃物处理相关记录及时、准确反映处理全过程，为废弃物处理的合规性和可追溯性提供依据。

4程序内容

4.1质量记录的编制与格式规范

4.1.1质量记录的编制应结合业务实际需求，明确记录的项目、内容、填写要求、责任人、填写频率等关键信息，确保记录具有针对性和可操作性。

4.1.2质量记录格式由各部门初步拟定后，报质量管理部门审核备案。记录格式应统一、规范，便于填写、阅读和归档，避免冗余信息。

4.1.3质量记录应进行统一编号，编号规则由质量管理部门制定，包含部门代码、记录类型代码、年份代码、顺序号等信息，确保记录的唯一性和可检索性。

4.2质量记录的填写与审核

4.2.1相关责任人应在业务发生时及时填写质量记录，不得拖延、补填或伪造。填写内容应真实、准确、完整，字迹清晰、工整，不得随意涂改。

4.2.2若记录内容需要修改，应采用划改方式，在错误内容上划一条横线，保留原内容可辨认，然后在旁边填写正确内容，并由修改人签名及注明修改日期。

4.2.3填写完成的质量记录应由部门负责人或指定审核人进行审核，审核通过后签名确认。审核重点关注记录的真实性、完整性、规范性，以及是否符合相关标准和程序要求。

4.3质量记录的标识、储存与保护

4.3.1各部门应对填写审核完成的质量记录进行清晰标识，标识内容包括记录名称、编号、部门、填写日期等，便于区分和管理。

4.3.2质量记录的临时储存应设置专门的存放区域，配备必要的防护设施，避免记录受到潮湿、霉变、虫蛀、损坏、丢失等影响。储存环境应保持干燥、通风、避光，温度和湿度控制在适宜范围。

4.3.3电子版本的质量记录应进行加密备份，设置访问权限，防止数据被篡改、删除或泄露。备份介质应定期检查和更新，确保数据的完整性和可用性。

4.4质量记录的归档与检索

4.4.1各部门应在每月/每季度结束后规定时间内，将本部门临时储存的质量记录整理成册，移交至质量管理部门进行归档。移交时应填写《质量记录移交清单》，双方核对确认后签名。

4.4.2质量管理部门应建立质量记录归档台账，对归档记录进行分类、编号、登记，明确归档日期、储存期限、保管人等信息。归档记录应按照便于检索的方式存放，建立检索目录，确保需要时能够快速、准确查找。

4.4.3各部门因工作需要查阅归档的质量记录时，应向质量管理部门提出申请，经批准后在指定区域查阅，不得擅自复制、摘抄或带出存放区域。查阅后应及时归还，由保管人核对确认。

4.5质量记录的保留期限

4.5.1质量记录的保留期限应根据相关法律法规、行业标准、产品保质期以及管理体系要求确定，确保在需要时能够提供追溯依据。

4.5.2一般质量记录的保留期限不少于3年；涉及产品安全、重大质量问题、法律法规有特殊要求的质量记录，保留期限不少于5年；《可回收废弃物处理记录表》《危险废弃物处理记录表》的保留期限不少于5年，若当地环保部门有更长要求的，从其规定。

4.5.3质量记录的保留期限自记录形成年度的次年1月1日起计算。

4.6质量记录的处置

4.6.1超过保留期限的质量记录，由质量管理部门牵头组织各相关部门进行评审，确认无保留必要后，制定处置计划。

4.6.2质量记录的处置应符合相关法律法规和公司保密要求，可采用粉碎、焚烧、销毁等方式。电子版本的质量记录应彻底删除，确保数据无法恢复。

4.6.3处置完成后，应填写《质量记录处置清单》，详细记录处置的记录名称、编号、数量、处置方式、处置日期、处置人和审核人等信息，并存档备查。

4.7监督与改进

质量管理部门应定期对各部门质量记录的管理情况