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图书档案管理工作规范（标准版）

第1章总则

1.1目的与依据

1.2职责分工

1.3管理原则

1.4管理范围

第2章建立与管理

2.1图书档案的收集与整理

2.2图书档案的分类与编目

2.3图书档案的保管与借阅

2.4图书档案的调拨与销毁

第3章信息化管理

3.1图书档案信息系统的建设

3.2电子档案的管理与备份

3.3信息查询与检索

3.4信息安全管理

第4章业务流程与规范

4.1图书档案的借阅与归还流程

4.2图书档案的调拨与交接流程

4.3图书档案的损坏与丢失处理

4.4图书档案的定期检查与维护

第5章人员管理与培训

5.1人员职责与资格

5.2培训与考核制度

5.3人员流动与交接

5.4人员奖惩与激励机制

第6章附则

6.1本规范的解释权

6.2本规范的实施日期

第7章附录

7.1图书档案分类标准

7.2电子档案管理规范

7.3借阅流程示意图

第8章修订与废止

8.1规范的修订程序

8.2规范的废止条件

第1章总则

1.1目的与依据

图书档案管理工作旨在确保各类文献资料的完整、安全与有效利用，为组织的正常运行提供基础支持。其依据主要包括国家相关法律法规、行业标准以及单位内部的管理制度。通过规范管理流程，提升档案信息的可追溯性与可查询性，保障信息的安全性和保密性，是实现信息资源高效利用的重要保障。根据行业实践，图书档案管理的规范化程度直接影响到信息系统的运行效率与数据质量，因此本规范旨在为从业人员提供系统、科学的管理框架。

1.2职责分工

图书档案管理工作涉及多个部门和岗位，其职责分工应明确且高效。档案管理员负责档案的收集、分类、保管及借阅等日常事务；信息管理人员则负责档案数字化、系统录入与数据维护；技术部门负责档案的电子化处理与系统支持；同时，单位领导需对档案管理工作负有总体责任，确保制度落实与资源投入。根据行业经验，档案管理的职责划分应遵循“谁收集、谁负责、谁归档”的原则，确保责任到人，避免管理漏洞。

1.3管理原则

图书档案管理应遵循科学性、规范性、安全性与高效性四大原则。科学性要求档案管理流程符合信息管理理论与实践，确保档案分类与检索的准确性；规范性强调管理流程标准化，统一档案编码与管理规范，提升管理效率；安全性则需保障档案信息的保密性与完整性，防止非法访问与篡改；高效性要求档案管理流程简洁，信息检索快捷，支持单位日常业务需求。在实际操作中，这些原则需通过制度化手段加以落实，确保管理工作的持续优化。

1.4管理范围

图书档案管理的范围涵盖所有与信息存储、整理、利用相关的资料，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。具体包括但不限于：业务相关文件、会议记录、财务凭证、技术文档、科研成果、法律文书、员工档案等。根据行业数据，单位档案总量通常在数万至数百万份之间，其中电子档案占比逐年上升，成为管理重点。管理范围应覆盖档案的全生命周期，从形成、归档、保管到利用、销毁，确保每个环节均有明确的管理责任与操作规范。

第2章建立与管理

2.1图书档案的收集与整理

图书档案的收集与整理是确保档案系统完整性的关键环节。在实际操作中，需依据档案分类标准，系统性地收集各类文献资料，包括纸质、电子、声像等不同形式。收集过程中应注重档案的完整性、准确性和时效性，同时要建立档案接收登记制度，详细记录接收时间、来源、责任人等信息。对于电子档案，需确保数据格式规范，存储介质符合安全标准，避免因技术问题导致档案损毁。档案的整理应按照统一的分类体系进行，如采用《图书分类法》或《档案分类法》进行归档，确保档案检索的便捷性。

2.2图书档案的分类与编目

图书档案的分类与编目是档案管理的核心工作之一。在分类过程中，需依据《中国图书馆分类法》或《国家标准GB/T17861-2019》等规范，对档案进行科学分类，确保分类体系的系统性和可操作性。分类时应考虑档案的性质、内容、用途等因素，合理划分类别层级。编目工作则需详细记录档案的标题、作者、出版信息、载体类型、收藏单位等信息，确保档案信息的准确性和可检索性。在实际操作中，编目工作通常由专业人员或档案管理人员负责，需遵循标准化流程，避免信息遗漏或错误。

2.3图书档案的保管与借阅

图书档案的保管与借阅是确保档案安全和流通的重要环节。在保管方面，需采用适宜的存储环境，如恒温恒湿库房，避免档案受潮、霉变或氧化。档案的存储应遵循防尘、防虫、防光、防紫外线等原则，确保档案的物理安全。对于电子档案，需建立安全存储系统，确保数据的完整性和可访问性。在借阅方面，需制定借阅制度，明确借阅权限、借阅流