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业务流程规范化操作手册

前言

本手册旨在为企业内部各类业务流程提供标准化操作指引，通过明确流程节点、责任分工与操作要求，保证业务活动高效、合规开展，减少操作误差，提升跨部门协作效率。手册内容基于企业实际业务场景设计，可作为员工培训、日常操作及流程优化的参考依据。

一、手册适用场景与范围

本手册适用于企业内部需规范管理的各类业务流程，涵盖但不限于以下场景：

常规业务审批：如采购申请、费用报销、合同签订、项目立项等需多环节协作的流程；

专项任务推进：如客户投诉处理、产品上线筹备、供应商评估等需跨部门协调的专项工作；

新流程试点：针对新增业务或优化后的流程，可参照手册模板进行标准化落地；

员工操作指引：为新员工或转岗员工提供清晰的操作路径，快速熟悉业务规则。

本手册适用于企业各部门及岗位员工，可根据具体业务场景调整流程细节，保证通用性与针对性的平衡。

二、标准化操作步骤详解

以“采购申请流程”为例，分步骤说明操作规范（其他流程可参照此框架调整）：

步骤一：需求提出与初审

操作内容：

申请人根据业务需求，填写《采购申请表》（模板详见第三部分），明确采购物品名称、规格型号、数量、预算金额、用途说明及附件清单（如技术参数、报价单等）；

部门负责人*对采购需求的必要性、合理性进行初审，重点核对预算是否符合部门年度计划，需求描述是否清晰完整，确认后在《采购申请表》“部门审核”栏签字。

责任主体：申请人、部门负责人*

输出成果：《采购申请表》（部门审核版）

步骤二：采购信息收集与比价

操作内容：

采购部门收到《采购申请表》后，根据物品类型启动供应商信息收集：常规物品可从合格供应商库中选取3家以上供应商，特殊物品需通过公开渠道（如行业平台、招标网站）筛选潜在供应商；

向供应商获取书面报价，对比价格、质量、交货期、售后服务等要素，形成《采购比价报告》，明确推荐供应商及理由。

责任主体：采购专员、采购部门负责人*

输出成果：《采购比价报告》

步骤三：多级审批执行

操作内容：

申请人将《采购申请表》《采购比价报告》合并提交至审批部门，按审批权限逐级流转：

预算内小额采购（如≤5000元）：由部门负责人、财务审核岗审批；

预算内大额采购（如5000-50000元）：需增加分管副总*审批；

超预算采购：需提交总经理*审批，并附《超预算说明》；

各审批环节需在1个工作日内完成，对不符合要求的流程，应注明驳回理由并退回申请人修改。

责任主体：申请人、各审批人（部门负责人、财务审核岗、分管副总、总经理）

输出成果：审批通过的《采购申请表》（终版）

步骤四：采购执行与合同签订

操作内容：

审批通过后，采购专员与推荐供应商签订《采购合同》，明确交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款条件及违约责任；

合同签订后，将复印件提交至财务部备案，原件由采购部门归档。

责任主体：采购专员、供应商对接人、法务岗（如需）

输出成果：《采购合同》（备案版）

步骤五：货物验收与付款

操作内容：

供应商按合同约定交货后，申请部门与采购部门共同验收：核对物品名称、规格、数量是否与合同一致，检查质量是否达标，填写《采购验收单》；

验收合格后，采购专员将《采购申请表》《采购比价报告》《采购合同》《采购验收单》提交至财务部，财务审核岗*核对无误后安排付款。

责任主体：申请部门验收人、采购专员、财务审核岗*

输出成果：《采购验收单》、付款凭证

步骤六：流程归档与复盘

操作内容：

采购专员将流程全资料（《采购申请表》《采购比价报告》《采购合同》《采购验收单》、付款凭证等）整理成册，标注采购编号，提交至档案管理部门归档；

每季度末，采购部门组织相关部门召开流程复盘会，分析采购周期、成本控制、供应商满意度等指标，持续优化流程。

责任主体：采购专员、档案管理员、采购部门负责人*

输出成果：采购档案、流程优化报告

三、流程记录与表单模板

表3-1采购申请表

流程编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购物品名称

规格型号

数量

预算金额

用途说明

附件清单

□技术参数□报价单□其他：________

部门审核意见

负责人签字：________日期：________

采购部门意见

负责人签字：________日期：________

审批意见

财务审核岗：________分管副总：________总经理：________

表3-2采购比价报告

流程编号

采购物品名称

规格型号

数量

预算金额

供应商信息

序号

供应商名称

联系人

联系方式

1

2

3

推荐供应商

□供应商1□供应商2□供应商3（理由：________）

编制人

采购专员：________日期：________

审核人

采购部门负责人*：________日期：________

表3-3采购验收单

流程编号

采购物