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零售业库存盘点管理流程规范模板

一、适用业务情境

本规范适用于零售企业（含超市、便利店、品牌专卖店等）的各类库存盘点场景，包括但不限于：

定期全面盘点：按月度、季度或年度周期，对全品类库存进行系统性清查，保证账实相符；

临时局部盘点：针对特定商品（如高价值、临期品）或特定区域（如贵重首饰区、生鲜区）进行的非周期性抽查；

特殊情况盘点：发生系统异常、调价促销、门店搬迁、人员交接或异常损耗（如破损、失窃）时，需立即启动的应急盘点。

二、全流程操作指引

（一）盘点前：筹备与准备阶段

制定盘点计划

明确盘点目标（如核实库存准确性、损耗率统计）、范围（全店/区域/品类）、时间节点（起止时间、具体时段，建议避开营业高峰）；

确定盘点方式：采用“盲盘法”（提前不告知具体商品）或“明盘法”（按系统清单核对），高价值商品建议采用“双人复盘制”；

编制《盘点任务清单》，内容包括：盘点区域负责人、参与人员、工具需求（扫码枪、盘点机、标签纸、笔等）、异常情况上报流程。

人员分工与培训

设立盘点小组：由店长经理担任总负责人，各区域组长（如生鲜组长、百货组长）负责本区域统筹，录入员某负责数据汇总，财务人员*某负责差异审核；

开展岗前培训：明确盘点流程、商品识别方法（如编码、条形码）、数据记录规范（如“实盘数量=系统数量±差异”），保证所有人员理解“账实相符”的核心要求；

分组时避免“自盘自管”，即盘点人员不负责日常该区域商品管理，降低人为干预风险。

环境与数据准备

停止出入库：盘点前1小时关闭仓库/卖场出入库通道，暂停商品补货、退货、调拨等操作，保证盘点期间库存状态稳定；

系统数据冻结：通知IT人员锁定ERP/WMS系统库存数据，《盘点前库存清单》（含商品编码、名称、规格、单位、系统数量、库位信息），打印并分发给各盘点小组；

整理库存：对商品进行分类归集，同一SKU集中存放，破损、临期、残次品单独标识（如贴“临期”“待处理”标签），避免混盘。

工具与物料准备

检查盘点设备：保证扫码枪、盘点电量充足，数据传输正常；标签纸、笔（建议用两种颜色区分初盘与复盘）、差异记录表等物料按小组数量发放；

准备盘点表：采用纸质版或电子版（如通过盘点APP录入），表格字段需包含“商品编码、名称、规格、单位、系统数量、初盘数量、复盘数量、差异数量、差异原因、盘点人、复核人”。

（二）盘点中：执行与记录阶段

区域划分与责任到人

按“区域-货架-SKU”三级划分盘点单元，每组负责固定区域（如A区1-3货架、生鲜冷柜区），组长悬挂区域标识牌，避免重复盘点或遗漏；

盘点人员携带《盘点前库存清单》和盘点工具，按“从左到右、从上到下”顺序逐一清点，保证无死角。

实物清点与数据记录

“双人操作”：一人清点实物并报数，另一人核对清单后记录，初盘完成后，复盘人（另一小组人员）独立复盘一次，两次数据不一致时需重新清点；

特殊商品处理：

生鲜商品：按“可销售状态”计数（如蔬菜去根、称重去皮），临期商品单独记录数量和保质期；

组装商品：按最小销售单位计数（如自行车的“辆”而非零件数），并标注“未拆封”；

赠品/样品：单独建立清单，注明“非卖品”，避免与库存商品混淆。

异常情况处理：发觉商品破损、串货（如A商品误放B区域）、系统无记录商品时，立即拍照留存，记录位置和数量，由区域组长汇总上报总负责人。

数据实时核对与封存

每完成一个区域的盘点，小组长现场检查记录完整性（如无漏填、无涂改），签字确认后录入电子系统（若用纸质版，需装入密封袋并标注区域、日期）；

盘点中途禁止更换人员，确需调整时需办理书面交接，注明已盘商品数量和未盘商品范围。

（三）盘点后：数据处理与复盘阶段

数据汇总与差异对比

录入员*某收集各区域盘点表，24小时内完成电子数据录入（纸质版需逐页核对签字），《库存盘点汇总表》；

财务人员*某将实盘数据与《盘点前库存清单》系统数据对比，计算“差异数量=实盘数量-系统数量”“差异金额=差异数量×最近一次采购成本”，标注差异率（差异数量/系统数量×100%）。

差异原因分析

组织“盘点复盘会”：由店长*经理主持，各区域组长、财务、采购人员参与，针对差异率超过±5%的商品逐项分析原因；

常见原因分类：

合理损耗：生鲜腐烂、运输破损（需提供验收单、报损单凭证）；

管理疏失：串货、录入错误、盘点遗漏（需复盘监控或交接记录）；

异常情况：失窃、系统故障（需报警记录、IT部门说明）；

其他：促销未及时调账、供应商多送/少送（需提供促销方案、送货单）。

结果审批与账务处理

编制《库存盘点报告》，内容包括：盘点概况、差异汇总、原因分析、改进措施、责任人建议，由店长经理、财务负责人某签字确认；

根据审批结果进行账务调整：

合理损耗：计入“营业成本-商品损耗”，报总部财务备案；

管理疏失：追究区域组长或责任人责任，