会议策划执行清单会议资源准备全覆盖.docVIP

会议策划执行清单：会议资源准备全覆盖工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业内部会议（如战略研讨会、季度工作会、项目启动会）、行业交流活动（如峰会、论坛、沙龙）、客户对接会议（如答谢会、产品推介会）、培训类会议（如技能培训、新员工入职培训）等需要系统化筹备的场景。无论是小型（10人以内）还是中大型（100人以上）会议，均可通过本模板保证会议资源准备无遗漏、执行流程标准化，提升会议效率与参会体验。

二、会议策划执行全流程操作指引

（一）前期筹备阶段：明确目标与框架

第一步：定义会议核心要素

确定会议主题（如“2024年Q3战略目标分解会”“行业数字化转型论坛”）、目标（决策/沟通/培训/品牌曝光）、预期成果（如输出行动计划、达成合作意向、提升学员技能）。

明确会议形式（线下/线上/混合）、时长（半天/1天/多天）、规模（参会人数、嘉宾人数、工作人员人数）。

输出《会议立项表》，包含主题、目标、时间、地点、预算、负责人等核心信息，同步给相关干系人确认。

第二步：梳理参会人员结构与角色

列出参会人员清单：内部人员（按部门/层级划分，如决策层、执行层、支持人员）、外部人员（嘉宾、客户、媒体、合作方）。

明确关键角色：主持人（控场、引导流程）、主讲嘉宾（内容输出）、记录人（会议纪要）、技术支持（设备调试、线上会议保障）、签到引导人员（现场秩序）。

提前与嘉宾/外部参会人员对接，确认行程、需求（如dietaryrestrictions、特殊设备要求），发送《参会须知》（含议程、地点、交通指引）。

第三步：制定详细预算方案

预算分项：场地费（含租赁、布置）、物料费（宣传品、会议用品、礼品）、餐饮费（茶歇、午餐/晚餐）、人员费（嘉宾劳务费、工作人员补贴）、技术费（设备租赁、直播服务）、交通费（嘉宾接送、参会人员通勤）、其他（应急备用金、保险费等）。

设定预算浮动空间（总预算的10%-15%），避免超支；优先选择性价比高的供应商，如场地可对比酒店、会议中心、企业自有场地成本。

第四步：筛选与确认会议场地

场地选择标准：位置（交通便利性，靠近地铁/主干道，有充足停车位）、容量（主会场+分会场茶歇区总容量≥参会人数120%）、设施（基础设备：投影、音响、麦克风、空调、电源插座；增值设备：LED屏、同声传译设备、直播设备）、配套（签到区、休息区、无障碍设施、网络稳定性）。

提前实地考察场地，签订租赁合同，明确使用时间、费用、包含服务（如基础布置、保洁），确认场地方对接人（如*经理）。

（二）中期执行阶段：资源落实与细节把控

第五步：采购与确认会议物料

宣传物料：根据会议主题设计海报、易拉宝、背景板（含主题、主办方、logo）、议程展架、指引牌（签到区、会场、洗手间），提前7天确认设计稿，印刷数量按参会人数+10%备用。

会议用品：名牌（参会人员姓名+职务，按桌/按座位摆放）、议程册（含会议流程、嘉宾介绍、注意事项）、笔（中性笔，按人/份）、笔记本（定制封面，印会议主题）、签到表（纸质/电子，含姓名、单位、联系方式）、饮用水（按人/份，摆放于座位/茶歇区）。

嘉宾礼品：定制化礼品（如印logo的笔记本、U盘、企业周边），实用性为主，提前3天确认礼品质量与包装，避免出现敏感信息。

第六步：组建执行团队并分工

设立总协调人（统筹全局，对接关键干系人），下设专项小组：

签到组：负责签到引导、物料发放（议程册、笔、礼品），熟悉签到流程（纸质签到/扫码签到/人脸识别识别）。

技术组：负责设备调试（音响、投影、麦克风、灯光）、网络测试、线上会议平台（如腾讯会议、Zoom）运维，准备备用设备（如备用麦克风、移动电源）。

物料组：负责物料清点、运输、现场布置（背景板张贴、桌椅排列、指引牌摆放），提前1天完成物料进场与摆放。

餐饮组：对接餐饮供应商，确认菜单（标注素食、gluten-free等选项）、上餐时间、服务流程（茶歇区自助/午餐桌餐），现场监督餐饮质量与卫生。

应急组：负责现场突发情况处理（如人员疏散、医疗救助、设备故障），熟悉应急预案，携带应急物资（医疗包、雨具、备用设备）。

第七步：落实技术设备与网络保障

提前2天完成设备调试：测试麦克风音量（避免啸叫）、投影清晰度、PPT翻页器灵敏度、灯光亮度（主会场明亮，演讲区柔和）。

线上会议需测试平台功能（屏幕共享、互动弹幕、录制、分组讨论），提前会议与密码，发送给线上参会人员；安排专人负责线上参会人员接入引导（如提前30分钟进入会议室测试设备）。

确认场地网络稳定性（测速：/≥50Mbps），备用4G路由器，防止网络中断。

第八步：布置会议现场与功能区

主会场布置：按会议形式选择座位排列（课桌式/剧院式/圆桌式），背景板居中摆放，嘉宾席位于前排，参会人员按部门/单位就座；摆放名牌、议程