企业合同审查及签署管理工具.docVIP

企业合同审查及签署管理工具指南

一、常见应用场景

在企业日常运营中，合同审查及签署管理工具广泛应用于以下场景：

采购与供应链管理：与供应商签订原材料采购、设备采购合同，明确质量标准、交付期限、付款方式等条款，保证采购流程合规高效。

业务合作与外包服务：与合作伙伴签署项目外包、技术服务、市场推广等合同，界定双方权责，降低合作风险。

人力资源与劳动关系：与员工签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议，规范用工管理，保障企业与员工合法权益。

销售与客户管理：与客户签订销售合同、框架协议，约定产品交付、售后服务、违约责任等，维护客户关系的同时防范经营风险。

知识产权与保密管理：涉及技术许可、商标使用、商业秘密保护的合同，需通过工具审查条款合法性，明确知识产权归属及保密义务。

二、标准化操作流程

1.合同发起与信息录入

操作主体：业务部门（如采购部、销售部、人力资源部）

具体步骤：

（1）业务部门根据合作需求，确定合同类型（如采购合同、服务合同），填写《合同基本信息登记表》（详见工具表格），包括合同名称、对方当事人信息（名称、地址、联系人）、合同金额、履行期限、主要条款摘要等。

（2）将合同初稿（如Word/PDF版本）及《合同基本信息登记表》提交至企业内部管理系统（如OA系统），发起审批流程，明确后续审查环节。

2.部门内部初审

操作主体：业务部门负责人

具体步骤：

（1）业务部门负责人审核合同初稿的业务逻辑一致性，确认合同内容与业务目标匹配（如采购合同需核对采购清单、数量、单价是否与需求一致）。

（2）检查合同基本信息完整性，包括双方主体信息、关键条款（如付款节点、交付标准）是否明确，无遗漏后签署“部门初审意见”，通过系统流转至下一环节（如法务部）。

3.法务专项审查

操作主体：法务部（或外聘法律顾问*律师）

具体步骤：

（1）法务部重点审查合同主体资格（对方营业执照、经营范围、相关资质证书是否有效）、条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）、权利义务对等性（双方责任、违约责任是否平衡）。

（2）针对潜在风险点（如争议解决方式约定不明、知识产权归属不清）提出修改意见，形成《合同审查意见汇总表》（详见工具表格），反馈至业务部门调整。

（3）业务部门根据意见修改合同后，法务部确认无法律风险，签署“法务审查通过”意见。

4.财务合规审核

操作主体：财务部

具体步骤：

（1）财务部审核合同金额的准确性（如大写与小写金额是否一致）、付款方式（如分期付款的节点是否合理）、税费承担方式（是否明确增值税发票类型及开具时间）。

（2）评估合同履行对企业现金流的影响，确认资金安排符合企业财务制度，签署“财务审核意见”（如“同意”“建议调整付款节点”）。

5.管理层最终审批

操作主体：分管副总/总经理/决策委员会

具体步骤：

（1）根据合同金额及重要性确定审批层级（例如：10万元以下由部门总监审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。

（2）管理层从战略目标、风险控制、资源匹配等角度综合评估，签署最终审批意见（如“批准签署”“需补充条款后审批”）。

6.合同正式签署

操作主体：授权代表（法定代表人/授权委托人）、对方当事人

具体步骤：

（1）审批通过后，由企业法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》）签署合同。

（2）根据合同类型选择签署方式：

纸质合同：签字需亲笔签名，并加盖企业公章或合同专用章（骑缝章需完整覆盖合同连接处）；

电子合同：通过合规电子签名平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名符合《电子签名法》规定，具有法律效力的电子合同文件。

（3）签署完成后，将合同原件或电子版同步至档案管理部门。

7.归档与后续管理

操作主体：档案管理部门、业务部门

具体步骤：

（1）合同签署后3个工作日内，档案管理部门将纸质合同原件分类归档（按年份、合同类型编号存储），或电子合同加密备份至企业服务器。

（2）建立《合同台账》，记录合同编号、名称、签署日期、履行期限、负责人、归档位置等信息，便于后续查阅。

（3）业务部门负责跟踪合同履行情况（如付款进度、交付验收），若需变更或解除合同，应重新履行审批流程，并签订补充协议。

三、实用工具表格

表1：合同基本信息登记表

序号

合同名称

合同编号

合同类型（采购/销售/服务等）

甲方信息（名称、地址、联系人）

乙方信息（名称、地址、联系人）

合同金额（大写/小写）

签订日期

履行期限

主要条款摘要（如付款方式、交付标准）

附件清单

发起部门

发起人

联系方式

1

2024年办公用品采购合同

CG2024001

采购合同

公司，地址：市区，联系人：*经理

办公用品公司，地址：市区，联系人：*主管

伍万元整（￥50,000.00）

2024-03-01

2024-03-0