企业行政办公模板.docVIP

一、适用范围

二、填写流程与操作步骤

（一）会议前：信息准备与议程确认

明确会议基本信息：提前与会议组织者（如部门负责人、项目组）确认会议主题、时间、地点（线上需注明会议平台及）、预计参会人员范围。

梳理会议议程：获取会议议程清单，明确各议题的讨论重点、汇报人及预计时长，保证记录时能快速捕捉关键信息。

准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（电子文档/纸质表格），提前打开会议纪要模板，标注需填写的核心字段（如会议名称、参会人员、决议事项等）。

（二）会议中：实时记录与要点抓取

记录基本信息：实时填写会议名称、具体时间（精确到分钟）、地点、主持人、记录人，以及参会人员（注明部门及职务，如“市场部*经理”“研发组专员”）、缺席人员及原因（如“请假：人事部，因外出培训”）。

按议程逐项记录：

讨论内容：简明扼要记录各议题的核心观点，避免口语化表达，重点标注分歧点、共识意见（如“关于预算方案，A组建议增加推广费用，B组主张优化成本，最终决议为……”）。

发言要点：对关键汇报人（如项目负责人、部门主管）的核心观点进行摘要，突出数据、结论及建议（如“*主管汇报：Q3销售额完成目标的120%，主要渠道为线上平台”）。

临时动议：如会议中新增议题，需单独记录议题名称、提出人及初步讨论结果。

明确决议与行动项：对会议达成的决议、分配的任务逐项记录，保证包含“事项描述、负责人、完成时限、所需支持”四要素（如“决议：优化客户反馈流程；负责人：客服部*；完成时限：X月X日；支持：技术组协助系统调试”）。

（三）会议后：整理、审核与分发

信息核对与补充：会议结束后2个工作日内，根据记录补充遗漏信息（如未明确的负责人、时限），核对决议事项与会议实际结果一致，保证无歧义。

审核与签批：将整理完成的纪要提交主持人（或部门负责人*）审核，确认内容准确无误后，由审核人签字（电子档可使用审批系统签批）。

分发与存档：按会议纪要模板定稿后，通过企业内部系统（如OA、钉钉）分发给参会人员及相关部门，并同步至企业文档管理系统存档（存档期限不少于1年）。

三、会议纪要模板表格

会议基本信息

会议名称

例：2024年Q4市场部工作规划会

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议，会议号：X–）

主持人

（部门及职务，如：市场部*经理）

记录人

（部门及职务，如：综合管理部*专员）

参会人员

（列出所有参会者，如：销售组、推广组、财务部*代表等）

缺席人员及原因

例：策划组，因客户现场对接；物流部，因病假

会议议程与讨论内容

议题一：Q3工作总结汇报

汇报人：销售组核心内容：完成销售额万元，同比增长15%；主要客户为A公司、B公司；存在问题：新客户转化率低于目标5%。讨论要点：建议加强客户跟进机制，*提议增加线下推广活动频次。

议题二：Q4目标与计划

汇报人：市场部核心内容：Q4目标销售额万元，重点开拓华东地区市场；计划推出3款新产品，线上推广预算增加20%。讨论要点：财务部建议优化预算结构，技术组*确认新产品研发进度可按计划推进。

决议事项与行动项

序号

决议/事项描述

1

确立Q4销售目标为万元，重点突破华东地区市场

2

新客户转化率提升方案：建立客户跟进台账，每周更新进度

3

Q4线上推广预算调整为万元，优先投放短视频平台

其他事项

附件清单

例：Q3销售数据报表、Q4推广方案初稿

分发范围

例：市场部全体、销售组、财务部、综合管理部

记录人签字

_______________（手签/电子签）

审核人签字

_______________（手签/电子签）

四、使用说明与注意事项

记录原则：内容需客观、简洁，避免主观评价，重点突出“讨论了什么、决定了什么、谁来做、何时完成”；决议事项需具体可执行，避免模糊表述（如“尽快推进”“研究考虑”）。

信息准确性：人名、部门名称、数据、时限等关键信息需反复核对，保证与会议实际结果一致；若遇信息不全，及时与相关参会人确认补充。

保密与存档：会议纪要涉及敏感信息（如未公开的决策、数据）时，需按企业保密规定标注“内部文件，注意保密”，仅限分发范围内人员查阅；存档时需按“会议名称-日期”规范命名，便于后续检索。

分发时效：会议纪需应在会议结束后3个工作日内完成分发，保证相关人员及时掌握决议内容，推动工作落实；若遇特殊情况延迟，需提前向参会人员说明原因。

模板优化：企业可根据实际需求调整模板字段（如增加“会议费用”“下次会议安排”等），但核心要素（基本信息、讨论内容、决议行动项）需保留，保证模板的通用性与规范性。