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会议纪要撰写及分发标准模板

一、模板应用背景与价值

会议纪要作为会议成果的书面载体，是同步信息、明确责任、推动决策落地的关键工具。本模板适用于企业内部各类正式会议（如部门例会、项目推进会、跨部门协调会、高层决策会等），旨在通过标准化流程保证纪要内容完整、逻辑清晰、责任可追溯，提升会议效率与执行效果。规范化的纪要撰写与分发，既能避免信息遗漏，也为后续复盘、考核及流程优化提供依据。

二、会议纪要标准化撰写流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心目标

提前与会议组织者（如部门负责人、项目经理）沟通，确认会议主题、需解决的核心问题及预期成果，避免记录偏离方向。

示例：若会议为“Q3产品上线进度推进会”，核心目标应为“明确各模块延期风险及解决方案”。

收集并熟悉会议议程

获取会议议程（含时间节点、各议题负责人），提前梳理议题逻辑，标注需重点记录的关键环节（如决策点、争议点、行动项）。

准备记录工具与模板框架

电子工具：推荐使用Word（提前插入模板表格）或专业会议记录软件（如飞书、钉钉会议纪要模板）；

纸质工具：若需手写，提前打印模板框架，预留填写空间；

辅助准备：查阅与会议相关的背景资料（如上期纪要、项目方案），熟悉参会人员姓名及职责（避免记录时混淆）。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

记录重点：会议结论、决议事项、行动项（含负责人、截止时间）、关键数据（如“预算需从100万调整为80万”）、争议点及最终共识；

简化方式：采用“关键词+短句”记录，非必要不逐字记录发言（如记录“总：建议优先开发A功能，B功能延后”而非“总说：我觉得我们应该优先开发A功能，B功能可以稍微延后一点”）。

区分“事实”与“观点”，保证客观性

对发言人的观点需标注来源（如“*经理认为：当前资源不足，需增加2名开发人员”）；

对决议性内容需明确“最终结论”（如“经讨论，决议：A方案于本周五前提交*总审批”）。

实时标注行动项，避免遗漏

听到涉及“谁、做什么、何时完成”的内容时，立即用特殊符号（如“□”）标注，会后重点核对。

（三）会后整理：完善内容并规范格式

信息核对与补充

会后30分钟内整理初稿，对照会议录音（若有）或与参会人确认，补充遗漏的关键信息（如未明确的截止时间、数据来源）；

对模糊表述（如“尽快处理”）需与负责人确认具体时间（如“2023年10月20日前完成”）。

按模板结构化内容

将整理好的信息填入标准化模板（见第三部分），保证各模块完整：会议基本信息、议程讨论记录、决议事项、行动项跟踪表、附件说明等。

语言精炼与格式校对

删除口语化表达（如“那个”“然后”）、重复内容，使用书面语（如“会议决定”替代“大家商量后决定”）；

检查格式：标题层级统一（如“一、”“1.”“（1）”）、日期/数字格式规范（如“2023年10月15日”而非“23.10.15”）、无错别字。

（四）审核与分发：保证落地闭环

分级审核机制

初稿审核：由记录人自查，保证行动项、数据、决议与会议一致；

内容复核：提交会议主持人（或指定负责人）审核，重点确认决策准确性、责任明确性；

涉密信息审核：若会议内容含敏感信息（如未公开战略、财务数据），需经保密部门或分管领导审批。

规范分发范围与时间

分发对象：所有参会人员、需知晓会议内容的部门/人员（如抄送给相关协作部门）、存档部门（如行政部、项目管理办公室）；

分发时限：会议结束后24小时内完成初稿审核并分发，紧急会议需缩短至12小时内；

分发方式：优先通过企业内部沟通工具（如OA系统、企业）发送电子版，需纸质版签字的（如重要决策会议）同步打印并归档。

三、会议纪要标准化模板（含表格示例）

会议纪要

会议基本信息

项目

内容

会议名称

[如：2023年Q3销售目标冲刺专题会议]

会议时间

[年月日时分至时分]

会议地点

[如：公司301会议室/线上会议（腾讯会议号X）]

参会人员

[如：总（销售总监）、经理（华东区负责人）、主管（市场部）、专员（数据支持）]

缺席人员

[如：*经理（华北区，因公出差），已提前提交书面意见]

主持人

[姓名]（职务）

记录人

[姓名]（职务）

会议主题

[明确会议核心目标，如：讨论Q3销售目标分解方案及资源支持需求]

会议议程

1.Q3销售目标分解汇报（经理）；2.各区域资源需求讨论（主管）；3.决议事项确认（*总）

议程讨论记录与决议

（按会议议程逐项记录，每项包含“讨论要点”“关键意见”“决议结论”）

Q3销售目标分解汇报（*经理）

讨论要点：华东区目标5000万，当前缺口800万；华北区目标4500万，需增加推广预算200万；

关键意见：经理：“现有渠道转化率下降，建议线上投放预算增加30%”；主管：“可联动市场部推出老客户复购激励活动”