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销售合同管理制度

作为在企业法务岗摸爬滚打了十余年的“老合同人”，我太清楚一份好的销售合同管理制度对企业意味着什么——它不是抽屉里的“摆设文件”，而是从源头防控风险、规范业务行为、保障经营利益的“防护网”。这些年见过太多因为合同管理疏漏导致的纠纷：客户突然破产收不回货款、交货标准不明确被索赔、甚至因为条款歧义闹上法庭……痛定思痛，结合公司实际需求和行业经验，我牵头梳理了这套覆盖全流程的销售合同管理制度。以下从六个核心模块展开说明，既是工作指引，也是这些年踩过的坑、总结的经验。

一、总则：为什么要管？管哪些？

1.1制度目的

我们制定这套制度的初心很朴素：让销售合同从“一纸协议”变成“行动指南”。具体来说，一是通过规范合同签订、履行、归档的全流程，降低法律风险和经营损失；二是统一业务部门与财务、法务、物流等部门的协作标准，避免“各说各话”；三是用制度倒逼业务人员提升风险意识，把“先签合同再做事”的理念刻进日常习惯里。

1.2适用范围

制度覆盖公司所有销售类合同，包括但不限于产品销售合同、服务销售合同、框架协议下的订单合同等。无论是与新客户首次合作，还是老客户的年度续约；无论是线下纸质合同，还是线上电子签约，都要按这套流程走。例外情况只有一种——经总经理特批的紧急订单（比如客户突发紧急需求，且历史合作无不良记录），但即便如此，也要在订单执行后3个工作日内补签正式合同。

1.3管理原则

我们总结了三个核心原则：

第一是“前置风控”。合同管理不是签完字就结束，而是从接触客户、洽谈合作时就开始介入。比如销售在跟客户谈合作时，就要同步收集客户资质信息，不能等要签合同了才发现对方是“空壳公司”。

第二是“全员协同”。合同管理不是法务部的“独角戏”，业务部负责核实客户需求真实性，财务部审核付款条款合理性，物流部确认交货能力，法务部审查法律风险，缺了哪一环都可能出问题。

第三是“动态跟踪”。合同履行过程中市场环境、客户情况都可能变化，不能签完就“躺平”，要定期跟进履约进度，发现异常及时调整。

二、合同签订管理：从“谈合作”到“签合同”的关键步骤

2.1客户资质审查：把好第一关

我常跟销售同事说：“别被订单冲昏头，先搞清楚对方是谁。”这一步具体分三步：

首先是基础信息核查。销售需要收集客户营业执照、法定代表人身份证明（复印件需加盖公章），通过国家企业信用信息公示系统查询是否存在经营异常、失信被执行记录。我记得去年有个销售差点签了单，结果查公示系统发现客户被列入“严重违法失信名单”，及时止损避免了几十万损失。

其次是信用评估。财务部门根据客户过往合作记录（如果有的话）、行业口碑、银行征信报告，给出信用等级评分。新客户至少要提供近一年的财务报表，年销售额低于合同标的30%的，我们会要求提供担保或预付款比例提高至50%。

最后是关联关系排查。如果客户是集团公司的子公司，要确认是否具备独立签约能力；如果是代理商，要核查授权委托书的有效期和代理范围——曾经有个代理商拿着过期的授权书签约，结果总公司不认账，我们差点收不回货。

2.2合同条款起草：细节决定成败

起草环节最容易出问题的就是“照搬模板”。我们要求销售必须根据具体业务场景调整条款，重点关注以下五点：

标的描述：不能只写“设备一台”，要注明型号、规格、技术参数（最好附技术协议作为附件）。去年有个合同只写“办公家具”，结果客户收到样品后说“颜色不符”，虽然最后调解解决了，但耽误了一个月交货期。

价格与付款：明确含税价还是不含税价，付款节点要对应履约进度（比如“合同签订后付30%，到货验收后付60%，质保期满付10%”）。特别注意分期付款的“逾期付款责任”，以前吃过亏——客户拖延付款，合同里没写违约金，最后只能吃哑巴亏。

交货与验收：交货时间要具体到“xx日前”，不能写“尽快”；验收标准要明确“外观无瑕疵、功能测试达标”，并约定验收期限（一般不超过到货后7个工作日）。有次客户收到货三个月才说质量问题，结果因为合同里写了“验收期7天”，我们成功拒绝了不合理索赔。

违约责任：必须对等！不能只写“乙方逾期交货需赔偿”，也要写“甲方逾期付款需赔偿”。赔偿标准建议明确比例（比如“每逾期一日，按未付金额的0.05%支付违约金”），避免“赔偿实际损失”这种模糊表述。

争议解决：优先约定“向甲方所在地法院起诉”，方便后续维权；如果客户坚持仲裁，要明确仲裁机构（比如“xx仲裁委员会”），不能写“当地仲裁机构”这种不确定表述。

2.3签署流程：谁有权签字？

合同签署不是“谁谈的谁签”，必须严格按权限走：

单笔合同金额50万元以下的，由销售总监签字；

50万-200万元的，需分管副总签字；

200万元以上的，必须总经理签字。

同时，客户方签字人必须是法定代表人或有授权委托书的委托代理人（授权书需注明委托事项、权限和