采购需求标准化审核及决策模板.docVIP

采购需求标准化审核及决策模板

一、适用范围与核心目标

本模板适用于各类企业（生产型、服务型、事业单位等）内部采购需求的标准化审核与决策管理，涵盖物料采购、服务外包、工程采购等场景。核心目标是规范采购需求提报流程，保证需求合理性、合规性及经济性，通过多维度审核降低采购风险，提升采购效率与资金使用效益。

二、标准化审核及决策流程详解

（一）需求发起与信息提报

需求部门发起

采购需求部门根据业务计划或实际需求，填写《采购需求标准化审核及决策表》（见第三部分模板），明确以下核心信息：

采购物品/服务名称、规格型号、技术参数（需符合行业标准或业务需求）；

需求数量、预估单价、总价（需附成本测算依据，如市场调研数据、历史采购价格等）；

采购用途、紧急程度（标注“常规/紧急”，紧急需求需说明原因及交付时限）；

供应商偏好（如指定品牌、类型，需提供合理理由）。

附件准备

需求部门需同步提交以下支撑材料（根据采购类型选择性提供）：

技术参数说明（如工程类需提供设计图纸、技术规范）；

市场询价单（至少3家供应商报价，紧急需求可提供1-2家并说明原因）；

预算审批单（需通过财务部门预算审核）；

其他证明材料（如项目立项文件、客户需求函等）。

内部初审

需求部门负责人（*）对需求信息的完整性、真实性及必要性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

（二）采购部门合规性审核

采购部门在收到需求后2个工作日内完成以下审核：

需求完整性核验：检查《采购需求表》及附件是否齐全，关键信息（名称、规格、数量、预算等）是否填写完整。

合规性审查：

采购类型是否符合企业采购制度（如是否达到公开招标限额）；

是否存在违反廉洁纪律或供应商管理规定的条款（如指定单一供应商无合理理由）；

采购流程是否适用（如紧急需求是否走应急审批流程）。

预算匹配度审核：核对采购预算是否在部门年度预算额度内，超预算需求是否已履行预算调整审批。

审核结果分为“通过”“需补充材料”“不通过”三种，需在表中明确标注意见并反馈至需求部门。

（三）专业部门技术/业务审核

根据采购类型，由相关专业部门进行技术或业务可行性审核：

技术类采购（如设备、原材料）：技术部门（*）审核技术参数的合理性、先进性及与企业现有设备的兼容性，出具“技术可行性意见”。

服务类采购（如咨询、运维）：业务使用部门（*）审核服务内容、范围、交付标准是否符合业务需求，出具“业务匹配性意见”。

工程类采购：工程管理部门（）结合项目规划、施工标准审核需求的技术合规性，造价部门（）审核工程量清单及预估价格的合理性。

审核需在3个工作日内完成，意见需明确“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改建议。

（四）财务部门成本与资金审核

财务部门在收到审核材料后2个工作日内完成：

成本合理性审核：对比历史采购价格、市场价格数据，评估预估单价、总价的合理性，是否存在虚高或低估情况。

资金来源确认：核实采购资金是否来自预算内资金、专项基金或其他合规渠道，保证资金落实到位。

支付方式审核：根据采购类型及合同约定，审核支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合财务制度。

审核结果需标注“成本合理”“成本偏高（建议核减元）”“资金未落实”等意见，并反馈至采购部门。

（五）决策层审批

根据采购金额及重要性分级审批：

小额采购（如≤5万元，具体金额根据企业规模设定）：由采购部门负责人（*）审批，确认审核流程完成后生效。

中等金额采购（5万-50万元）：由分管副总（*）审批，需综合各部门审核意见，重点关注成本与必要性。

大额采购（≥50万元）：提交总经理办公会或采购决策委员会（*）集体审议，需附完整的审核材料及各部门意见，会议记录作为审批依据。

审批结果需在审批表中明确“批准”“有条件批准（需满足条件）”“不批准”，并反馈至需求部门及采购部门。

（六）结果反馈与归档

结果反馈：采购部门根据审批结果，在1个工作日内通知需求部门：

审批通过：启动后续采购流程（如招标、询价）；

有条件批准：需求部门按要求修改后重新提报；

不通过：说明原因，需求部门可根据意见调整需求或申请复议。

文档归档：采购部门负责将《采购需求表》、审核意见、支撑材料、审批记录等整理归档，保存期限不少于3年（重要项目需长期保存）。

三、采购需求标准化审核及决策表（模板）

采购需求基本信息

需求编号

（由采购部门按规则自动，如CG-YYYY-X）

提报日期

需求部门

（如：生产部、行政部）

需求部门负责人

采购类型

□物料采购□服务外包□工程采购□其他______

紧急程度

采购物品/服务详情

名称

（需填写全称，避免简称）

规格型号/技术参数

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

（=数量×预估单价，大写：______）

预算科目

需求背景与用途

（简要说明采购原因及具体用途，如：项目