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公司年会活动筹备及总结记录模板

一、适用场景与目标

二、筹备阶段操作指引

主题与目标确认

明确年会核心主题（如“凝心聚力·共启新程”），结合公司年度战略与文化方向；

设定具体目标：提升团队凝聚力、表彰优秀员工、传递年度成果、规划未来方向等；

组织负责人与部门负责人召开启动会，同步主题与目标，收集初步意见。

预算编制与审批

根据活动规模（参会人数、场地等级、环节复杂度）编制预算明细，涵盖场地租赁、物料制作、餐饮服务、节目奖励、礼品采购等；

提交预算至财务部门及管理层审批，明确预算上限及调整机制。

筹备团队组建与分工

成立专项筹备组，设立策划组、执行组、物料组、后勤组、宣传组，明确各组职责；

指定总负责人统筹全局，各组负责人制定子计划（如策划组负责流程设计、物料组负责采购与搭建）。

时间规划与节点把控

制定倒计时时间表，明确关键节点：

T-60天：确定主题与预算，启动筹备；

T-30天：确定场地、供应商及核心节目；

T-15天：发布通知，完成节目初审；

T-7天：确认物料清单，完成场地布置方案；

T-3天：最终彩排，全员分工培训。

场地与供应商对接

考察场地（容量、设备、交通便利性），签订租赁协议，明确音响、灯光、LED屏等设备需求；

筛选并签约餐饮、搭建、摄影摄像等供应商，明确服务内容、交付标准及违约责任。

物料与节目筹备

物料组采购/制作：背景板、邀请函、节目道具、员工礼品、奖品、签到物料等，提前3天清点入库；

策划组组织节目征集与筛选，保证节目类型多样（歌舞、小品、朗诵等），安排2次彩排，优化流程衔接。

三、执行阶段操作指引

场地布置与设备调试

活动当天上午8:00前完成场地布置（舞台、签到区、用餐区、奖品区），物料组全程跟进；

技术组提前2小时调试音响、灯光、投影、麦克风等设备，准备备用设备（如无线麦克风、备用电池）。

人员签到与暖场

签到组8:30到位，采用电子签到（扫码）或纸质签到，发放伴手礼及流程表；

暖场环节播放公司年度回顾视频、轻松音乐，引导员工入座，营造氛围。

活动流程执行

严格按照流程表推进，总负责人*通过耳麦协调各组，把控时间节点（如领导致辞、节目表演、颁奖环节）；

各环节负责人提前30分钟确认准备就绪（如颁奖嘉宾到位、节目演员候场），保证衔接顺畅。

现场协调与应急处理

后勤组负责现场秩序引导、茶歇供应、突发情况处理（如人员不适、设备故障）；

制定应急预案：备用场地方案、医疗应急箱、临时节目调整流程，保证问题10分钟内响应。

摄影摄像与记录

宣传组安排专人全程摄影、摄像，重点捕捉领导致辞、颁奖瞬间、员工互动等场景，活动后24小时内筛选初步素材。

四、总结阶段操作指引

效果评估与数据整理

收集参会人员反馈（通过问卷星/纸质问卷），统计满意度评分及建议；

整理活动数据：参与人数、节目数量、奖品发放情况、预算执行率等，形成数据汇总表。

资料归档与成果输出

归档资料：活动方案、流程表、签到记录、照片/视频素材、预算决算表、反馈问卷等；

输出成果：制作活动回顾视频、撰写总结报告（含亮点、不足、改进建议），提交管理层审阅。

经验复盘与优化

召开筹备组复盘会，各组汇报执行情况，分析问题根源（如时间延误、沟通不畅）；

形成《年会筹备优化清单》，更新至公司活动管理规范，为次年活动提供参考。

五、核心模板清单

表1：年会筹备任务清单

任务名称

负责人

截止时间

状态（待启动/进行中/已完成）

备注

主题与目标确认

负责人*

T-60天

已完成

同步各部门意见

场地租赁签约

执行组*

T-30天

进行中

确认设备清单

节目征集与筛选

策划组*

T-15天

待启动

需跨部门节目征集

表2：年会预算明细表

项目

明细

单价（元）

数量

小计（元）

备注

场地租赁

宴会厅+设备使用

20,000

1

20,000

含基础音响设备

餐饮服务

午餐（自助餐）

150

200

30,000

按实际人数结算

物料制作

背景板+邀请函+流程表

5,000

1

5,000

公司VI标准

节目奖励

优秀节目奖（3组）

2,000

3

6,000

奖金+荣誉证书

总计

61,000

预批预算上限65,000

表3：年会执行流程表

时间节点

环节内容

负责人

配合部门

注意事项

13:00-13:30

嘉宾入场与签到

签到组*

行政部

引导扫码签到，发放礼品

13:30-13:40

开场表演（鼓舞）

策划组*

节目组

提前确认音乐与道具

13:40-14:00

总经理致辞

负责人*

总经办

提前审核演讲稿

14:00-15:00

年度表彰颁奖

执行组*

人力资源部

核对获奖名单，引导上台

表4：参会人员反馈表

姓名/部门

对活动满意度（1-5分）

建议/意见

备注

/销售部

4

增加互动游戏环节

希望明年继续

/技术部

5

流程顺畅，餐饮口味佳

无

表