员工请假与出差管理.docVIP

员工请假与出差管理工具模板

适用工作情境

本工具适用于企业日常运营中员工因个人需求或工作安排需要请假、出差时的规范化管理场景，包括但不限于：员工因病、因事需暂时离岗休整，或因公外出参与客户拜访、项目会议、培训学习等活动。通过统一管理流程，保证员工离岗/外出期间工作交接有序，考勤记录准确，同时保障企业运营的连续性。

操作流程指引

一、员工请假管理流程

提交申请

员工根据请假类型（如病假、事假、年假、婚假、产假等），提前通过企业OA系统或纸质《员工请假申请表》提交申请，注明请假起止时间、事由、工作交接人等信息。

若为突发性病假等紧急情况，需在请假后1个工作日内补交申请，并提供相关证明材料（如医院病历等）。

审批流转

请假审批权限根据请假时长及岗位层级划分：

1天内（含）：由直属审批人审批；

1-3天（含）：由部门负责人审批；

3天以上：由部门负责人及人力资源部联合审批。

审批人需在收到申请后1个工作日内完成审批，未按时审批视为同意。

工作交接

员工获准请假后，需与直属上级及工作交接人确认交接事项，明确离岗期间工作进度、待办事项处理方式及紧急联系人，保证工作不受影响。

记录与归档

人力资源部根据审批通过的申请表，更新员工考勤记录，并将申请表、证明材料等整理归档，保存期限不少于2年。

二、员工出差管理流程

出差申请

员工因公出差前，需填写《员工出差申请表》，注明出差事由、目的地、起止时间、行程安排（含交通、住宿方式）、预算费用及出差任务目标。

若为临时性紧急出差，可通过电话/即时通讯工具向直属审批人报备，并在出差后1个工作日内补交申请表。

审批确认

出差审批权限参照请假流程，同时结合出差地点、时长及费用预算调整：

市内出差：由直属审批人审批；

市外/跨省出差：由部门负责人及财务部联合审批（涉及大额预算时需总经理审批）。

审批通过后，员工需提前1个工作日将出差行程告知部门同事及行政部，以便协调工作。

出差准备与执行

员工凭审批通过的申请表，向行政部领取《出差任务单》，明确出差期间的工作要求及汇报节点。

出差期间需保持通讯畅通，每日通过企业群/邮件向直属上级汇报工作进展，重要事项需及时反馈。

费用报销与总结

出差结束后3个工作日内，员工整理出差期间的费用票据（如交通票、住宿票等），填写《费用报销单》，附出差申请表及任务单，按企业财务制度提交报销。

涉及重要项目或客户拜访的，需在报销时提交《出差总结报告》，说明出差成果、待跟进事项及改进建议。

常用表单模板

表1：员工请假申请表

基本信息

内容

申请人姓名

*

所属部门

*

岗位

*

请假类型

□事假□病假□年假□婚假□产假□其他______

请假时间

自______年______月______日______时至

至______年______月______日______时（共_天_小时）

请假事由

________________________________________

工作交接人

姓名：*职务：*

交接事项说明

________________________________________

附件材料

□无□医院证明□其他____________________

申请人签字

_______________日期：______年______月______日

审批意见

直属审批人

□同意□不同意（请注明理由：______________）签字：_________日期：______年______月______日

部门负责人

□同意□不同意（请注明理由：______________）签字：_________日期：______年______月______日

人力资源部

□已备案□备注：_________________________签字：_________日期：______年______月______日

表2：员工出差申请表

基本信息

内容

申请人姓名

*

所属部门

*

岗位

*

出差事由

________________________________________

出差地点

________________________________________

出差时间

自______年______月______日______时至

至______年______月______日______时（共____天）

行程安排

交通方式：□飞机□高铁□汽车□其他______住宿安排：□企业安排□自行预订（标准：____元/晚）

出差任务目标

1.________________________________________2.________________________________________

预算费用（元）

交通：______住宿：______