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行业通用需求采购清单制作与审核指南

一、适用场景与价值定位

本指南适用于各类企业、事业单位及机关等组织的常规采购需求管理场景，包括但不限于：日常办公物资采购、项目专项物资采购、设备维护配件采购、服务类外包采购等。通过规范采购清单的制作与审核流程，可保证采购需求的合理性、预算的准确性及采购过程的合规性，有效降低采购风险，提升采购效率，保障资源合理配置。

二、采购清单全流程操作步骤

（一）需求提报：明确采购必要性

发起需求：需求部门（如行政部、项目部、生产部等）根据工作计划或实际需要，填写《采购需求申请表》，明确以下核心信息：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、预算总额；

采购原因（如办公消耗、项目实施、设备维修等）、到货时间要求、使用部门及联系人；

特殊要求（如品牌偏好、质量认证、环保标准等，需注明非强制项或强制项）。

部门初审：需求部门负责人（如*华经理）对需求的必要性进行审核，保证采购内容与部门职能、年度计划匹配，避免重复采购或过度采购。审核通过后，提交至采购部门。

（二）清单编制：规范信息要素

采购部门收到需求后，由采购专员（如*明）牵头编制《采购清单》，需包含以下完整信息（模板详见第三部分）：

基础信息：清单编号（按“年份-部门-序号”规则，如2024-行政-001）、提报日期、采购类别（物资/服务/工程）、预算来源（如年度预算、专项拨款）；

采购明细：逐项列明物品/服务名称、规格型号、单位、数量、单价（预估或市场询价）、预算金额、用途说明、供应商建议（如有，需注明推荐理由）；

附件清单：需随附的支撑材料（如技术参数说明书、3家以上供应商报价单、项目立项批复等），保证需求可追溯。

（三）初审与复核：交叉核验关键要素

采购部门初审：采购专员核对清单信息与《采购需求申请表》的一致性，重点检查：

数量、规格是否满足需求描述；

预算金额是否在部门预算范围内，是否存在超预算风险；

供应商资质是否符合要求（如需提供营业执照、相关资质证书）；

技术参数是否明确、无歧义，避免“类似”“优质”等模糊表述。

初审通过后，提交至财务部门复核。

财务部门复核：财务主管（如*磊）重点审核：

预算科目是否正确，资金是否落实；

单价、总价计算是否准确；

采购内容是否符合财务报销及资产管理规定（如固定资产需注明折旧年限）。

复核通过后，返回采购部门。

（四）分级审批：明确责任权限

根据采购金额及类别，按以下层级审批（组织可根据自身规模调整权限）：

小额采购（如≤5000元）：采购部门负责人（如*主任）审批，审批通过后可直接执行采购；

中额采购（如5000元-5万元）：分管领导（如*总）审批，需附《采购需求申请表》及财务复核意见；

大额采购（如＞5万元）：总经理/单位负责人审批，需附部门初审、财务复核、分管领导意见及供应商比选说明。

审批环节需在清单上签字确认，并注明审批日期及意见（如“同意采购，按流程执行”）。

（五）执行与归档：保证闭环管理

采购执行：采购部门根据审批后的清单实施采购，优先选择合格供应商库内的合作方，保留采购合同、订单、验收单等原始凭证；

验收确认：物品/服务到货后，由需求部门、采购部门、财务部门共同验收（服务类需提交验收报告），验收合格后在清单上签字确认；

资料归档：采购部门将审批通过的清单、需求申请、报价单、合同、验收单等资料整理成册，按年度分类存档，保存期限不少于3年，以备审计或查阅。

三、通用采购清单模板与填写说明

（一）模板表格

采购清单

编号：

日期：年月日

采购部门

采购类别

预算来源

预算总额（元）

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

1

2

…

合计

审批意见

需求部门负责人：

采购部门负责人：

签字：日期：

签字：日期：

验收确认

需求部门：

采购部门：

签字：日期：

签字：日期：

（二）填写说明

编号规则：示例“2024–X”，前4位为年份，中间2位为部门代码（如行政部“01”、项目部“02”），后3位为自然序号；

规格型号/技术参数：需具体明确，如“笔记本电脑：CPUi5-11400H、16GB内存、512GBSSD”，避免“高功能”“优质”等模糊词汇；

预算金额：预估单价需注明“含税/不含税”，预算总额=∑（单价×数量），保留两位小数；

供应商建议：如指定供应商，需说明理由（如“独家授权产品”“长期合作方，服务稳定”），非指定项可填写“公开招标/询价采购”；

附件名称：需填写支撑材料全称，如“2024年打印机报价单（3家）”“项目立项批复（文号：X）”。

四、关键风险点与规避建议

（一）需求描述不清晰

风险：规格参数模糊导致采购物品与实际需求不符，引发退货或二次采购。

规避：需求部门需提供详细技术参数或样品，采购专员与需求方确认无误后再编制清单；对复杂