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团队协同工作平台及使用指南

一、哪些工作适合使用本平台

本平台专为提升团队协作效率而设计，特别适用于以下场景：

1.跨部门项目协同

当项目涉及多个部门（如研发部、市场部、设计部）时，可通过平台统一任务分配、进度跟踪和文件共享，避免信息孤岛。例如新产品上线项目需协调研发、测试、市场团队同步推进，平台可实时同步各环节进展。

2.日常任务管理与进度跟踪

针对团队日常任务（如周报提交、客户需求跟进、活动筹备等），支持创建任务、指定负责人、设置截止时间，并通过状态标记（待处理/进行中/已完成）实时跟进，避免任务遗漏。

3.文件协作与版本控制

团队成员可共同编辑文档（如项目方案、会议纪要），支持多人实时批注、修订，并自动保存历史版本，避免版本混乱。例如营销方案初稿完成后，市场部同事可在平台直接修改，同步更新给设计部参考。

4.会议安排与记录同步

支持在线创建会议、邀请参会人、同步会议议程，会议结束后可自动纪要并关联相关任务，保证会议决议落地。例如周例会纪要需明确“完成需求文档优化”任务，可直接在平台关联给对应负责人。

二、从注册到高效协作的操作步骤

1.账号注册与登录

注册：打开平台首页，“注册”，输入企业统一分配的工号、姓名（如*明）、初始密码（初始密码为工号后6位，首次登录需修改），完成身份验证后即可使用。

登录：输入工号和密码，或通过企业/钉钉扫码登录，支持“记住密码”功能（建议仅在私人设备使用）。

2.创建团队与加入项目

创建团队：登录后“团队管理”→“创建团队”，输入团队名称（如“产品研发团队”）、团队简介，添加初始成员（输入工号或姓名，如华、丽），设置团队管理员（默认为创建者）。

加入项目：在“工作台”“加入项目”，输入项目邀请码（由项目负责人提供），或通过“项目列表”申请加入（需项目负责人审批）。

3.任务创建与分配

创建任务：进入对应项目，“新建任务”，填写任务名称（如“完成用户调研报告”）、任务描述（明确调研范围、目标）、优先级（高/中/低）、截止日期，并关联相关文件（如《调研需求文档》）。

分配任务：在“负责人”栏输入成员工号或姓名（如*华），可选择“指派给单人”或“协作团队”（多人共同负责），完成后“发布”。

4.文件协作与版本管理

文件：在“文件中心”“”，支持批量文档、表格、图片等，时可设置文件权限（仅查看/可编辑/可），并关联对应任务或项目。

协同编辑：文件右侧“在线编辑”，多人可同时打开文档进行修改，系统自动保存修订记录（可在“版本历史”中查看修改人、时间及具体内容）。

5.进度跟踪与沟通反馈

更新任务状态：任务负责人需每日更新任务状态（如“进行中”改为“待审核”），并在“备注”栏说明进展（如“已完成数据收集，正在整理分析”）。

实时沟通：任务右侧“讨论”按钮，可相关成员（如*丽确认数据需求），或发起群聊，沟通内容自动同步至任务记录，方便追溯。

6.会议组织与纪要归档

创建会议：在“会议中心”“新建会议”，填写会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员，会议议程（如《Q3规划会议议程》），并发送邀请。

纪要：会议结束后，“创建纪要”，输入会议要点、决议事项、待办任务（关联具体负责人和截止时间），确认后自动归档至“项目文档”，所有成员可查看。

三、可直接套用的协作模板

模板1：项目任务跟踪表

任务ID

任务名称

负责人

截止日期

优先级

状态

进度（%）

备注

P001

需求文档撰写

*明

2023-10-15

高

进行中

70

待产品经理确认需求细节

P002

UI界面设计

*华

2023-10-18

中

待处理

0

需*明提供需求文档终版

P003

前端功能开发

*伟

2023-10-25

高

待处理

0

依赖UI设计稿交付

模板2：会议纪要模板

会议主题：[项目名称]周例会

会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

参会人员：明、华、丽、伟

缺席人员：[姓名，原因]

会议议程：

上周任务进展回顾

本周工作计划同步

当前问题讨论与解决

会议要点：

上周任务完成情况：明完成需求文档初稿（P001，进度70%），华完成UI草图设计（P002，进度30%）。

本周计划：明于10月15日前提交需求文档终版；华根据终版需求优化UI设计，10月18日前交付。

问题反馈：伟提出“用户权限模块需求不明确”，明承诺10月14日前补充说明。

决议与待办：

待办事项

负责人

截止日期

完成标准

补充用户权限模块需求说明

*明

2023-10-14

提供书面需求文档

优化UI设计并交付

*华

2023-10-18

输出高保真设计稿及标注

下次会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM

模板3：周工作计划表

日期

工作内容

计划完成时间

负责人

关联任务/项目

优先级

完成情况（是/否/进行中