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企业行政工作流程化标准模板

一、适用工作范围

二、标准化操作流程

（一）办公用品采购管理流程

1.流程目标

保障企业各部门办公用品及时、合规供应，控制采购成本，规范物资领用，避免资源浪费。

2.操作步骤

步骤1：需求提报

各部门指定专人（如“部门助理”）于每月25日前，填写《办公用品月度需求计划表》（见表1），列明物品名称、规格型号、预估数量、用途说明，经部门负责人“部门主管”签字确认后，提交至行政部“行政专员*”。

临时紧急需求（如突发办公耗材短缺），由需求人填写《办公用品紧急采购申请单》，经部门主管口头确认后，同步邮件抄送行政部，优先处理。

步骤2：需求汇总与审批

行政专员收到月度需求计划后，2个工作日内完成分类汇总，核对库存（参考《办公用品库存台账》），编制《办公用品月度采购预算表》，提交行政部负责人“行政经理”审批。

行政经理*重点核查采购必要性、数量合理性及预算合规性，审批通过后形成《办公用品采购清单》。

步骤3：供应商选择与下单

行政专员*根据采购清单，优先从企业合格供应商库中选择供应商（如长期合作的办公用品供应商“商贸公司”），进行比价（至少3家供应商报价，紧急采购可简化为2家）。

确定供应商后，签订采购订单（需注明物品名称、规格、数量、单价、交付时间、质量标准、付款方式等），订单复印件交财务部备案。

步骤4：物资验收与入库

供应商送货至企业后，行政专员联合需求部门代表“需求人”共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查质量（如是否破损、过期等）。

验收合格后，填写《办公用品入库验收单》（需双方签字），更新《办公用品库存台账》；验收不合格的，当场拒收并联系供应商24小时内退换货。

步骤5：发放与登记

行政专员*根据各部门月度需求计划，按周期（每周一/三下午）统一发放办公用品，领用人签字确认《办公用品领用登记表》（需注明领用日期、物品名称、数量、领用人）。

紧急领用需填写《临时领用单》，经行政经理*审批后发放，24小时内补登记领用信息。

（二）会议室使用调度流程

1.流程目标

合理分配企业会议室资源，避免使用冲突，保障会议顺利进行，提升场地使用效率。

2.操作步骤

步骤1：会议室预约

需使用会议室的部门，由“会议组织人*”提前1个工作日通过企业OA系统或行政部线下提交《会议室使用申请表》（见表2），填写会议名称、时间、预计时长、参会人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板等）、负责人联系方式。

特殊会议（如外部客户接待、高层会议）需提前3个工作日预约，并经部门负责人及行政经理*双重审批。

步骤2：资源调度与确认

行政专员*收到申请后，1个工作内核查会议室空闲情况（参考《会议室使用台账》），如遇冲突，与申请人协调调整时间或更换同类型会议室。

调度完成后，通过OA系统或邮件反馈申请人，发送《会议室使用确认单》（含会议室位置、设备清单、注意事项）。

步骤3：会前准备

会议开始前30分钟，行政专员*或物业人员根据《会议室使用确认单》布置场地：调试设备（检查投影仪、麦克风电源及信号）、摆放座椅、准备饮用水（按参会人数）、摆放会议席卡（如有）。

如有特殊需求（如茶歇、横幅），需提前2个工作日与申请人确认细节并落实。

步骤4：会中支持

会议期间，行政专员*需保持手机畅通，如遇设备故障等突发情况，5分钟内到场处理；非紧急情况不进入会议室，避免干扰会议进程。

步骤5：会后整理

会议结束后，组织人*或参会人员需在《会议室使用登记表》签字确认，并清理场地（带走个人物品、关闭设备、垃圾入桶）。

行政专员*每日下班前检查会议室使用情况，保证场地整洁、设备完好，更新《会议室使用台账》。

（三）固定资产登记与维护流程

1.流程目标

规范企业固定资产（如办公设备、家具、电子设备等）的全生命周期管理，明确资产权属，防止资产流失，保证资产状态可查。

2.操作步骤

步骤1：资产入库登记

固定资产购入后，行政专员会同采购人员“采购员”共同验收，核对资产名称、品牌型号、序列号、购买日期、金额、供应商等信息，保证与采购订单一致。

验收合格后，填写《固定资产入库登记表》（见表3），唯一资产编号（规则：资产类别代码+年份+流水号，如“OB-2024-001”），粘贴资产标签（含编号、名称、管理部门）。

步骤2：资产领用与调拨

资产领用时，由领用人填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人审批后，交行政专员*办理领用手续，更新《固定资产台账》（记录领用部门、领用人、领用日期、存放地点）。

部门间资产调拨需填写《固定资产调拨申请表》，经调出/调入部门负责人及行政经理审批后，行政专员更新台账，变更资产归属信息。

步骤3：定期盘点与维护

行政部每季度组织一次固定资产全面盘点，由行政专员联合财务部“会计”、各资产使用部门代表共同参与，核对资产实物与台账是