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合同管理标准化审核与签订流程工具指南

一、适用范围与应用场景

本流程适用于企业内部各类业务合同的规范管理，包括但不限于采购合同、服务合同、销售合同、合作协议、保密协议等。当业务部门需与合作方建立权利义务关系、明确合作条款时，均需通过标准化流程完成合同的审核与签订，以保证合同内容的合法性、合规性，降低履约风险，保障企业权益。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与合同立项

责任主体：业务部门经办人、部门负责人

操作说明：

业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同类型、合作内容、预计金额、履行期限等核心要素；

部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至法务部门（或合同管理部门）备案。

输出成果：《合同需求申请表》（经部门负责人签字版）

（二）合同起草与内容确认

责任主体：业务部门经办人、法务专员（或指定起草人）

操作说明：

业务部门根据合作需求，提供合作方背景资料、技术要求、服务标准等附件，配合法务专员完成合同初稿；

合同内容需包含以下核心要素：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）、合作标的/内容、权利义务条款、价格及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等；

业务部门与法务专员共同对合同初稿进行内容核对，保证合作条款与需求一致，无遗漏关键信息。

输出成果：《合同（草案）》（含附件清单）

（三）内部审核与风险排查

责任主体：业务部门、法务部门、财务部门、分管领导

操作说明：

业务审核：业务部门负责人重点审核合作内容的可行性、技术参数的准确性、履约能力的匹配性；

财务审核：财务部门重点审核合同金额的合理性、付款方式与财务制度的兼容性、税务条款的合规性（如发票类型、税率等）；

法务审核：法务部门重点审核合同主体的合法性（如合作方是否为存续企业、有无经营异常）、条款的完备性（如是否规避法律风险）、违约责任的明确性、争议解决方式的合法性（如约定管辖法院是否明确）；

领导审批：根据合同金额及重要性，由分管领导或总经理对审核通过后的合同草案进行最终审批。

输出成果：《合同审核意见表》（各审核环节签字确认版）

（四）合作方确认与条款协商

责任主体：业务部门经办人、法务专员

操作说明：

业务部门将内部审核通过的合同草案正式提交合作方，通过邮件、书面函件等方式进行确认；

若合作方提出修改意见，业务部门需与法务专员共同协商，对非原则性条款（如履行时间、付款节点等）进行调整，原则性条款（如法律管辖、违约责任等）不得随意变更；

双方就最终条款达成一致后，由合作方在合同文本上签字盖章（或提供书面确认函）。

输出成果：合作方确认的《合同（终稿）》（或书面确认函）

（五）合同签订与用印管理

责任主体：行政部（或印章管理部门）、法务专员、业务部门

操作说明：

业务部门填写《合同用印申请表》，附经双方确认的合同终稿及审核意见表，提交至行政部；

行政部核对合同内容与用印申请的一致性，确认审批流程完备后，按照企业印章管理规定加盖合同专用章或公章（严禁空白合同用印）；

签订完成的合同文本，正本至少一式两份（双方各执一份），副本根据企业内部管理需要留存。

输出成果：《合同用印申请表》（经行政部签字版）、签订完成的合同正本及副本

（六）合同归档与履约跟踪

责任主体：业务部门、档案管理部门

操作说明：

业务部门在签订完成后3个工作日内，将合同正本、附件、审核意见表、用印申请表等资料整理齐全，提交至档案管理部门归档；

档案管理部门按照合同编号（规则：年份-部门代码-序号，如2024-CG-001）建立合同台账，记录合同基本信息、签订日期、履行期限、归档位置等；

业务部门负责跟踪合同履行情况，定期更新履约进度，发觉异常（如对方违约、履约延迟等）及时上报并启动应对措施。

输出成果：《合同台账》（档案管理部门维护）、履约跟踪记录（业务部门留存）

三、常用工具模板清单

模板一：合同需求申请表

申请部门

申请日期

合同编号（预填）

合作方名称

统一社会信用代码

合作方联系人

联系方式

合作方地址

合同类型

□采购□销售□服务□合作□其他

预计金额（万元）

合作内容简述

（需明确标的、数量、质量标准等核心要素）

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

部门负责人意见

签字：______日期：______

法务部门意见

签字：______日期：______

模板二：合同审核意见表

合同名称

合同编号

审核环节

审核部门

审核人

审核日期

审核要点

□主体合法性□条款完备性□金额合理性□风险可控性□其他

审核意见

（具体说明需修改或确认的内容，如“第5条付款节点需明确具体日期”“违约责任需增加逾期付款的违约金计算方式”）

修改建议

（针对审核意见提出具体修改方案