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技术文档编写和归档标准手册

一、适用范围与应用场景

本标准手册适用于企业内部所有技术相关文档的编写、审核、发布及归档管理，覆盖需求分析、系统设计、开发实现、测试验证、运维支持等全生命周期环节。具体应用场景包括：

新项目启动：项目团队需统一文档格式与内容要求，保证文档传递信息的准确性和一致性；

跨团队协作：开发、测试、产品等不同角色通过标准化文档高效对接，减少沟通成本；

知识沉淀：将技术经验、解决方案转化为结构化文档，供后续项目复用或新人培训；

合规审计：满足行业监管或内部审计对文档可追溯性的要求，规避技术风险。

二、文档编写与归档全流程指南

（一）文档编写准备

明确文档类型与目标

根据项目阶段确定文档类型，如《需求规格说明书》《系统设计文档》《测试报告》《用户手册》等，并清晰定义文档目标（如“明确系统功能边界”“指导开发实现”）。

确定编写责任人与参与角色

编写责任人：由熟悉业务或技术的核心人员担任（如产品经理负责需求文档，架构师负责设计文档）；

参与角色：根据文档内容邀请相关方协作（如开发工程师、测试工程师、业务专家*等），保证内容覆盖全面。

准备参考资料与模板

收集项目背景资料、需求文档、设计规范等参考资料，并使用公司统一模板（见“三、常用工具模板示例”），避免格式混乱。

（二）内容规范编写

结构完整性

文档需包含封面、修订记录、目录、附录、审批页等核心部分，逻辑按“背景-目标-内容-结论”展开，保证层次清晰。

内容准确性

数据、图表需标注来源和更新时间，避免模糊表述（如“系统功能良好”需替换为“系统响应时间≤500ms”）；

术语统一：使用《技术术语表》中规范词汇（如“接口”不混用“API”或“端口”），首次出现时标注英文全称。

可视化呈现

复杂逻辑需配流程图、架构图（使用Visio、Draw.io等工具，标注图例说明）；

数据优先用表格展示，表格需包含表头、编号（如表1-1）和必要的注释。

（三）多级审核流程

自检

编写人完成初稿后，对照《技术文档编写检查表》（见表3-1）逐项自查，保证内容无遗漏、格式符合规范。

技术审核

由技术负责人（如架构师、技术经理*）审核技术内容的正确性和可行性，重点关注设计逻辑、接口定义、功能指标等，审核通过后签字确认。

业务审核

需求文档、用户手册等需由业务专家或产品经理审核，保证内容符合业务目标和用户需求，避免技术实现与业务需求脱节。

终审发布

部门主管*对文档的完整性、合规性进行最终审批，审批通过后按规范版本号发布（如“V1.0”为初始版本，“V1.1”为小版本更新）。

（四）版本管理与发布

版本号规则

采用“主版本号.次版本号.修订号”格式，规则

主版本号：架构重大调整或需求变更（如V2.0）；

次版本号：功能新增或优化（如V1.1）；

修订号：内容修正或格式调整（如V1.0.1）。

版本记录更新

每次修订需在文档《修订记录表》（见表3-3）中填写修订日期、修订人、修订内容摘要及审核人，保证版本可追溯。

发布渠道

正式文档发布至公司知识库（如Confluence、SharePoint），设置“只读”权限，避免非授权修改；

敏感文档（如涉及核心算法）需加密存储，仅限项目组核心成员访问。

（五）归档存储与检索

分类归档

按项目名称、文档类型、版本号三级目录归档，示例路径：知识库/项目/技术文档/系统设计文档/V1.0。

存储介质

电子文档：存储至公司指定服务器，定期备份（每日增量备份+每周全量备份），保留期限不少于3年；

纸质文档（如需）：使用A4纸打印，装订成册，存放于防潮防火档案柜，标注项目名称和归档日期。

检索机制

知识库需支持关键词检索（如文档名称、项目编号、核心术语），并在文档中添加“检索关键词”字段（见表3-2），提升查找效率。

三、常用工具模板示例

表3-1技术文档编写检查表

检查项

检查标准

检查结果（√/×）

备注

封面信息

包含文档名称、版本号、编写人、日期

目录结构

与标题一致，页码准确

术语统一性

符合《技术术语表》规范

图表编号与说明

按章节编号（如图1-1），含图例

数据来源标注

数据、图表注明来源及更新时间

修订记录完整性

包含所有修订历史，信息准确

审批签字

编写人、技术审核人、业务审核人签字

表3-2文档归档信息表

文档编号

项目名称

文档类型

版本号

归档日期

存储路径

负责人

检索关键词

DOC-PRJ-001

电商平台

需求规格说明书

V1.0

2023-10-15

知识库/项目/需求文档/

*

需求、功能模块、用户角色

DOC-PRJ-005

电商平台

系统设计文档

V1.1

2023-11-02

知识库/项目/设计文档/

*

架构、接口、数据库设计

表3-3文档版本更新记录表

文档名称

版本号

更新日期

更新人

更新内容摘要

审核人

旧