行政工作标准化的操作流程手册.docVIP

行政会议标准化管理操作流程手册

一、适用工作情境

本流程适用于公司各类行政会议的标准化管理，包括但不限于：部门例会、项目推进会、跨部门协调会、月度/季度工作总结会、专题研讨会等。通过规范会议全流程操作，保证会议目的明确、组织有序、高效决策，同时实现会议资料的规范存档，提升行政工作协同效率。

二、标准化操作步骤

（一）会前筹备阶段

明确会议需求

由会议发起部门（或发起人*）填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、预计时长、参会范围（部门/人员）、所需资源（如投影仪、白板、会议记录设备）等核心信息。

行政部门收到申请后，1个工作日内审核会议必要性及资源可行性，避免无效会议或资源冲突。

拟定会议议程

会议发起人根据会议目的，梳理会议核心议题、讨论顺序及各环节预计时长，形成《会议议程表》。

议程需提前至少2个工作日发送至行政部门及主要参会人，预留反馈调整时间，保证议题聚焦、目标清晰。

发布会议通知

行政部门根据审核通过的《会议申请表》及《会议议程表》，通过公司内部通讯工具（如企业/钉钉）或邮件发布正式通知，通知内容需包含：

会议主题、时间（精确到上/下午:-:）、地点（会议室名称/线上会议）；

参会人员名单及职务；

会议议程及需提前准备的资料（如项目PPT、数据报表等）；

特殊要求（如着装、携带物品等）。

重要会议（如跨部门协调会、高层决策会）需在通知中标注“需提前确认参会”，并在通知发出后1小时内逐一核对参会人反馈。

准备会议物资与场地

行政部门根据会议需求，提前1个工作日布置场地：

线下会议：调试投影、音响、麦克风等设备，保证正常使用；摆放席卡（标注参会人姓名及职务）、饮用水、会议资料（打印版《议程表》《背景材料》等）；检查会议室环境（温度、通风、整洁度）。

线上会议：提前测试会议软件功能，稳定会议及密码，随通知发送至参会人；准备线上签到表、共享文档等辅助工具。

会议物资需分类存放，避免遗漏；特殊物资（如翻译设备、演示道具）需与发起人再次确认细节。

（二）会中执行阶段

签到与入场引导

会议开始前15分钟，行政部门安排人员在会议室入口负责签到：

线下会议：使用《会议签到表》（含序号、部门、姓名、职务、签字栏）签到，引导参会人就座；

线上会议：通过线上会议软件“签到功能”或共享文档收集参会信息，提醒参会人开启摄像头（需出镜会议）及麦克风静音。

对迟到或请假人员，及时记录并同步会议主持人。

会议开场与议程确认

主持人按预定时间宣布会议开始，简要说明会议目的及议程，确认各环节时长；

如有临时议题调整，需经参会人员多数同意后纳入议程，避免偏离会议核心目标。

会议记录与纪律管理

指定专人（通常为行政部门人员或会议发起人助理）担任会议记录，记录内容需包含：

各议题讨论要点（关键观点、分歧意见）；

形成的决议事项（明确结论、依据）；

待办事项（具体任务、负责人、完成时限）。

会议期间，提醒参会人员将手机调至静音或震动，避免随意走动、交头接耳；禁止与会议无关的设备操作（如浏览无关网页、玩游戏）。

时间控制与进程推进

主持人需严格按照议程时间控制各环节，对超时讨论及时提醒或引导至“会后专项沟通”；

对暂时无法达成一致意见的议题，明确“下次会议继续讨论”或“指定专人整理方案后再议”，避免久议不决。

（三）会后跟进阶段

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，会议记录人根据会议记录整理《会议纪要》，内容需客观、简洁，包含：

会议基本信息（主题、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、请假人员）；

各议题讨论摘要（按议程顺序提炼核心观点）；

决议事项（明确结论及执行依据）；

待办事项清单（任务描述、负责人、完成时限、所需支持）。

《会议纪要》整理完成后，先提交会议主持人审核，确认无误后（1个工作日内反馈），发送至所有参会人及相关部门。

跟踪待办事项落实

行政部门负责建立《会议待办事项跟踪表》，明确各任务的负责人、完成时限、当前进度；

在待办事项截止日前2个工作日，通过内部通讯工具提醒负责人；截止日后3个工作日内，收集完成情况，同步至会议发起人及相关部门。

会议资料归档

会议结束后5个工作日内，行政部门将以下资料整理归档（电子档存入指定共享文件夹，纸质档分类存入文件柜）：

《会议申请表》《会议议程表》《会议签到表》；

会议演示材料（PPT、PDF等）、背景资料；

《会议纪要》《会议待办事项跟踪表》及落实情况反馈。

归档资料需标注“会议名称-日期-密级”（如“2024年Q3销售部例会内部”），便于后续查阅。

三、配套模板表格

模板1：会议申请表

申请部门

申请日期

会议主题

会议发起人

职务

联系方式

会议目的

预计时长

时分至时分

参会部门/人员（名单附后）

所需资源

□投影仪□麦克风□白板□其他：________

是否需线上会