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2025年会议策划服务协议

甲乙双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，就乙方为甲方提供2025年会议策划服务事宜，经友好协商，达成如下协议：

第一条会议基本信息

1.1会议名称：[请填写会议名称]

1.2会议主题：[请填写会议主题]

1.3会议时间：2025年[请填写开始年月日]至[请填写结束年月日]，具体时间段为[请填写]。

1.4会议地点：[请填写会议地点]

1.5会议规模：预计参会人数[请填写]人。

1.6会议性质：[请填写会议性质，如年会、研讨会、发布会等]。

第二条服务范围与内容

2.1甲方委托乙方提供以下会议策划服务：

2.1.1前期策划：包括但不限于协助甲方进行会议主题构思、目标设定、预算编制、会议方案撰写及优化、议程流程设计等。

2.1.2场地服务：根据甲方需求及预算，提供会议场地建议，协助甲方进行场地考察、比较及预订，并负责与场地方签订相关合同。

2.1.3设备租赁与搭建：负责会议所需音响设备、灯光设备、视频设备（包括LED屏、投影仪等）、舞台背景板、桌椅、签到台等的租赁、运输、安装、调试、使用管理及维护。

2.1.4物料设计与制作：负责会议手册、邀请函、电子邀请函、签到册、参会证件（胸牌）、会议礼品、背景板、指示牌、横幅、工作证等的文案撰写（如需）、设计、印刷、制作及按会议流程分发。

2.1.5供应商协调与管理：负责推荐、筛选并协助甲方与餐饮、住宿、交通、礼仪模特、主持人、特邀嘉宾/讲师、安保、清洁、签到系统等第三方服务供应商进行沟通、协调与管理，确保服务质量符合甲方要求。

2.1.6现场执行与管理：负责会议期间的现场签到接待、会场秩序维护、流程控制与监督、技术支持与应急处理、物料管理、会议结束后的场地清理与设备回收等。

2.1.7宣传推广（如适用）：根据甲方需求，负责会议前期的预热宣传、媒体邀请函发送、媒体对接、建立并维护会议官方网站或社交媒体平台（如适用）、会中互动平台搭建与维护等。

2.1.8其他服务：[请根据实际情况填写其他需要提供的服务内容]。

2.2乙方应按照甲方的要求和指示提供服务，确保服务质量达到行业一般标准，并满足会议的顺利进行。

第三条服务费用与支付方式

3.1本协议项下的会议策划服务费总额为人民币[请填写金额]元（大写：[请填写大写金额]整）。

3.2该费用包含乙方根据本协议第二条约定的全部服务内容，但不包含[请填写不包含的费用项目，如甲方特邀嘉宾/讲师费用、部分餐饮费用、甲方自行采购的物料费用等]。

3.3费用支付方式如下：

3.3.1合同签订后[请填写天数]日内，甲方向乙方支付合同总服务费的[请填写百分比]%，即人民币[请填写金额]元（大写：[请填写大写金额]整），作为预付款。

3.3.2会议现场开始前[请填写天数]日内，甲方向乙方支付合同总服务费的[请填写百分比]%，即人民币[请填写金额]元（大写：[请填写大写金额]整），作为中期款。

3.3.3会议结束且甲方确认服务合格后[请填写天数]日内，甲方向乙方支付剩余合同总服务费的[请填写百分比]%，即人民币[请填写金额]元（大写：[请填写大写金额]整），作为尾款。

3.4甲方应将服务费支付至乙方以下指定账户：

开户行：[请填写开户行]

账户名称：[请填写账户名称]

账号：[请填写账号]

3.5如因乙方服务导致甲方产生额外合理费用（例如，因乙方原因导致的场地延期费用、额外人员费用等），经甲方书面确认后，甲方有权要求乙方在服务费中扣除或另行支付相应费用。

3.6所有费用均以人民币计价和支付，如乙方需开具增值税发票，相关税金由[请填写承担方，通常是甲方]承担，乙方应在收到甲方支付的服务费后[请填写天数]日内开具等额发票给甲方。

第四条双方权利与义务

4.1乙方的权利与义务：

4.1.1乙方有权要求甲方提供与会议策划相关的必要背景信息、需求细节及决策支持。

4.1.2乙方应按照本协议第二条约定的服务范围和内容，在专业能力和资源范围内，勤勉尽责地为甲方提供会议策划服务。

4.1.3乙方应指派项目负责人负责与甲方的沟通协调，及时汇报工作进展，并根据甲方合理的要求进行必要的调整和配合。

4.1.4乙方应保证其提供的服务符合行业普遍认可的专业标准和质量要求。

4.1.5乙方应对在服务过程中知悉的甲方商业秘密、会议信息等承担保密义务，非经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。

4.1.6乙方应自行承担提供本协议项下服务所需的人员、场地、设备、物料等成本，并承担因提供本协议项