企业文件档案管理标准流程.docVIP

企业文件档案管理标准流程工具模板

一、适用工作情境

本流程适用于企业内部各类文件档案的全生命周期管理，涵盖但不限于以下场景：

日常业务文件：如合同协议、项目方案、会议纪要、财务报表、人事档案等；

专项工作文件：如审计报告、资质认证、客户资料、研发成果、法律文书等；

行政管理文件：如公司制度、流程规范、红头文件、会议通知、培训记录等；

历史档案整理：对过往未规范归档的文件进行系统性梳理、分类与补录；

合规与审计需求：应对内外部审计、检查时的档案调取与追溯。

二、标准化操作步骤

（一）文件形成与收集

文件创建规范

业务文件由经办人*根据实际需求起草，保证内容真实、数据准确、逻辑清晰，标题需简明扼要（如“2024年Q1销售合同汇总表”）；

行政类文件由对应部门负责人审核内容合规性，经分管领导签字确认后印发；

电子文件需同步保存源文件（如Word、Excel）及PDF格式，纸质文件需使用公司统一模板，字迹清晰、无涂改。

文件收集范围

明确纳入档案管理的文件类型：正式发文、收文、合同、报表、会议记录、审批单、重要邮件往来（含附件）等；

每月25日前，各部门专员*负责收集本部门当月形成的应归档文件，核对文件完整性（如审批签字、附件齐全）。

（二）文件分类与编号

分类体系搭建

采用“一级分类+二级分类”结构，示例：

一级分类：业务类（YW）、行政类（XZ）、财务类（CW）、人事类（RS）、审计类（SJ）；

二级分类（以业务类为例）：合同（HT）、项目（XM）、客户（KH）、市场（SC）。

编号规则制定

格式：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号，示例：YW-HT-2024-001；

流水号按年度从“001”开始编制，跨年重新计数，由档案管理员*统一分配编号，避免重复。

（三）文件整理与立卷

纸质文件整理

按编号顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，使用牛皮纸档案袋封装，每袋限装同一编号文件；

档案袋封面标注：编号、题名、形成日期、页数、经办人*、归档日期，一式两份（一份袋内、一份袋外）。

电子文件整理

按分类建立文件夹层级（如“业务类-合同-2024”），电子文件名与编号一致，添加“不可更改”属性；

重要电子文件需刻录光盘或存储至加密服务器，刻录盘标注编号及内容摘要，一式两份（一份本地存储、一份异地备份）。

（四）文件归档与移交

归档时限

纸质文件：每月30日前完成整理，次月5日前移交至档案室；

电子文件：每周五下班前完成本周文件备份，每月最后一天汇总归档。

移交流程

部门专员填写《文件归档移交清单》（含编号、题名、密级、页数/份数、经办人等），与档案管理员逐项核对；

核对无误后，双方签字确认，清单一份由档案室留存，一份由移交部门备查；

涉密文件需单独封装，标注“密级”字样，通过密封袋移交，全程签字记录。

（五）文件保管与维护

存储环境要求

档案室配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），防火、防盗、防虫、防潮设施齐全；

电子档案服务器定期杀毒，每季度检查备份文件完整性，损坏文件及时恢复或重新备份。

保管期限划分

永久保存：公司章程、年度经营报告、重大合同、审计报告等；

长期保存（10-30年）：财务凭证、项目资料、人事档案、制度文件等；

短期保存（1-10年）：日常通知、会议纪要、临时报表等，到期后经鉴定可销毁。

（六）文件借阅与利用

借阅权限管理

普通文件：部门员工经部门负责人审批后，可填写《文件借阅申请表》；

涉密文件：需经分管领导*签字批准，借阅期限不超过3天，现场查阅不得带出档案室。

借阅流程

借阅人持审批后的申请表至档案室，档案管理员核对身份后调取文件，登记借阅时间、归还期限；

归还时档案管理员*检查文件完整性，无损坏后签字确认，逾期未还需催收并记录。

利用规范

借阅文件不得涂改、勾画、撕毁，不得擅自复制（涉密文件禁止复制），确需复制的需经部门负责人*批准；

外部单位借阅档案需持单位介绍信，经总经理审批，档案管理员全程陪同查阅。

（七）文件鉴定与销毁

鉴定组织

每年12月，由档案管理员牵头，联合法务部、行政部、财务部组成鉴定小组，对到期档案进行价值评估。

销毁流程

鉴定小组编制《档案销毁清册》，列出编号、题名、保管期限、销毁原因，经总经理*签字批准；

销毁时由鉴定小组2人以上监销，纸质文件采用粉碎或焚烧处理，电子文件进行彻底删除（低级格式化），监销人签字确认；

《档案销毁清册》永久保存，以备追溯。

三、配套工具表单

表1：文件分类表

一级分类

二级分类

编码规则

说明（示例）

业务类

合同

YW-HT-年份-流水号

年度销售合同、采购合同

业务类

项目

YW-XM-年份-流水号

在研项目立项书、验收报告

行政类

制度

XZ-ZD-年份-流水号

公司考勤制度、财务报销制度

财务类

凭证

CW-PZ-年份-月