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项目合同管理规范与范本模板

引言

项目合同是企业与外部合作方明确权利义务、约束履约行为的核心法律文件，规范化的合同管理可有效降低合作风险、保障项目顺利实施、维护企业合法权益。本规范旨在明确项目合同全生命周期管理流程，提供通用合同模板及操作指引，助力企业实现合同管理的标准化、规范化。

一、适用范围与核心价值

（一）适用范围

本规范适用于企业内部各类项目合作场景，包括但不限于：

外部委托开发项目（如软件定制、工程建设项目等）；

技术服务与咨询项目（如方案设计、行业咨询等）；

资源采购与供应项目（如设备采购、材料供应等）；

联合研发与战略合作项目。

（二）核心价值

流程规范：明确合同从立项到归档的全流程节点，避免管理盲区；

风险可控：通过资质审查、条款审核、履行跟踪等环节，防范法律与商业风险；

权责清晰：通过标准化条款明确双方权利义务，减少履约争议；

效率提升：统一模板与操作指引，缩短合同起草与审批周期。

二、标准化操作流程

项目合同管理需遵循“事前预防、事中控制、事后总结”原则，分为以下8个关键步骤：

步骤一：合同立项与需求确认

操作说明：

发起立项：业务部门根据项目需求，填写《项目立项申请表》，明确项目目标、合作方意向、预算金额、项目周期等核心信息，报部门负责人审批。

需求细化：与合作方初步沟通，确认项目范围、交付标准、验收方式等关键需求，形成《项目需求说明书》（可作为合同附件）。

输出成果：《项目立项申请表》（审批通过版）、《项目需求说明书》。

步骤二：合作方资质审查

操作说明：

资质收集：业务部门要求合作方提供以下材料（复印件需加盖公章）：

营业执照（需在有效期内，且经营范围涵盖项目内容）；

相关行业资质证书（如高新技术企业认证、施工资质等，根据项目性质确定）；

法定代表人证件号码明及授权委托书（如签约人为非法定代表人）；

近三年类似项目业绩证明（如合同关键页、验收报告等）。

资质核实：法务部门协同业务部门通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实合作方工商信息，确认无经营异常、严重违法失信记录。

输出成果：《合作方资质审查表》（含审查结论）。

步骤三：合同谈判与条款确定

操作说明：

谈判准备：业务部门根据《项目需求说明书》拟定《谈判要点清单》，明确价格、交付周期、付款方式、违约责任等核心条款的谈判底线。

组织谈判：由业务部门牵头，法务、财务部门参与与合作方进行谈判，逐条确认合同条款，对存在分歧的条款形成《谈判纪要》（双方签字确认）。

输出成果：《谈判要点清单》（最终版）、《谈判纪要》（如有）。

步骤四：合同起草与内部评审

操作说明：

合同起草：法务部门或业务部门根据谈判结果，使用本规范附件《项目合同（范本模板）》起草合同文本，保证合同要素完整、条款表述清晰。

内部评审：

业务部门：审核项目范围、交付标准、验收条款等是否与需求一致；

财务部门：审核金额、付款方式、发票要求等是否符合财务制度；

法务部门：审核合法性合规性（如主体资格、违约责任、争议解决条款等），出具《法律评审意见书》。

输出成果：合同草案（含各评审部门意见）、《法律评审意见书》。

步骤五：合同修订与最终确认

操作说明：

修订完善：法务部门根据内部评审意见，与合作方沟通修订合同条款，重大修订需重新履行谈判流程。

文本确认：修订后的合同文本由双方授权代表签字确认（如为多页合同，需加盖骑缝章），形成《合同最终版》。

输出成果：《合同最终版》（双方签字盖章版）。

步骤六：合同签署与用印管理

操作说明：

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》，附《合同最终版》《谈判纪要》《立项申请表》等材料，按企业权限报相关负责人审批。

用印监督：用印时需由专人监督，保证合同文本与用印申请材料一致，严禁在空白合同上用印。

签署存档：签署后的合同原件至少一式两份（双方各执一份），业务部门在3个工作日内将原件移交档案管理部门。

输出成果：《合同用印申请表》（审批通过版）、签署版合同原件。

步骤七：合同履行与跟踪管理

操作说明：

履行交底：业务部门向项目执行团队（如项目经理、技术负责人）进行合同交底，明确履约要点、风险节点及应对措施。

进度跟踪：项目经理*按合同约定跟踪项目进度，对合作方提交的交付成果进行初步审核，填写《项目履行跟踪表》。

变更管理：如需变更合同内容（如范围、周期、金额等），需由双方签订《补充协议》，履行与原合同相同的评审与签署流程。

输出成果：《合同履行交底记录》、《项目履行跟踪表》、《补充协议》（如有）。

步骤八：合同归档与总结评估

操作说明：

归档整理：档案管理部门将合同正本、审批材料、附件、履行记录等资料统一归档，建立《合同管理台账》，记录合同编号、名称、签约方、金额、履行状态等信息。

履约评估：项目结束后，业务部门填写《合同履约评估表》，从交付质量、时效、合作