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项目管理会议记录及决策模板

适用场景与价值

全流程操作指南

一、会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标

根据项目当前阶段（如启动、规划、执行、监控、收尾）确定核心议题，例如“明确项目里程碑节点”“解决测试阶段发觉的重大缺陷”“评估需求变更影响”等。

避免目标模糊（如“讨论项目进展”），应聚焦具体问题（如“确定Q3功能开发延期原因及调整方案”）。

确定参会人员与分工

必邀人员：项目经理（张三）、核心模块负责人（李四、王五）、相关业务方代表（赵六）、记录人（孙七）。

可选人员：根据议题需要邀请（如技术专家、质量保障人员）。

提前告知参会人角色：主持人（引导议程）、记录人（实时记录讨论要点与决策）、发言人（准备议题相关材料）。

准备会议材料

收集与议题相关的背景资料，如项目计划、进度报告、风险清单、变更申请单等，提前1-2天发送给参会人，保证其熟悉内容。

示例：若会议讨论“需求变更”，需提供变更申请单、原需求文档、影响分析报告。

发送会议通知

通知内容需包含：会议名称、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需提供/会议号）、核心议题、参会人员、会前准备材料。

二、会中记录：聚焦核心内容，保证信息完整

会议签到与议程确认

记录人提前5分钟到场，组织签到（记录参会人、迟到/早退人员及原因）。

主持人简要说明会议目标，确认议程（可调整顺序，但需避免偏离核心议题），明确每项议题的讨论时限。

按议程逐项记录讨论内容

对每个议题，记录需包含：讨论要点（关键观点分歧、共识）、数据支撑（如当前进度偏差率、风险发生概率）、待解决问题（未达成一致的议题，需明确后续处理方式）。

示例：

议题：“测试阶段发觉3个重大缺陷，是否延期发布？”

讨论要点：李四（开发负责人）认为修复需5天，赵六（业务方）坚持按期上线，王五（测试负责人）建议优先修复影响核心功能的2个缺陷。

共识：延期3天发布，优先修复2个核心缺陷，第3个缺陷纳入后续迭代。

形成决策事项

对已达成一致的议题，明确决策编号（按“日期-议题类型”格式，REQ-001）、决策内容（具体结论）、决策依据（如“基于项目风险评分标准，风险等级为高，需立即处理”）、责任人（负责执行决策的人员）、完成时限（明确日期或里程碑节点）。

明确待办事项

未解决的问题或需跟进的任务，记录为待办事项，包含：任务描述（具体行动内容）、负责人（不可为“团队”，需指定具体人）、协助人（如有）、完成时间（精确到日）、优先级（高/中/低，按紧急/重要性划分）、备注（相关说明或依赖条件）。

会议总结与下次安排

主持人总结本次会议成果（决策事项、待办事项），确认下次会议时间（若周期性会议）或后续行动计划。

三、会后跟进：保证决策落地，闭环管理

整理与分发会议记录

会议结束后24小时内，记录人整理会议记录，内容包括：基本信息、议程、讨论要点、决策事项、待办事项、下次会议安排。

经项目经理（张三）审核无误后，发送给所有参会人及相关干系人（如项目发起人、客户方代表），抄送存档。

跟踪待办事项进度

项目经理每周通过项目管理工具（如Jira、钉钉项目）更新待办事项进度，对逾期任务及时预警，与负责人沟通原因并协调资源。

示例：待办事项“修复缺陷#003”负责人李四，原定完成时间10月20日，10月19日进度更新为“已完成80%”，需记录原因（技术难点未解决）及新预计完成时间（10月21日）。

归档与复盘

会议记录（含原始记录、最终版、待办跟踪表）按项目名称+日期分类归档，保存期限至项目结束后1年。

对周期性会议（如周例会），每月可进行一次复盘，分析会议效率（如议题是否聚焦、决策是否及时），持续优化会议流程。

会议记录及决策模板

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

【项目名称】【会议类型】（示例：XX电商平台项目V1.2版本启动会）

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM（北京时间）

会议地点

线上会议（腾讯会议号：XXX）/线下会议室（XX大厦3楼）

主持人

张三（项目经理）

记录人

孙七（项目助理）

参会人员

张三、李四（开发负责人）、王五（测试负责人）、赵六（业务方代表）

缺席人员及原因

周八（资源协调人，临时出差）

会议目标

1.明确V1.2版本项目范围与里程碑2.分解核心任务并分配责任人3.识别项目初始风险

二、会议议程与讨论记录

序号

议题

讨论要点

关键信息/数据

1

V1.2版本项目范围确认

赵六：需新增“商品推荐算法”功能，原定“用户画像模块”可延后。李四：算法开发需15天，当前排期紧张。

原计划周期60天，新增功能后需调整为75天

2

里程碑节点分解

张三：建议分为“需求确认（10.15）、开发完成（11.10）、测试上线（11.25）”三个里程碑。王五：测试阶段需预留5天缓冲