公司文件存档管理制度与操作手册.docxVIP

公司文件存档管理制度与操作手册

第一章总则

1.1制度目的

为规范公司各类文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用工作，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范风险，特制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司总部及各部门、分支机构在经营管理活动中形成的具有保存价值的各类文件资料，包括但不限于公文、合同、协议、会议纪要、财务凭证、技术资料、人事档案、项目文件等。

1.3基本原则

完整原则：保证文件内容齐全、手续完备，无遗漏缺失。

准确原则：文件内容真实可靠，归档信息与原始文件一致。

系统原则：文件分类清晰，排列有序，便于检索和利用。

安全原则：采取有效措施，防止文件损毁、丢失、泄密。

高效原则：简化流程，明确责任，提高文件管理效率。

第二章文件分类与归档范围

2.1文件分类标准

根据文件的性质、来源和作用，将公司文件分为以下类别：

行政管理类：包括公司章程、规章制度、请示报告、通知函件、会议纪要、工作计划与总结等。

经营管理类：包括业务合同、协议、招投标文件、客户资料、市场调研报告、营销方案等。

财务管理类：包括财务凭证、账簿、报表、预算文件、审计报告、税务资料等。

人力资源管理类：包括招聘录用、劳动合同、薪酬福利、绩效考核、培训记录、员工档案等。

技术研发类：包括项目立项书、研发报告、技术图纸、专利文件、工艺标准、测试数据等。

其他类：未纳入上述类别但具有保存价值的文件，如资质证书、荣誉奖牌、重要往来函电等。

2.2归档范围界定

必须归档的文件：反映公司主要职能活动、基本历史面貌、具有查考利用价值的文件；处理重大事项、重要业务形成的文件；作为法律凭证的合同、协议等。

不归档的文件：重份文件、无查考价值的临时性通知、一般性草稿、未经正式审批的文件、与公司业务无关的私人文件等。

第三章职责分工

3.1行政部（档案管理部门）

负责制定和完善公司文件存档管理制度，监督各部门执行情况。

负责对公司各类文件进行统一接收、分类、整理、编号、保管、鉴定和销毁工作。

负责档案库房的日常管理，保证档案安全，提供档案查阅服务。

组织档案管理培训，提升各部门档案管理人员的业务能力。

3.2各业务部门

指定专人（兼职档案管理员）负责本部门文件的形成、收集、初步整理和移交工作。

保证本部门归档文件的真实性、完整性和规范性，按时向行政部移交。

配合行政部进行档案鉴定、销毁和利用工作。

3.3相关责任人

部门负责人：对本部门文件归档工作负领导责任，审核归档文件的质量。

文件形成人：对所形成文件的内容和格式负责，保证文件符合归档要求。

第四章文件归档操作流程

4.1文件形成与收集

步骤1：文件起草与审核

文件形成人根据工作需要起草文件，保证内容准确、逻辑清晰、格式规范（如公文需标注文号、标题、主送机关、发文机关、成文日期等）。

部门负责人对文件内容进行审核，重点审核合规性、必要性和准确性，审核无误后签字批准。

步骤2：文件正式印发与分发

经批准的文件由行政部（或指定部门）统一印制、编号（如需）并分发至相关部门。

涉密文件需按照公司保密管理规定进行标注和传递。

步骤3：部门文件收集

各部门兼职档案管理员在文件办理完毕后（如合同签订完毕、会议结束、项目阶段性工作完成后），及时收集本部门形成的各类文件，包括正本、附件、审批稿等。

对收集的文件进行初步清点，保证无遗漏，对破损或字迹模糊的文件及时修复或复制。

4.2文件整理与鉴定

步骤1：文件分类与排序

按照本制度第二章的分类标准，将收集的文件放入对应的类别（如行政管理类、经营管理类等）。

同一类文件按形成时间顺序或重要程度排序，如年度文件按季度或月份排序，项目文件按项目进展阶段排序。

步骤2：文件编页与装订

对纸质文件以“件”为单位进行编页（有文字的页面均需编号，正面标为“1-1”，反面标为“1-2”），使用铅笔在右上角标注页码。

采用线装或胶装方式装订，保证文件牢固、平整，避免使用金属装订材料（如钉书钉）以防锈蚀。

步骤3：填写文件归档目录

按照《文件归档清单》（详见第五章）的格式，逐项填写文件信息，包括文件编号、题名、形成部门、形成日期、页数、保管期限、备注等。

文件题名应简明扼要，能准确概括文件内容，无题名文件需由形成部门拟定规范题名。

步骤4：鉴定保管期限

根据《文件保管期限表》（详见第五章），结合文件价值确定每份文件的保管期限（永久、长期、短期）。

对保管期限不明确的文件，由行政部会同业务部门共同鉴定，必要时提交公司领导审批。

4.3文件归档与移交

步骤1：部门自查与整改

兼职档案管理员在移交前对本部门整理的文件进行自查，检查分类是否准确、排序是否合理、归档目录是否完整、装订是否规范等。

对自查中发觉的问题及时整改，保证归档文件符合质量要求。

步骤2：向