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灯具厂行政部会议记录管理办法

灯具厂行政部会议记录管理办法

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第一章总则

1.1制定目的

为了规范灯具厂行政部会议记录的管理，确保会议内容准确、完整、及时地记录和存档，提高会议效率，促进信息共享和决策执行，特制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于灯具厂所有行政部组织的会议，包括部门例会、专题会议、临时会议等。所有参与会议的人员均需遵守本办法的规定，确保会议记录的质量和规范性。

1.3基本概念说明

-会议记录：指在会议过程中，由专人负责记录会议的主要议题、讨论内容、决议事项、责任分工及后续跟进情况等内容的书面材料。

-会议纪要：指会议记录经过整理、审核后形成的正式文件，用于传达会议精神和指导工作落实。

-记录员：指负责会议记录的人员，通常由行政部指定专人担任。

1.4实施要求

所有会议均需进行记录，记录内容应真实、客观、完整，不得遗漏重要信息。会议记录员需在会议结束后及时整理会议纪要，并按规定存档。

1.5实际应用举例

-例1：部门每周例会，由行政部指定一名记录员全程记录会议内容，会后整理成会议纪要，并在一周内分发给参会人员。

-例2：公司年度采购会议，行政部安排专人记录供应商报价、谈判要点及最终决议，形成会议纪要后报管理层审批。

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第二章会议记录的内容要求

2.1记录范围

会议记录应包括以下内容：

-会议名称、时间、地点、主持人、参会人员名单；

-会议主要议题及讨论过程；

-形成的决议事项及责任分工；

-后续工作安排及完成时限；

-其他需要记录的重要事项。

2.2记录要点

记录员需重点记录以下内容：

-关键发言者的观点及建议；

-会议中的突发情况及应对措施；

-决议事项的投票结果或共识情况。

2.3记录格式

会议记录应采用清晰的书写或电子文档形式，确保字迹工整或排版规范。记录内容应按时间顺序排列，便于查阅。

2.4实际应用举例

-例1：在部门例会上，记录员记录到“关于仓库管理优化，张经理提出需增加两名临时工，李主管表示同意，后续由人事部负责招聘。”

-例2：在采购会议上，记录员记录到“供应商A报价8500元，供应商B报价8200元，最终决定采购B，由采购部在下周完成合同签订。”

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第三章会议记录的整理与审核

3.1整理时间

会议结束后，记录员应在24小时内完成会议记录的初步整理，形成会议纪要初稿。

3.2审核流程

会议纪要初稿完成后，需由主持人或指定负责人进行审核，确保记录内容的准确性、完整性。如有遗漏或错误，记录员需及时补充或修正。

3.3签发与分发

审核无误的会议纪要，由主持人或部门负责人签发后，及时分发给参会人员及相关部门。

3.4实际应用举例

-例1：部门例会记录员整理完纪要后，将初稿提交给部门主管审核，主管修改后签发，并打印分发给每位参会人员。

-例2：年度采购会议纪要经公司管理层审核后，由行政部打印并分发给采购部、财务部及相关供应商。

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第四章会议记录的存档与保管

4.1存档方式

会议纪要应采用纸质或电子形式存档，确保存档安全、便于查阅。纸质文件需存放在指定档案柜中，电子文件需保存在公司服务器或云存储中。

4.2存档期限

会议纪要的存档期限为至少三年，重要会议纪要（如年度会议、重大决策会议）需永久保存。

4.3保管责任

行政部指定专人负责会议纪要的保管工作，确保存档文件不被篡改或丢失。

4.4实际应用举例

-例1：部门例会纪要纸质版存放在行政部档案柜中，电子版保存在公司共享文件夹内，并设置访问权限。

-例2：公司年度会议纪要由行政部专人保管，并复印一份交存公司档案室。

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第五章操作流程说明

5.1会议记录的准备工作

在会议开始前，记录员需确认会议时间、地点、参会人员，并准备好记录工具（如笔记本、笔或电子设备）。

5.2会议记录的执行

会议过程中，记录员应集中注意力，准确记录发言要点及决议事项。如有不清楚的地方，可适时向发言人确认。

5.3会议纪要的整理与签发

会议结束后，记录员按“会议记录的内容要求”整理纪要，提交审核后签发，并按“会议记录的整理与审核”规定分发。

5.4实际应用举例

-例1：部门例会前，记录员提前检查会议室设备，并准备好笔记本和笔，确保记录工具齐全。

-例2：采购会议记录员在会议中遇到分歧时，记录员可口头询问发言人：“关于价格问题，您是倾向于8500元还是8200元？”

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第六章监督检查

6.1监督责任

行政部负责人负责监督会议记录管理办法的执行情况，确保所有会议均按要求进