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档案寄存指南解读

演讲人：

日期:

01

寄存基本概念

02

寄存流程详解

03

存储设施要求

04

档案管理规范

05

费用与合同管理

06

风险控制策略

目录

CATALOGUE

寄存基本概念

01

PART

档案寄存定义

法律契约关系

档案寄存是基于《档案法》建立的民事委托保管行为，需通过签订标准化合同明确双方权利义务，约定保管期限、费用及违约责任等条款。

专业化保管服务

第三方机构需具备恒温恒湿库房、防火防盗系统、数字化管理系统等基础设施，提供档案消毒、修复、编目等全流程专业化服务。

权属分离特性

寄存期间档案所有权仍归属委托方，但保管权转移至受托机构，形成所有权-保管权二元分离的法律关系。

适用范围界定

个人适用对象

包括重要学历证书、房产契证、遗嘱等私人档案，以及名人手稿、家族谱牒等具有文化价值的特殊档案。

03

适合缺乏专业档案管理能力的中小企业，特别是工商注册档案、知识产权凭证、工程竣工图纸等法律凭证类文件。

02

企业适用场景

机关单位适用情形

适用于档案库房饱和的党政机关、事业单位，需长期保存但利用率低的文书档案、会计档案等，典型如历史会议纪要、十年以上人事档案。

01

寄存必要性分析

风险转移价值

通过专业机构保管可规避自然灾害、人为损毁等风险，某市档案馆数据显示寄存档案损毁率比自管低92%。

寄存流程详解

02

PART

前期准备步骤

材料完整性核查

确保需寄存的档案材料齐全且分类清晰，包括原始文件、副本及电子备份，避免遗漏关键内容影响后续流程。

档案整理规范

按照行业标准对档案进行编号、装订或封装，确保物理档案无破损、污渍，电子档案格式统一且可读性高。

权限与协议确认

明确档案寄存的权限归属，签署保密协议或寄存合同，界定双方责任与数据使用范围。

提交申请方法

01.

线上系统填报

通过官方指定的档案管理平台填写寄存申请表，上传电子版材料并标注密级、保管期限等关键属性。

02.

线下窗口递交

携带纸质档案至指定服务窗口，由工作人员现场核验材料清单并开具受理回执单。

03.

第三方代理提交

委托具备资质的代理机构办理寄存申请，需提供授权委托书及代理人身份证明文件。

寄存确认操作

登录档案管理平台查询寄存进度，实时接收审核通过、入库位置等通知信息。

系统状态跟踪

收到档案库房分配的唯一识别标签后，需当面核对标签信息与档案内容的一致性并签字确认。

实体标签签收

下载寄存完成的电子凭证（如加密二维码或数字证书），作为后续调阅或变更的依据。

电子凭证存档

01

02

03

存储设施要求

03

PART

环境控制标准

温湿度精准调控

档案存储环境需维持恒温恒湿，温度应控制在16-22摄氏度范围内，相对湿度保持在45%-60%，以防止纸张脆化、霉变或虫蛀。需配备专业温湿度监测系统及自动调节设备。

防震与隔音设计

建筑结构需符合抗震标准，档案架采用防倾倒固定装置。墙体需加装隔音材料，确保环境噪音低于40分贝以保护敏感介质（如胶片、磁带）。

光照与空气质量管理

避免紫外线直射，采用防紫外线窗帘或低照度LED光源。空气净化系统需过滤PM2.5、二氧化硫等有害气体，定期检测甲醛和挥发性有机物浓度。

安全防护措施

三级安防体系

部署红外周界报警、门禁生物识别及24小时视频监控，关键区域设置双因子认证。电子档案库需配置防火墙、入侵检测系统和数据加密传输协议。

灾害应急系统

配备惰性气体灭火装置（如IG541）替代传统喷淋系统，避免水渍损害。设置防水防潮层和泄洪通道，重要档案需存放于防火防磁专用柜。

分级访问制度

根据档案密级实施权限分层管理，纸质档案实行双人监管制度，电子档案采用区块链技术追溯操作日志，确保全流程可审计。

设施类型选择

适用于政府机构或大型企业，需配置密集架系统、恒温恒湿机房及消毒预处理间。建议采用钢结构独立建筑，地面承重不低于12kN/m²。

专业档案库房

第三方托管中心

数字化混合存储

选择通过ISO27001认证的服务商，核查其异地容灾备份能力。要求提供真空包装、氮气存储等特种档案保存方案，并签订数据主权保障条款。

对高频使用档案实施数字化改造，原始件存入防磁柜，电子副本采用分布式云存储。需确保数字化扫描分辨率不低于600dpi，色彩深度24位。

档案管理规范

04

PART

采用多级分类体系，按档案性质、用途、所属部门等划分大类、中类和小类，确保逻辑清晰且便于检索。

层级分类法

为每份档案分配唯一标识码，结合字母、数字及符号组成结构化编码，避免重复或混淆。

唯一编码原则

根据新增档案类型或业务需求调整分类规则，定期审核编码系统的适用性与扩展性。

动态更新机制

分类与编码规则

定期维护流程

完整性检查

定期核对档案实体与电子记录是否一致，修复破损或缺失文件，确保存档内容完整无缺。

环境监测

控制库房温湿