销售合同审核标准化流程及问题解答.docVIP

销售合同审核标准化流程及问题解答工具模板

一、适用场景与核心价值

本工具模板适用于企业销售、法务、财务等多部门协作场景，覆盖从合同起草到最终归档的全流程管理。当销售团队与客户达成合作意向、需签订正式合同时可通过此模板保证审核过程标准化、风险可控，同时提升跨部门沟通效率，避免因条款疏漏导致的法律纠纷或经济损失。核心价值在于：统一审核标准、明确责任分工、降低合同风险、保障企业合法权益。

二、标准化审核操作流程详解

（一）合同接收与初步登记

责任主体：销售助理/行政专员

操作要点：

收到客户提交的合同草案（或销售团队起草的合同）后，首先检查合同文本完整性，包括封面、附件、签字页等是否齐全，有无缺页、模糊不清等情况。

创建唯一合同编号（规则：年份+月份+部门缩写+流水号，如202405-SALES-001），并在《合同基本信息登记表》（见模板1）中记录合同名称、甲方（客户）、乙方（本方）、签订日期、预计签订日期、合同类型（如产品销售、服务合同等）、销售负责人*等信息。

将登记后的合同扫描存档（电子版），并将纸质版/电子版同步流转至销售部门负责人进行初步审核。

（二）销售部门内部审核

责任主体：销售部门负责人/销售经理*

审核时限：1个工作日内

审核要点：

商业条款核对：检查合同中的产品/服务描述、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式（如预付款比例、尾款支付节点）等是否与双方洽谈结果一致，有无遗漏或歧义。

客户信息核实：确认甲方（客户）名称、统一社会信用代码、地址、联系人等基本信息是否准确，与营业执照或授权委托书一致。

可行性评估：评估合同内容是否符合公司销售政策，如价格是否在授权范围内、交付能力是否匹配客户需求、特殊条款（如定制化要求）是否可执行等。

审核结果处理：

若审核通过，在《合同审核流转单》（见模板2）中签字确认，流转至法务部门；

若存在需修改的内容，标注具体修改意见并退回销售团队与客户沟通，待客户确认后再重新提交审核。

（三）法务部门专项审核

责任主体：法务专员/法务经理*

审核时限：2个工作日内

审核要点：

主体合法性：核查甲方（客户）及乙方（本方）的签约主体资格是否合法，如客户需提供加盖公章的营业执照复印件（最新年检版本），本方需确认签约人是否已获得公司授权（如授权委托书）。

条款合规性：重点审核合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等相关法律法规，是否存在无效或可撤销条款（如“霸王条款”）。

风险点排查：

违约责任：明确双方违约情形及对应的违约责任，违约金是否合理，避免“违约责任不对等”或“无违约责任约定”；

争议解决：确认争议解决方式（诉讼或仲裁）及管辖地是否符合公司利益，优先选择公司所在地法院或仲裁机构；

知识产权：若涉及产品技术、专利等，需明确知识产权归属及侵权责任；

保密条款：确认保密范围、期限及违约责任是否明确，尤其是对客户敏感信息的保护。

审核结果处理：

若审核通过，在《合同审核流转单》中签字确认，流转至财务部门；

若存在法律风险，出具《合同法律审核意见书》（见模板3），详细列出风险点及修改建议，退回销售部门与客户协商修改，修改后重新提交审核。

（四）财务部门专项审核

责任主体：财务专员/财务经理*

审核时限：1个工作日内

审核要点：

财务数据准确性：核对合同总金额、单价、数量等是否与销售部门提交的数据一致，计算是否无误。

付款条款合理性：审核付款方式（如银行转账、承兑汇票等）、付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付时间）是否符合公司财务制度，是否存在资金回收风险。

税务条款合规性：确认合同中涉及的税种、税率、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开具时间是否符合税法规定，避免税务风险。

成本与利润评估：简要评估合同成本（如产品成本、物流成本、服务成本）与合同金额的匹配度，保证利润空间合理。

审核结果处理：

若审核通过，在《合同审核流转单》中签字确认，流转至公司管理层（如总经理/分管副总）进行最终审批；

若存在财务风险（如付款方式不合理、资金回收周期过长等），出具《合同财务审核意见书》，退回销售部门协商修改。

（五）最终审批与签署

责任主体：公司管理层（总经理/分管副总*）

审批时限：1个工作日内

操作要点：

综合销售、法务、财务部门的审核意见，对合同整体内容进行最终把关，重点评估合同的商业价值、法律风险及财务可行性。

审批通过后，在《合同审核流转单》中签署“同意签署”意见；若需调整重大条款（如合同金额、核心交付条件等），需组织相关部门重新评估。

销售团队根据审批通过的合同文本，与客户最终协商确认无误后，安排签署事宜。签署时需保证双方签字/盖章页清晰，合同份数满足双方存档需求（如一式两份，双方各执一份）。

（六）合同归档与执行跟踪

责任主体：销售助理/档案管理员