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合同审查与管理流程标准化工具包

一、适用场景与核心对象

本工具包适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、合作、租赁等多类型合同场景。核心使用对象包括企业法务部门、业务部门负责人、合同管理人员、财务人员及相关审批人，旨在通过标准化流程降低合同风险、提升管理效率、保证合同合规性。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与资料准备

操作目标：明确合同需求，保证基础资料完整，为后续审查奠定基础。

操作步骤：

需求提出：业务部门根据合作需求（如采购货物、提供服务、项目合作等），填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素，部门负责人签字确认。

资料收集：业务部门向合作方获取以下资料（复印件需加盖公章）：

合作方主体资格证明（营业执照、事业单位法人证书等）；

授权委托书（如签约非法定代表人，需提供授权人证件号码明及受托人证件号码明）；

涉及特殊行业的，需提供行业许可证（如食品经营许可证、建筑施工资质证书等）；

业务部门认为需补充的其他资料（如技术参数、验收标准等附件）。

资料初审：合同管理人员对资料的完整性、规范性进行初步审核，确认无缺失后，发起合同审查流程。

（二）合同审查（三级审查机制）

操作目标：全面识别合同风险，保证条款合法合规、权责清晰。

操作步骤：

业务部门初审（形式与内容审查）：

审查合同内容是否与《合同立项申请表》一致，标的、数量、价格、履行方式等核心要素是否明确；

审查业务条款是否符合行业惯例及企业内部业务规范（如采购合同是否明确质量标准、验收流程）；

审查附件资料是否齐全（如技术协议、补充协议等）。

初审通过后，在《合同审查表》（见模板2）中填写初审意见，连同合同文本提交法务部门。

法务部门复审（法律风险审查）：

主体资格审查：核实合作方营业执照、授权委托书等资料的有效性（如是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务）；

合法性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销情形；

权责一致性审查：双方权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理（如违约金是否过高或过低）；

争议解决条款审查：明确争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构是否明确。

复审通过后，在《合同审查表》中填写复审意见；存在风险的，提出修改建议并退回业务部门调整。

终审（重大合同/特殊条款审查）：

以下合同需提交企业分管领导或管理层终审：

金额超过万元（根据企业规模设定标准，如500万元）的合同；

涉及企业重大资产处置、知识产权、战略合作等核心利益的合同；

含有特殊条款（如担保、抵押、附条件生效）的合同。

终审重点审查合同对企业战略目标的影响、重大条款的合理性及风险控制措施，终审意见为最终审查结论。

（三）合同审批（分级授权管理）

操作目标：明确审批权限，保证合同签订符合企业内部决策程序。

操作步骤：

权限划分：根据合同金额、类型及重要性，实行分级审批（示例）：

金额≤10万元：业务部门负责人+法务部门审查；

10万元＜金额≤100万元：业务部门负责人+法务部门+分管副总审批；

金额＞100万元：业务部门负责人+法务部门+分管副总+总经理办公会审批。

审批流程：

合同审查通过后，由合同管理人员将《合同审批表》（见模板3）及合同文本提交相应审批人；

审批人需在3个工作日内完成审批，逾期未反馈视为同意；

审批不通过的，注明原因并退回业务部门重新谈判或调整条款。

（四）合同签署（规范用印与交付）

操作目标：保证合同签署合法有效，避免签署纠纷。

操作步骤：

文本核对：合同管理人员核对最终审批版本与签署文本是否一致，保证无修改、涂改（如有修改，需由双方在修改处盖章/签字确认）。

用印申请：填写《合同用印申请表》，附经审批的《合同审批表》及合同文本，提交企业行政部门。

签署规范：

企业法定代表人签署的合同，需提供法定代表人证件号码明；

授权代表签署的合同，需提供经公证的授权委托书，并在授权范围内签署；

合同需骑缝加盖企业公章（或合同专用章），多页合同需加盖“骑缝章”确认完整性；

一式多份的合同，双方各执X份（如正本2份、副本X份），明确份数及持有方。

文本交付：签署完成后，合同管理人员将企业留存份移交档案管理部门，业务部门负责向合作方交付合同文本并签收。

（五）合同履行（跟踪与变更管理）

操作目标：保证合同按约定履行，及时处理履行中的问题。

操作步骤：

履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，建立《合同履行跟踪表》（见模板4），定期记录履行进度（如供货时间、验收情况、付款节点等），对逾期或异常情况（如质量不符、延迟交货）及时反馈法务部门及分管领导。

履行验收：合同约定需验收的（如采购合同、服务合同），业务部门组织相关部门（如质检部、使用部门）按照验收