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财务管理报销申请与审批一体化工具

一、适用工作场景

本工具适用于企业内部各类费用报销管理场景，覆盖多部门、多类型费用支出需求，主要包括：

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费等常规支出；

差旅费用：员工因公出差的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用；

业务招待费用：与客户或合作方开展业务沟通产生的餐费、活动费等；

项目专项费用：特定项目执行过程中产生的物料采购、服务外包、场地租赁等费用；

其他合规费用：经公司认定的其他与经营相关的必要支出。

无论员工因公支出金额大小，均需通过本工具完成申请与审批流程，保证费用支出规范、透明、可追溯。

二、操作流程指引

（一）第一步：填写报销申请

登录系统：申请人通过企业内部财务管理系统或指定审批平台，进入“报销申请”模块；

选择报销类型：根据实际费用类型勾选（如“日常办公”“差旅”“业务招待”等）；

填写基础信息：包括申请人姓名（*某某）、所属部门、申请日期、费用归属项目（如涉及）；

录入费用明细：逐项填写每笔支出的具体信息，包括支出日期、费用类别（如“交通费”“住宿费”）、具体事由（如“北京客户洽谈会议住宿”）、金额（需精确到元，角分填0）、支付方式（如“公务卡”“现金”）；

附件材料：按要求合规凭证（如电子消费记录、行程单、合同扫描件等），保证附件与费用明细一一对应；

提交申请：确认信息无误后，“提交”，系统自动流转至下一审批节点。

（二）第二步：部门负责人审批

接收审批任务：部门负责人（*某某）通过系统收到待办审批事项，查看申请详情及附件；

审核合规性：重点核对费用是否与部门业务相关、事由是否合理、金额是否在部门预算范围内；

审批意见：符合要求的，“同意”，并备注审核意见（如“业务需要，同意报销”）；不符合要求的，“驳回”，注明驳回原因（如“事由不清晰，补充说明后重新提交”），申请将退回至申请人；

流转至下一环节：审批通过后，系统自动将申请推送至财务部门。

（三）第三步：财务部门审核

接收审核任务：财务专员（*某某）登录系统，查看待审核报销申请；

形式审核：检查申请信息是否完整（如申请人、部门、日期等必填项是否缺失）、附件是否齐全（如消费记录需包含商家名称、金额、日期）、票据是否合规（如无涂改、与申请事由一致）；

金额复核：核对费用明细金额与附件凭证金额是否一致，计算是否准确（如多笔费用合计是否正确）；

预算与制度校验：核查费用是否超出公司规定的报销标准（如差旅住宿标准、招待费用上限）、是否在项目预算额度内（如涉及项目费用）；

审核意见：审核通过，“通过”并备注“票据合规，金额无误”；审核不通过，“驳回”，注明具体问题（如“住宿费超标准，请按元/天调整”），申请退回申请人修改后重新提交。

（四）第四步：领导审批（如需）

触发审批条件：当报销金额超过部门审批权限（如单笔超过5000元）或涉及特定项目费用时，系统自动推送至公司分管领导（*某某）或总经理审批；

审批决策：领导重点审核费用的必要性、合理性及是否符合公司战略规划，“同意”或“驳回”，并备注审批意见；

流转至财务付款：审批通过后，申请进入财务付款环节。

（五）第五步：财务付款与归档

付款处理：财务专员根据审批通过的申请，通过银行转账或公务卡还款等方式完成付款，并在系统中更新付款状态；

归档管理：财务部门将申请表、附件凭证等材料整理归档，电子材料同步存入公司档案系统，保存期限符合公司档案管理规定；

结果反馈：系统通过消息或邮件通知申请人报销结果（如“报销已通过，预计X个工作日到账”）。

三、标准申请表单

费用报销申请表

基础信息

内容

申请编号（系统自动）

申请人姓名*某某

所属部门*某某部门

申请日期YYYY-MM-DD

费用归属项目（如无则填“无”）

预算科目（如“办公费”“差旅费”）

费用明细

日期

费用类别

YYYY-MM-DD

交通费

YYYY-MM-DD

住宿费

YYYY-MM-DD

餐费

合计金额（大写）：人民币壹仟叁佰壹拾元整

（小写）：1310.00

审批意见

部门负责人

意见：___________________________签字：__________日期：YYYY-MM-DD

财务审核

意见：___________________________签字：__________日期：YYYY-MM-DD

领导审批（如需）

意见：___________________________签字：__________日期：YYYY-MM-DD

财务付款确认

付款方式：__________付款日期：YYYY-MM-DD经办人：__________

附件清单

序号

附件名称

1

高铁票.jpg

2

酒店账单.jpg

3

消费记录.jpg

四、使用要点提示

（一）对申请人的要求

信息真实完整：保证申请信息