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会议纪要与存档管理规范手册

前言

为规范公司内部会议纪要的编写、审核、分发及存档管理工作，保证会议信息的准确传递、有效落实和可追溯性，提高会议效率与决策执行力，特制定本规范手册。本手册适用于公司各部门、各项目组各类会议的纪要管理活动，旨在统一标准，明确责任，保障公司运营管理的规范性与高效性。

会议纪要与存档管理适用情境

本规范适用于公司内部各类正式会议及重要非正式会议的纪要管理工作，具体包括但不限于以下情境：

战略决策类会议：如年度经营工作会议、战略规划研讨会、重大投资决策会议等，需对会议决策过程、核心结论及后续行动计划进行详细记录。

项目管理类会议：如项目启动会、周/月度例会、阶段评审会、项目总结会等，需跟踪项目进展、协调资源、解决问题并明确任务分工。

日常运营类会议：如部门工作例会、跨部门协调会、专题讨论会等，需沟通工作进展、部署阶段性任务、协调解决问题。

专项工作类会议：如制度评审会、流程优化会、客户需求分析会、内部培训研讨会等，需记录讨论要点、达成的共识及形成的方案。

其他需形成正式纪要以备查考的会议。

会议纪要编制与存档操作流程

一、会议纪要编制准备阶段

明确会议基本信息：

会议组织者/发起人需提前明确会议的主题、目的、时间、地点、参会人员范围（主持人、记录人、核心参会人、列席人等）。

记录人提前向主持人或会议组织者索取会议议程及相关背景材料，熟悉会议内容和讨论重点。

准备会议记录工具：

根据会议性质和重要性，选择合适的记录方式，如纸质笔记本、电脑、录音设备（需提前征得主持人及参会人员同意）或专业会议记录软件。

保证记录工具状态良好，电量充足，必要时准备备用工具。

二、会议纪要核心内容记录阶段

准确记录会议要素：

会议基本信息：会议名称、会议编号（如有）、日期、具体开始及结束时间、地点（线上会议需注明平台及）、主持人、记录人、参会人员（列出姓名及职务，用号代替具体人名，如：、市场部经理*）、缺席人员及原因（如适用）、列席人员（如适用）。

会议主题与议程：简述会议的核心议题及主要讨论顺序。

会议主要内容：

各议题的讨论过程摘要，突出不同观点（如有必要）。

关键信息数据、引述的重要发言（需提炼核心观点，避免冗长）。

主持人总结性发言。

会议决议：对各项议题形成的最终决定、结论性意见，需明确、具体、无歧义。

行动项（待办事项）：这是会议纪要的核心部分，需逐条清晰记录，包括：

具体任务内容

负责人（明确到具体岗位或用号代替人名，如：产品部）

计划完成时限

所需资源支持（如适用）

交付成果形式（如适用）

记录注意事项：

客观准确：忠实于会议原意，不添加个人主观臆断，不随意篡改发言内容。

突出重点：优先记录决议、行动计划、关键数据、重要观点，避免流水账式记录。

简洁明了：使用规范、简洁的书面语言，避免口语化、模糊不清的表述。

及时记录：在会议进行中或结束后24小时内完成初步整理，保证记忆清晰。

三、会议纪要整理与完善阶段

整理初稿：

根据会议记录，按照“会议基本信息-会议主题与议程-主要议题讨论情况-会议决议-行动项”的逻辑结构整理成文。

对行动项进行核对，保证“任务、负责人、时限”三要素清晰无误。

检查语言是否通顺，有无错别字或表述不当之处。

核对与补充：

如有疑问或不清晰之处，及时与主持人或相关参会人员沟通核实。

必要时，可向参会人员发送初稿进行确认，特别是涉及决议和行动项的部分。

四、会议纪要审核与签发阶段

审核流程：

初稿完成后，首先由记录人自查。

提交至会议主持人或其指定负责人进行内容审核，重点审核决议的准确性、行动项的明确性以及整体内容的完整性。

涉及多个部门或重大事项的会议纪要，可根据需要送相关部门负责人会签。

定稿与签发：

审核通过后，由记录人根据审核意见进行最终修改，形成定稿。

定稿需经主持人签字确认（或电子签章）。

在会议结束后1-2个工作日内，将签发后的会议纪要分发给所有参会人员、相关领导及需要知晓的部门/人员，并做好分发记录。

五、会议纪要与相关材料存档阶段

存档内容：

会议纪要定稿（签字版或电子签章版）。

会议议程、背景材料、演示文稿（PPT）等相关辅助材料。

会议签到表（如有）。

会议录音/录像（如有，需按规定管理，并保证可追溯性）。

存档方式：

电子存档：优先采用电子存档方式。将会议纪要及相关材料扫描或直接电子版，按照统一命名规则和路径存储在公司指定的服务器、共享文件夹或文档管理系统中。

纸质存档：对于需要永久保存或具有法律效力的重要会议纪要，可打印纸质版，经签字后与相关纸质材料一同归档。

存档命名规则：

格式建议：YYYY-MM-DD_会议类型_会议主题_会议编号（如有）。

示例：2023-10-27_战略决策_年度预算审议会_B

存档路径与期限：

电