行业产品说明书编写规范模板.docVIP

行业产品说明书编写规范模板

一、适用范围与行业场景

本规范模板适用于工业设备、消费电子、医疗器械、智能家居等多行业产品的说明书编写，旨在统一产品信息呈现标准，保证用户快速理解产品功能、掌握操作方法，同时降低因信息模糊导致的使用风险。无论是面向企业客户的专业设备，还是面向终端消费者的民用产品，均可基于本模板结合产品特性进行内容调整，实现“准确、清晰、易用”的编写目标。

二、规范编写流程与操作步骤

1.准备阶段：明确需求与资料收集

需求分析：由产品经理牵头，联合研发工程师、用户体验设计师*明确产品核心功能、目标用户画像（如专业技术人员、普通消费者）及使用场景（如工业环境、家庭环境），确定说明书的侧重点（如操作流程、安全须知、维护保养）。

资料整合：收集产品技术文档（硬件参数、软件功能）、测试报告、用户反馈（试用阶段常见问题）、相关法规标准（如GB4943.1-2022电器安全要求、ISO13485医疗器械质量管理体系）及竞品说明书样本，保证内容基础数据准确。

2.结构设计：搭建内容框架

参考“总-分-总”逻辑，结合行业特性设计章节顺序，建议包含以下核心模块（可根据产品增删）：

封面：产品名称、型号、品牌Logo、适用版本、发布日期、编写单位；

目录：章节标题及对应页码；

产品概述：核心功能、应用场景、产品外观图示；

技术参数：关键功能指标、规格尺寸、重量等；

安装与准备：开箱清单、安装步骤、初始设置；

操作指南：功能使用流程（图文结合）、常见场景操作示例；

维护与保养：清洁方法、更换部件周期、故障自查；

安全须知：危险警示（如高压、高温）、操作禁忌、应急处理；

附录：故障代码表、配件清单、联系方式（客服/售后地址）。

3.内容撰写：聚焦用户视角

语言规范：使用简洁、客观的陈述句，避免口语化或模糊表述（如“大概”“可能”）；专业术语需首次出现时加注解释（如“PWM调频：脉冲宽度调制，通过调节脉冲信号占空比控制电机转速”）。

图文配合：操作步骤需配示意图或实物图（如安装步骤标注“箭头指示方向”“接口对应位置”），复杂流程可分解为“步骤1-操作内容+图示”“步骤2-注意事项+图示”；图表需标注编号（如图1、表1）及标题。

数据准确：技术参数、尺寸、重量等数据需与研发工程师*确认，保留1-2位小数（如“工作温度：-10℃~50℃”），避免“约”“左右”等模糊表述。

4.审核与修订：多维度验证

内部审核：由技术负责人审核技术参数准确性，法务专员审核安全条款合规性，语言专员*检查错别字、语法错误；

外部验证：邀请2-3名目标用户（如一线操作工人、普通消费者）按说明书操作，记录理解障碍点（如“步骤3‘按下启动键’未标注键位位置”），针对性修订；

版本控制：修订时记录版本号（如V1.0→V1.1）、修订日期、修订人（如“2024-05-20，修订人：李*”）、修订内容摘要（如“补充图1中电源接口标识”）。

5.发布与归档

最终排版：统一字体（如宋体五号、标题黑体四号）、行距（1.5倍）、页边距（上下2.54cm、左右3.17cm），保证章节页码连续；

发布存档：纸质版需加盖公司公章，电子版按“产品名称+型号+版本号”命名（如“智能温控器XT-2000_V1.0说明书.pdf”），同步归档至公司文档管理系统，留存原始素材（图片、数据表）至少3年。

三、核心章节内容模板框架

1.产品概述表

项目

内容要求

产品名称

全称（如“高精度数字万用表”）+简称（如“数字万用表”）

型号规格

包含关键代码（如“DM3900B”中“B”代表批次），注明版本号（如“软件版本V2.1”）

核心功能

列3-5项核心功能（如“直流电压测量（0-1000V）”“电阻测量（0-200MΩ）”“数据保持”）

适用场景

明确使用环境（如“实验室环境”“工业现场”）及用户对象（如“电工、电子工程师”）

外观示意图

标注主要部件名称（如“显示屏”“功能旋钮”“测试笔接口”），标注比例尺（如“1:2”）

2.技术参数表

参数名称

规格

单位

标准依据/备注

测量精度

±0.5%

-

参考JJG315-2013《直流数字电压表》

显示屏尺寸

60×35

mm

LCD背光，可视角度≥170°

电池类型

7号电池×3

-

电池寿命约40小时（连续使用）

工作温度

-10~+50

℃

无冷凝，湿度≤80%RH

防护等级

IP30

-

防尘，无防水功能

3.安装与准备流程表

步骤

操作内容

图示要求

注意事项

1.开箱检查

1.拆开包装，取出主机、测试笔、电池、说明书；2.核对配件清单（表1），确认无遗漏。

配件实物图+清单截图

如包装破损或配件缺失，联系经销商*更换。

2.安装电池

1.打开电池后盖（图2箭头指示方向）；2.按正负极标识装入3节7号电池；3.