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项目会议纪要撰写规范及记录表

一、适用场景与价值

本规范及记录表适用于各类项目相关会议，包括但不限于项目启动会、周/月度例会、阶段评审会、问题研讨会、变更沟通会等。通过规范的会议纪要撰写，可实现以下价值：

信息沉淀：系统化记录会议核心内容，避免信息遗漏或口头传达偏差；

责任明确：清晰界定决议事项的责任人、完成时限及验收标准，推动问题落地；

追溯依据：为项目决策、进度跟踪、问题复盘提供书面参考，减少后续争议；

协同增效：帮助未参会人员快速知晓会议成果，保证团队目标一致、行动同步。

二、会议纪要撰写全流程操作指南

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议核心信息

提前获取会议通知，确认会议主题、目标、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人、核心议题负责人）及议程。

若议程未明确，主动与主持人沟通，梳理核心议题及预期成果（如“确定项目第二阶段开发方案”“明确Q3资源需求”等）。

准备记录工具与模板

根据会议类型（如常规例会、评审会）选择对应模板（见第三部分），或提前创建空白记录表（电子版/纸质版），预留“议题讨论”“决议事项”“行动计划”等核心模块填写区域。

准备辅助记录工具：如录音设备（需提前征得主持人同意）、速记符号、关键词清单（如“决议”“待办”“风险”等标识）。

熟悉背景资料

查阅项目相关文档（如项目计划、上次会议纪要、问题跟踪表），知晓当前项目进展、待解决问题及本次会议需重点讨论的内容，避免记录时出现背景信息脱节。

（二）会中记录：捕捉关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

优先记录：会议议程中的关键议题、主持人提出的核心观点、各参会人员的实质性发言（尤其是不同意见及争论焦点）、最终达成的共识或决议、明确的行动计划（含负责人、时限）。

简化记录：对重复性表述、与议题无关的闲聊、非必要细节（如具体数据推导过程）可简略记录或，重点突出“谁、什么事、为什么、怎么做、何时完成”。

使用“结构化”记录方法

按“议题-讨论-决议-行动”的逻辑分层记录，每个议题单独成段，标注发言人（如“（产品负责人）提出：需优先解决用户反馈的登录卡顿问题”），决议项需明确结论（如“决议：采纳方案A，暂缓方案B”），行动项需包含“任务描述-负责人-完成时限-交付物”（如“任务：完成登录模块优化；负责人：（开发组长）；时限：8月15日；交付物：优化后版本及测试报告”）。

保证信息客观准确

不记录主观判断（如“（设计师）的方案不切实际”），仅记录客观观点（如“（设计师）认为当前方案开发周期过长，建议简化交互流程”）；

对存疑信息（如数据、时间节点）当场核实，如“*（项目经理）提到的‘上周用户留存下降10%’，请问数据来源是？”；

参会人员较多时，可使用“参会人员签到表”同步记录人员信息，避免遗漏。

（三）会后整理：形成规范纪要

信息核对与补充

会后1个工作日内整理记录初稿，对照录音（如有）补充遗漏的关键信息，重点检查决议事项、行动项的准确性（如负责人姓名、时限是否与会议一致）；

对模糊表述进行明确化处理（如“尽快完成”修改为“8月10日前完成”），对未明确的行动项（如“需进一步调研”）标注“待补充”，并主动与相关人员沟通确认。

按模板规范排版

使用统一模板（见第三部分），按“基本信息-会议议程-议题讨论记录-决议事项-后续行动计划-附件-签字栏”顺序排版，保证结构清晰、层级分明；

标题统一格式（如“项目第X周例会会议纪要”），字体、字号、行距保持一致（如标题黑体三号，宋体小四，1.5倍行距），重点内容（如负责人、时限）可加粗或使用不同颜色标注。

审核与分发

初稿完成后提交主持人审核（重点确认决议准确性、行动项完整性），根据审核意见修改后形成正式纪要；

正式纪要在会后2个工作日内分发至所有参会人员及项目相关方（如项目组、管理层、客户方等），可通过邮件、项目管理工具（如钉钉、飞书、企业）发送，并附“签收确认”要求；

纪要需同步存档至项目共享文件夹，按“会议类型-日期-主题”命名（如“项目例会第X周例会纪要”），方便后续查阅。

三、项目会议纪要记录表模板

项目会议纪要记录表

基本信息

会议名称

会议编号

会议时间

年月日时分-时分

会议地点

主持人

*（项目经理）

记录人

参会人员

（产品负责人）、（开发组长）、（测试工程师）、（客户代表）等（共X人）

缺席人员及原因

（如：*（运维工程师）因项目支援缺席，已提前同步会议材料）

会议议程

1.议题一：问题解决方案讨论2.议题二：Q3项目资源需求评审3.议题三：上次会议行动项进展通报

议题讨论记录

议题一：问题解决方案讨论-背景：当前模块在高峰时段响应缓慢，用户投诉率上升15%（数据来源：用户反馈系统）。-（产品负责人）发言：需在8月底前解决，优先保障核心功能稳