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采购申请审批流程表单（物资成本控制版）

一、适用范围与核心目标

本流程适用于企业、事业单位及各类组织内部需进行成本管控的物资采购场景，旨在通过规范审批环节、强化成本评估，实现物资采购的合理性、经济性与合规性，避免超预算采购、重复采购及资源浪费，保证成本控制目标与业务需求有效平衡。

二、操作流程详解

（一）采购申请发起

操作内容：申请人根据部门业务需求，填写《采购申请审批表（物资成本控制版）》，详细说明物资名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及预算科目等信息。

责任主体：采购申请人（通常为部门业务人员或需求部门负责人）。

关键动作：

确认采购物资的必要性，避免非必需或可替代物资的申请；

预估单价需提供市场询价依据（如历史采购价格、供应商报价单等），保证价格合理；

预算科目需与财务部门确认，保证符合年度预算安排。

（二）部门必要性审核

操作内容：申请部门负责人对采购需求的必要性、数量合理性及与部门业务计划的匹配性进行审核。

责任主体：申请部门负责人（如部门经理、主管）。

关键动作：

核查物资是否为部门履职或项目开展所必需，是否存在闲置物资可调配；

审核数量是否与实际需求匹配，避免过量采购导致积压；

审核通过后，在“部门审核意见”栏签字确认并注明日期。

（三）成本专项评估

操作内容：成本控制部门（或财务部）对采购申请的成本合理性进行专项评估，重点审核预估单价、总价及成本控制指标。

责任主体：成本控制专员/财务部负责人。

关键动作：

对比历史采购价格、市场公允价格（如参考电商平台、行业报价平台数据），判断预估单价是否偏离合理区间；

核查采购物资是否可通过批量采购、选择高性价比型号等方式降低成本；

对于超预算或单价异常的申请，要求申请人补充成本优化方案，或直接提出调整建议；

评估后填写“成本评估意见”，明确“同意”“调整后同意”或“不同意”及理由。

（四）财务预算审核

操作内容：财务部对采购申请的预算科目、预算余额及资金支付计划进行审核。

责任主体：财务部负责人/预算专员。

关键动作：

核查预算科目是否正确，是否在年度预算额度内；

确认对应预算科目是否有足够余额，避免超预算申请；

对于跨部门或跨项目的采购，确认预算分摊比例是否合理；

审核通过后，在“财务审核意见”栏签字确认。

（五）分级审批决策

操作内容：根据采购金额或物资重要性，由不同层级领导进行最终审批。

责任主体：分管领导/总经理/决策委员会（根据企业权限划分确定）。

关键动作：

小额采购（如金额≤5000元）：由部门负责人及分管领导审批即可；

中额采购（如5000元＜金额≤50000元）：需分管领导及总经理审批；

大额采购（如金额＞50000元）：需提交决策委员会集体审议，或由总经理+董事长审批；

审批人重点关注采购的必要性、成本控制效果及对企业整体运营的影响，在“分级审批意见”栏明确审批结果。

（六）采购执行与反馈

操作内容：审批通过后，采购部门根据申请信息实施采购，完成后将采购结果反馈至成本控制部门及财务部。

责任主体：采购部门/采购专员。

关键动作：

严格按照审批的物资名称、规格、数量及控制单价进行采购，不得擅自变更；

采购完成后，将实际采购价格、供应商信息、合同（或订单）复印件等反馈至成本控制部门，对比预估价格的执行差异；

财务部根据实际采购金额及合同进行付款，保证资金支付与审批结果一致。

（七）结果归档与复盘

操作内容：采购申请表、审批记录、采购合同、价格对比分析报告等资料由行政部或档案部门统一归档，定期开展采购成本复盘。

责任主体：行政部/档案管理员/成本控制部门。

关键动作：

按采购时间或项目分类归档，保证资料可追溯；

每季度或每半年对采购成本数据进行分析，总结高成本物资的优化方向，为后续采购提供参考。

三、模板表格设计

采购申请审批表（物资成本控制版）

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

物资详情

物资名称

规格/型号

预算科目

用途说明

（请详细说明采购物资的具体用途、使用场景及预期效益）

供应商信息（可选）

拟选供应商名称

审批流程

部门审核意见

负责人签字：日期：年月日

（审核内容：需求必要性、数量合理性、与业务计划匹配度）

成本评估意见

评估人签字：日期：年月日

（评估内容：价格合理性、成本优化建议、偏离市场价说明）

财务审核意见

负责人签字：日期：年月日

（审核内容：预算科目、预算余额、资金计划）

分级审批意见

审批人（分管领导/总经理）：日期：年月日

审批人（更高层级）：日期：年月日

执行结果反馈

实际采购总价（元）：实际供应商：完成日期：年月日

采购人签字：成本控制部确认：

备注

（如紧急采购、特殊说明等）

四、关键注意事项

预算控制优先：所有采购申请必须基于已批准的