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一、适用范围与典型应用场景
本合同管理模板及流程适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖制造业、服务业、科技行业、商贸流通等多个领域。典型应用场景包括：供应商采购合作、服务外包（如IT运维、营销推广）、项目开发合作、知识产权许可使用、劳动合同签订等。通过标准化流程，可规范合同起草、审核、签署、履行、归档等环节，降低法律风险，提升管理效率。
二、标准化操作流程详解
（一）合同需求发起与确认
需求提出：由业务部门（如采购部、项目部、人力资源部）根据工作需要填写《合同需求申请单》，明确合作背景、合同标的（如货物名称/服务内容）、数量/服务期限、预算金额、核心需求（如质量标准、交付时间）及合作方初步信息（名称、联系人）。
部门审核：需求部门负责人对申请单的必要性、合理性进行审核，确认需求符合部门工作计划及公司战略后，提交至法务或合同管理部门。
（二）合同文本起草
模板选择：法务或合同管理部门根据合同类型（如买卖合同、服务合同、劳动合同）从《合同模板库》中选取对应标准模板，无合适模板时需起草新文本。
内容填写：
双方主体信息：填写甲方（我方）及乙方（合作方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系人及联系方式（电话仅填写座机，避免手机号泄露）；
核心条款：明确合同标的、数量/质量标准、价款及支付方式（如“分三期支付，签约后30日内支付30%，验收合格后支付60%，质保期满后支付10%”）、履行期限/地点/方式、违约责任（如“逾期交货每日按合同总额0.05%支付违约金”）、争议解决方式（如“提交甲方所在地人民法院诉讼”）；
附件：根据需求附技术参数、服务方案、验收标准等附件，并在合同中注明“附件与本合同具有同等法律效力”。
内部初审：起草人完成文本后，需自查条款完整性、数据准确性，保证无矛盾表述。
（三）合同审核与审批
部门联审：
业务部门审核：重点审核条款是否满足需求、商务条件（价格、付款周期）是否合理、合作方履约能力是否匹配；
法务部门审核：审核条款合法性（如是否符合《民法典》《劳动合同法》等）、合规性（如数据安全条款、知识产权归属）、风险点（如违约责任是否明确、管辖地是否对我方有利）；
财务部门审核：审核价款计算准确性、支付方式是否符合财务制度、税务处理（如发票类型、税率）是否明确。
管理层审批：
普通合同（金额≤10万元）：由需求部门负责人、法务负责人、财务负责人联合审批即可；
重大合同（金额＞10万元或涉及核心业务）：需提交至总经理办公会或董事会审批，审批通过后方可进入签署环节。
修改与确认：审核环节提出修改意见的，起草人需根据意见调整文本，重新提交审核直至通过，所有审核意见需书面记录存档。
（四）合同签署与用印
签署准备：审核通过的合同文本打印一式三份（或根据合作方要求调整），填写合同编号（规则：年份+部门代码+序号，如“2024-CG-001”）、签署日期。
用印申请：起草人填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本及审批记录，经法务部门及分管领导确认后，至行政部门加盖公章或合同专用章（严禁个人印章代替公章）。
签署交付：
纸质签署：由法定代表人或授权代表（需提供《授权委托书》）签字并盖章，骑缝章必须完整覆盖合同各页；
电子签署：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名符合《电子签名法》要求；
签署后：甲方留存一份原件，乙方交付一份，法务部门归档一份。
（五）合同履行与跟踪
履行交底：业务部门向合作方明确履行要求（如交付时间、验收标准），同步内部抄送法务、财务部门。
进度跟踪：业务部门建立《合同履行台账》，记录关键节点（如“2024年3月1日交付第一批货物”“2024年6月30日完成项目验收”），定期（每月/每季度）向法务部门反馈履行情况。
问题处理：若合作方延迟履行或违约，业务部门需及时发函催告（保留邮寄凭证/送达记录），必要时启动索赔程序，同时向法务部门汇报风险。
（六）合同变更、终止与归档
变更流程：履行中需变更条款（如价款、履行期限）的，由双方协商一致并签订《合同补充协议》，补充协议需履行原审批流程，与原合同具有同等效力。
终止处理：
到期自然终止：业务部门确认履行完毕，通知财务部门办理尾款结算；
提前终止：因一方违约或不可抗力导致终止的，需签订《合同终止协议》，明确结算方式、违约责任及后续保密义务。
归档管理：法务部门在合同终止/履行完毕后30日内，将合同文本、审批记录、履行凭证（如验收单、付款凭证）、变更/终止协议等整理归档，建立电子档案库，保存期限不少于10年。
三、核心工具模板清单
（一）《合同需求申请单》
项目
内容填写要求
需求部门
如“采购部”“项目部”
合同类型
买卖/服务/合作/劳动合同等
合作方信息
名称、统一社会信用代码、联系人、座机电话
合同标的
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