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会议策划与执行记录模板

一、适用范围与目标

二、详细操作流程

（一）会议筹备阶段

明确会议核心要素

确定会议主题：需清晰聚焦核心议题（如“Q3产品上线进度协调会”）。

设定会议目标：预期达成的具体成果（如“明确各模块开发截止日期，解决跨部门资源冲突”）。

确定会议类型：决策型、沟通型、汇报型或brainstorm型，匹配对应流程与参与人员。

拟定参会人员与分工

根据会议目标列出必要参会者（决策层、执行层、相关支持部门等），避免无关人员参会。

明确角色分工：主持人（把控流程）、记录人（实时记录要点）、物料负责人（准备资料/设备）、后勤负责人（场地/茶歇）。

制定会议议程

按逻辑顺序安排议题（如“背景介绍→现状汇报→问题讨论→方案决策→任务分配”），明确每个议题的负责人、预计时长。

提前3-5天将议程及会前资料（如项目背景、数据报告）发送给参会者，预留准备时间。

准备会议物料与场地

物料清单：会议资料（纸质版/电子版）、签到表、投影设备、麦克风、白板、马克笔、计时器等。

场地确认：提前1天测试设备（投影、音响、网络），保证座位安排、茶歇供应（如需）符合会议需求。

（二）会议现场执行阶段

会前签到与暖场

参会人员签到时，记录姓名、部门、联系方式，同步发放会议资料。

主持人提前5分钟到场，播放暖场音乐或展示会议主题PPT，引导参会者就座。

开场与议程确认

主持人开场：明确会议目标、议程及时长要求，提醒注意事项（如“请将手机调至静音，发言前举手”）。

确认参会人员到齐情况，如有缺席者，简要说明其已授权的代会人员（如需）。

按议程推进会议

各议题负责人按计划汇报，记录人实时记录核心观点、争议问题及初步结论。

主持人把控时间，对偏离议题的发言及时引导，鼓励全员参与（尤其是一线执行人员）。

需决策时，组织讨论并明确表决方式（如“举手表决”“共识决策”），记录最终决议及反对意见（如需）。

突发情况处理

设备故障：立即联系后勤负责人启用备用设备或调整流程（如“暂时转为纸质材料讨论”）。

争议较大：暂缓表决，安排会后小范围沟通，避免会议陷入僵局。

（三）会议后跟进阶段

整理会议纪要

会后24小时内，记录人根据现场记录整理纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程要点、决议事项、待办任务（明确任务内容、负责人、截止时间）。

纪需经主持人审核无误后，于48小时内发送给所有参会者及相关方。

任务跟踪与反馈

建立任务跟踪表，每周更新任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人，同步至项目管理系统（如需）。

重要节点完成后，要求负责人提交成果物（如“需求文档初稿”“测试报告”），保证任务闭环。

会议复盘与归档

会议结束后3个工作日内，组织核心参会者召开复盘会，总结会议亮点（如“议程紧凑，决策高效”）、不足（如“某议题准备不充分，导致讨论超时”）及改进措施。

将会议纪要、任务跟踪表、复盘记录等资料统一归档（电子档+纸质档），保存期限不少于1年。

三、核心记录模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（如：公司3楼第一会议室/线上会议）

主持人

记录人

参会人员

（列出姓名、部门、职位，如：总（总经理）、经理（市场部）、*专员（产品部））

缺席人员及原因

（如：主管（研发部）因出差请假，已授权代参会）

会议目标

会议议程概要

1.2.3.

（二）参会人员签到表

序号

部门

姓名

职位

联系方式

签到时间

备注（如代签）

1

总经办

*总

总经理

08:50

2

市场部

*经理

市场经理

08:55

3

产品部

*专员

产品专员

09:00

代*主管签到

（三）会议议程与记录表

议程项

负责人

预计时长

实际时长

内容要点

决议事项/结论

议题1：项目进度汇报

*经理

30分钟

35分钟

1.开发模块已完成80%2.测试环节发觉3个bug，需研发部支持修复

决议：研发部*主管于本周五前提交bug修复方案，同步测试部验证。

议题2：资源协调讨论

*总

20分钟

15分钟

市场部提出需增加2名推广人员支持上线活动，当前人力不足

结论：人力资源部*经理下周一前反馈可调配人员名单，若内部无法满足，启动外部招聘。

议题3：下一步行动计划

*专员

10分钟

10分钟

汇总各部门任务节点，明确交付标准

决议：产品部*专员于周三前输出《任务清单及验收标准》，发全员确认。

（四）任务分配与跟踪表

任务编号

任务内容

负责人

截止时间

完成状态（未开始/进行中/已完成/延期）

备注

T001

提交bug修复方案

*主管

2023-10-20

进行中

需同步测试部

T002

反馈可调配人员名单

*经理

2023-10-23

未开始

T003

输出《任务清单及验收标准》

*专员

2023-10-18