采购申请审批流程规范化表单.docVIP

采购申请审批流程规范化工具指南

一、流程应用背景与适用范围

在企业运营管理中，采购活动是资源调配的核心环节，为避免采购需求模糊、审批权责不清、流程冗余等问题，特制定本规范化流程。本流程适用于企业内部各类物品采购（含办公用品、生产材料、设备工具等）及服务采购（如维修、咨询、外包等），旨在通过标准化操作实现采购需求合规性、审批效率及成本可控性的统一，保障采购活动有序开展。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请单填写

操作主体：采购需求部门申请人（如部门专员）。

操作内容：

申请人根据实际工作需要，确认采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价及用途说明，保证需求描述清晰、无歧义。

附件准备：根据采购金额及类别，附上相关证明材料（如采购需求审批单、市场询价记录、技术参数说明等），单价超过5000元的需提供至少2家供应商的报价单。

登录企业采购管理系统（或填写纸质《采购申请单》），完整填写申请信息，提交至部门负责人审核。

注意事项：需求描述需与工作计划匹配，不得虚构或夸大需求；附件材料需真实有效，保证后续审批及采购依据充分。

（二）部门负责人审核

操作主体：需求部门负责人（如部门经理）。

操作内容：

审核采购需求的合理性：确认需求是否符合部门年度工作计划、预算安排，是否为必要支出。

审核采购数量的准确性：结合实际使用需求，核查采购数量是否合理，避免浪费。

审核附件材料的完整性：检查报价单、技术参数等附件是否齐全，是否符合企业采购标准。

审核通过后，在系统中“同意”并签字确认；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

注意事项：部门负责人需对需求的真实性、必要性负直接责任，不得随意审批超预算或非必要需求。

（三）财务部门复核

操作主体：财务部门专员（如财务主管）。

操作内容：

复核采购预算：对照企业年度预算方案，确认本次采购是否在预算范围内，预算科目是否正确。

复核价格合理性：对比历史采购价格、市场均价及附件报价单，判断预估单价是否合理，是否存在虚高情况。

复核资金支付方式：确认采购款项支付方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、结算周期等）。

复核通过后，在系统中提交至下一级审批；若复核不通过，注明具体问题（如超预算、价格异常）并退回需求部门。

注意事项：财务部门需重点关注预算合规性与价格公允性，保证资金使用合理，严控成本风险。

（四）分管领导审批

操作主体：公司分管采购/业务的领导（如分管副总）。

操作内容：

审批采购事项的重要性：结合公司战略目标及业务优先级，判断本次采购是否对部门工作或公司运营具有关键支撑作用。

审批权限划分：根据采购金额设定审批权限（如单次采购金额1万元以下由部门负责人审批，1-5万元由分管领导审批，5万元以上需提交总经理审批）。

审批通过后，在系统中签字确认；若审批不通过，需明确意见并退回申请人或需求部门重新调整。

注意事项：分管领导需统筹资源分配，优先保障核心业务及紧急采购需求，平衡效率与合规性。

（五）总经理/高层审批（如需）

操作主体：公司总经理（或按权限指定的决策层领导）。

操作内容：

针对达到审批上限金额（如5万元以上）或涉及重大资产采购（如设备、系统）的事项，进行最终审批。

综合评估采购事项的战略价值、成本效益及对公司整体运营的影响，做出决策。

审批通过后，流程流转至采购部门执行；审批不通过，退回并说明理由。

注意事项：高层审批需基于前期各部门审核意见，保证决策科学、合规，避免“一言堂”式审批。

（六）采购部门执行与跟进

操作主体：采购部门专员（如采购主管）。

操作内容：

接收审批通过的采购申请后，根据需求部门的技术参数及预算要求，选择合格供应商（优先从企业合格供应商库中选取）。

组织商务谈判、签订采购合同，明确交付时间、质量标准、验收方式及违约责任等条款。

跟踪订单执行进度，保证供应商按时、按质交付，若遇延期或异常情况，及时与需求部门及供应商沟通协调。

注意事项：采购部门需严格执行“比价、择优”原则，保证采购过程公开透明；不得接受供应商回扣等不正当利益。

（七）入库验收与确认

操作主体：需求部门验收人（如部门专员）、仓库管理员（如仓库主管）。

操作内容：

需求部门对照采购订单及技术参数，对采购物品/服务的数量、质量、规格进行验收，确认是否符合要求。

涉及入库的物品，由仓库管理员核对实物与订单信息，办理入库手续并入库单；不直接入库的服务（如维修），需由需求部门确认服务完成情况并签署《服务验收单》。

验收合格后，验收人在系统中确认结果；若不合格，及时反馈至采购部门联系供应商退换货或整改。

注意事项：验收需严格按标准执行，不得“走过场”；验收单据需作为财务结算的重要附件，保证账实一致。

三、采购申请单模板

采购申请单

基本信息

申请单号

（系统自动）

申请部门

申请人

联系方式

申