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公司文件与档案管理标准模板

一、适用范围与典型场景

二、标准化操作流程

（一）文件分类与编码规则制定

明确分类维度

一级分类：按部门/职能划分，如“行政部”“项目部”“人事部”“财务部”“法务部”。

二级分类：按文件类型划分，如“制度类”“报告类”“合同类”“会议纪要类”“项目资料类”“证照类”。

三级分类（可选）：按具体项目名称、年份或密级划分，如“项目-2024年”“绝密-人事任免”。

制定编码规则

编码格式为“一级分类缩写-二级分类缩写-年份-流水号”，例如：“XZ-DB-2024-001”（行政部-制度类-2024年-001号）。编码需唯一，避免重复，由各部门指定专人（如*文秘）负责编制与维护。

（二）文件收集与初步整理

文件收集范围

各部门在业务活动中形成的正式文件，包括但不限于：红头通知、审批单、会议纪要、项目方案、合同文本、验收报告、人员档案、培训记录等。

电子文件需同步收集源文件（如Word、PDF原件）及格式转换后的备份（如PDF扫描件），保证内容与纸质文件一致。

初步整理要求

检查完整性：核对文件是否有缺页、漏签、关键信息模糊等情况，缺失部分需及时补充（如由*经办人签字确认后补齐）。

规范格式：纸质文件统一采用A4纸打印，手写签名需清晰；电子文件命名需包含编码及核心关键词（如“XZ-DB-2024-001-公司考勤管理制度”）。

区分密级：根据文件重要性标注“公开”“内部”“秘密”“绝密”密级，密级文件需单独存放并加密管理（电子文件加密权限由*部门主管审批）。

（三）档案登记与编目

填写档案登记表

使用《档案总登记表》（详见第三部分模板工具），逐项录入文件信息，包括：文件编码、名称、分类、密级、形成日期、页数、份数、责任人（经办人）、归档人、存放位置（如档案室A-3-2柜）、备注等。电子文件需额外登记存储路径（如服务器文件夹路径：\fileserver\2024）。

编制档案目录

按一级分类建立电子目录（如Excel表格），定期同步更新，保证目录与档案实物/电子存储内容一致。目录需包含“编码-名称-分类-归档日期-存放位置”等核心字段，支持按名称、日期、责任人等条件快速检索。

（四）归档存储与管理

纸质档案存储

档案室需配备防潮、防火、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%。

档案盒标注编码及名称（如“XZ-DB-2024-001”），按编码顺序存放于专用档案柜，柜外张贴分类标签（如“行政部-制度类”）。

密级档案存放于带锁铁皮柜，钥匙由档案管理员（*档案员）和部门负责人分别保管。

电子档案存储

电子文件存储于公司指定服务器（如文件服务器\fileserver），建立分级文件夹结构（如“2024年”）。

每月对电子档案进行异地备份（如移动硬盘备份），备份介质需标注备份日期及负责人，存放于安全地点。

定期检查电子档案可读性（每半年一次），防止因格式过时无法打开，必要时转换通用格式（如PDF/A）。

（五）档案借阅与使用

借阅申请流程

借阅人填写《档案借阅申请表》（详见第三部分模板工具），注明文件编码、名称、借阅用途、借阅期限（一般不超过5个工作日）、归还承诺。

公开类文件由部门负责人审批；内部及以上密级文件需经档案管理员（档案员）及分管副总（副总）审批。

借阅执行与归还

档案管理员核对审批通过后的申请表，交付档案时登记借阅人、借阅时间、档案状态（如“完好”“有轻微折痕”）。

借阅人需在借阅期限内归还，档案管理员检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录；超期未归还需催收，并记录在《档案借阅逾期台账》中。

密级档案原则上不得带出档案室，确需带出需经总经理（*总经理）批准，并由指定人员陪同。

（六）档案鉴定与销毁

鉴定流程

每年12月由行政部牵头，联合各部门负责人组成鉴定小组，对到期档案（保管期限参考《公司档案保管期限表》）进行鉴定。

鉴定标准：有保存价值的档案（如重要项目资料、制度文件）继续保存；无保存价值或超期保存的档案（如草稿、临时通知）列入销毁清单。

销毁执行与记录

《档案销毁清单》需经鉴定小组全体成员签字确认，报总经理（*总经理）审批。

销毁时由2人以上（档案员、监销人）共同执行，纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案彻底删除并格式化存储介质。

销毁后填写《档案销毁记录表》，注明销毁日期、档案名称、编码、数量、监销人，记录表存档保存不少于5年。

三、核心模板工具清单

（一）公司文件分类目录表

一级分类

二级分类

包含文件类型示例

保管期限

备注

行政部

制度类

考勤管理制度、办公设备管理规定

长期

含修订版历史记录

行政部

会议纪要类

总经理办公会纪要、部门周例会纪要

10年

按年度分册存放

项目部

项目资料类

可行性研究报告、验收报告

项目结束后15年

按项目编码归档

人事部

人事档案类