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企业合同管理模板规范文本

一、适用范围与典型应用场景

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同起草阶段

明确合同目的与核心条款

业务部门根据合作需求，确定合同标的（如货物名称、服务内容、项目范围）、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式、违约责任等核心要素，保证合同内容与业务目标一致。

选用对应模板并填写基础信息

根据合同类型（如采购、服务、销售等），从企业标准合同库中选用最新版本模板，填写合同编号（规则：年份+部门简称+合同类型序号，如“2024采-001”）、合同名称（明确合同类型及核心内容，如“设备采购合同”）、签订日期等基础信息。

细化合同条款

主体信息：填写甲方（企业自身）和乙方（合作方）的完整名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（仅填写办公电话，禁止留个人手机号），保证主体信息与营业执照一致。

权利义务条款：明确双方在合同履行中的具体权利和义务，如甲方的付款义务、乙方的交付/服务义务，避免使用“尽量”“可能”等模糊表述。

违约责任：约定违约情形（如逾期交货、服务质量不达标）及对应的违约金计算方式或赔偿标准，保证违约责任对等且具有可执行性。

争议解决：明确争议解决方式（协商、仲裁或诉讼），如选择诉讼，需约定由甲方所在地有管辖权的人民法院管辖；选择仲裁，需明确具体的仲裁委员会名称。

（二）合同审核阶段

部门初审

业务部门负责人对合同的业务合理性、条款完整性进行审核，重点核对标的、数量、价款等是否与业务需求一致，保证无遗漏关键条款。

法务审核

法务部门对合同的合法性、合规性、法律风险进行审核，重点检查：

主体资质是否合法有效（如乙方是否具备相关经营许可、资质证书）；

条款是否符合法律法规（如《民法典》《合同法》等），是否存在无效或可撤销条款；

违约责任、争议解决等条款是否明确、可执行，是否存在法律歧义。

财务审核

财务部门对合同涉及的资金安排、支付方式、税费承担等进行审核，重点核对价款计算是否准确、支付节点是否与企业资金状况匹配、发票类型及开具要求是否符合财务规定。

最终审批

根据合同金额及重要性，提交至企业相应层级负责人（如部门总监、总经理）审批，重大合同（如金额超过万元或涉及核心业务）需经总经理办公会集体审议通过。

（三）合同签署阶段

文本核对

审批通过后，由法务部门或业务部门核对最终合同文本，保证审核意见已全部落实，合同内容与审批版本一致，无修改或涂改（若有修改，需双方在修改处盖章或签字确认）。

签署盖章

法定代表人签署：由甲方法定代表人或其授权委托人（需提供授权委托书）签字，并加盖企业公章（合同专用章）；

乙方签署：要求乙方法定代表人或授权委托人签字，并加盖乙方公章（合同专用章），保证“骑缝章”加盖完整，避免单页替换风险；

签署日期：明确填写合同签署日期，该日期为合同生效起始时间（若合同约定生效条件，需满足条件后生效）。

（四）合同履行阶段

履行跟踪

业务部门作为合同履行主责部门，需建立合同履行台账，记录合同履行进度（如货物交付时间、服务验收节点、付款申请提交时间等），定期向财务部门及法务部门反馈履行情况。

验收与确认

合同标的交付或服务完成后，由业务部门联合质检部门（如涉及货物质量）或使用部门按照合同约定的标准进行验收，出具书面验收证明（如《验收合格单》），由双方签字盖章确认。

付款执行

财务部门根据验收证明及合同约定的支付节点，办理付款手续，保证支付金额、方式与合同一致，并留存付款凭证（如银行转账记录、发票）。

（五）合同归档阶段

整理归档

合同履行完毕或终止后，由业务部门将合同正本、补充协议、审批文件、验收证明、付款凭证等全套资料整理成册，标注合同编号，提交至档案管理部门。

电子化管理

档案管理部门将合同扫描件（含签署页）录入企业合同管理系统，设置检索关键词（如合同类型、乙方名称、签订日期），便于后续查询；纸质合同按年度、合同类型分类存放，保存期限不少于合同终止后10年。

三、标准合同模板框架及填写说明

（一）合同基本信息表

项目

填写内容说明

示例

合同编号

按规则填写：年份（4位）+部门简称（2位）+合同类型（1-2位）+序号（3位）

2024采-001

合同名称

明确合同类型及核心内容，避免模糊表述

办公设备采购合同

签订日期

填写签署当天的日期，格式：YYYY年MM月DD日

2024年03月15日

合同类型

勾选或填写：采购/销售/服务/合作/保密/其他

采购

履行方式

勾选或填写：一次性履行/分期履行/持续履行

分期履行

有效期限

填写合同起止时间，格式：YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日

2024年04月01日至2025年03月31日

（二）合同主体信息表

项目

甲方（企业自身）

乙方（合作方）

单位名称

填写企业营业执照全称

填写乙方营业执照全称，与证件一致