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企业文档编号与分类管理规范
一、适用范围与管理目标
本规范适用于企业内部各类正式文档（包括但不限于制度文件、合同协议、工作报告、会议纪要、技术资料等）的编号编制与分类管理，旨在通过统一规则实现文档的标准化标识、系统性归档与高效化检索，保证文档流转的可追溯性，提升企业知识管理效率与信息安全性。管理目标包括：建立全企业统一的文档分类体系，实现文档编号的唯一性与规范性，明确各部门在文档管理中的职责分工，保障文档从创建到归档全流程的有序管理。
二、规范执行步骤
（一）明确管理责任主体
企业层面：由行政部（或指定综合管理部门）牵头负责本规范的制定、修订与监督执行，协调跨部门文档管理问题，定期组织规范培训与审计。
部门层面：各部门需指定1名文档管理员（如某某），负责本部门文档的分类初审、编号申请、日常维护与定期归档，保证部门内文档符合规范要求。
个人层面：企业全体员工在创建文档时需主动遵守本规范，按要求填写编号申请表，配合文档管理员完成分类与归档工作。
（二）制定文档分类规则
一级分类：按企业核心职能划分，包括“综合管理”“人力资源”“财务审计”“市场营销”“技术研发”“生产运营”“法务合规”等，一级分类代码采用2位大写字母（如“ZL”代表“综合管理”，“HR”代表“人力资源”）。
二级分类：在一级分类基础上，按文档具体类型或业务场景细分，如“综合管理”下可设“制度文件”“会议纪要”“档案管理”等，二级分类代码采用2位数字（如“01”代表“制度文件”，“02”代表“会议纪要”）。
特殊标识：涉密文档需在分类后增加密级标识（如“机密”“秘密”“内部”），用“-”连接分类代码与密级（如“ZL-01-机密”）。
（三）设计文档编号规则
文档编号由“部门代码-一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”组成，格式为：—-，各部分说明
部门代码：2位大写字母，与企业一级分类代码一致（如行政部为“ZL”，技术部为“JS”）。
一级分类代码：2位大写字母，对应一级分类（如“ZL”代表综合管理）。
二级分类代码：2位数字，对应二级分类（如“01”代表制度文件）。
年份：4位数字，文档生效或发布年份（如“2024”）。
流水号：4位数字，按当年该分类下文档创建顺序从“0001”开始递增，每年1月1日重置。
示例：行政部2024年第3份制度文件，编号为“ZL-ZL-01-2024-0003”。
（四）实施编号与分类流程
文档创建：员工创建需纳入管理的文档时，填写《文档编号申请表》（见模板一），注明文档名称、类型、密级、创建人、预计生效日期等信息，提交至部门文档管理员。
分类初审：部门文档管理员对照《文档分类清单》（见模板二）对文档进行分类审核，保证分类准确，必要时可咨询行政部或相关专业部门。
编号分配：审核通过后，文档管理员根据编号规则唯一编号，在《文档编号申请表》上登记并反馈给创建人；若编号冲突（如重复），需及时上报行政部协调处理。
编号标注：创建人在文档首页右上角或文件名中标注编号（如“[ZL-ZL-01-2024-0003]制度”），文档电子版需将编号作为文件名前缀（如“ZL-ZL-01-2024-0003_制度.docx”）。
（五）动态维护与更新
规则修订：当企业组织架构或业务发生重大调整时，由行政部牵头修订分类与编号规则，修订后需通过企业内部系统发布并组织培训。
定期梳理：各部门文档管理员每季度对本部门文档进行一次分类与编号梳理，保证新增文档及时纳入管理，作废文档按规定标注并归档至“作废文档”专用目录。
审计监督：行政部每半年组织一次文档管理审计，检查各部门分类准确性与编号规范性，对发觉的问题提出整改要求并跟踪落实。
三、配套工具模板
模板一：文档编号申请表
申请部门
文档名称
文档类型（二级分类）
密级
创建人
创建日期
预计生效日期
申请编号
审核人
审核日期
备注
填写说明：
“文档类型”需参照《文档分类清单》填写二级分类名称及代码（如“制度文件-01”）；
“密级”默认为“内部”，涉密文档需标注“秘密”或“机密”；
“申请编号”由部门文档管理员填写，审核通过后生效。
模板二：文档分类清单
一级分类（代码）
二级分类（代码）
分类说明
示例文档
综合管理（ZL）
制度文件（01）
企业层面及部门内部管理制度、办法
《公司办公管理制度》《部门岗位职责说明书》
会议纪要（02）
各类会议（董事会、总经理办公会、部门例会等）记录
《2024年第一次总经理办公会会议纪要》
人力资源（HR）
招聘管理（01）
招聘计划、面试记录、录用通知等
《2024年度校园招聘计划》《员工录用审批表》
培训发展（02）
培训方案、培训记录、考核结果等
《新员工入职培训方案》《2024年专业技能培训考核表》
技术研发（JS）
技术文档（01）
项目方案、设计图纸、技术
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