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采购订单审批流程模板

一、适用业务场景

二、详细操作步骤

步骤1：采购申请发起

操作主体：采购申请人（一般为需求部门经办人）

操作内容：

填写《采购订单审批单》（见模板表格），明确采购需求明细（物料名称、规格、数量、预估单价及金额）、采购理由、预算科目、供应商信息（至少提供3家比价供应商的报价单，或单一来源采购的说明材料）。

附上相关支撑材料：如部门需求审批单、技术规格说明书、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）、历史采购价格对比表（如有）。

提交至需求部门负责人进行初步审核。

关键点：保证采购需求与实际业务匹配，预估金额不超过部门预算，供应商信息真实有效。

步骤2：需求部门审核

操作主体：需求部门负责人

操作内容：

审核采购需求的必要性：确认物料/服务是否为部门业务开展所必需，避免重复采购或过度采购。

审核需求规格的准确性：核对技术参数、数量是否符合部门使用标准。

审核预算匹配度：确认采购金额在部门年度预算范围内，超预算需附上预算调整说明。

审核通过后，在审批单“需求部门意见”栏签字确认，并提交至采购部门。

关键点：需求部门对采购需求的真实性、合理性负首要责任。

步骤3：采购部门审核

操作主体：采购部门负责人/采购专员

操作内容：

审核采购流程合规性：检查是否完成比价程序（小额采购可简化为询价，大额/关键物料需招标或竞争性谈判），供应商选择是否符合企业采购管理制度。

审核供应商资质：核对供应商营业执照、经营范围、履约能力（如业绩证明、质量认证等），排除不合格供应商。

审核价格合理性：对比历史采购价格、市场均价，保证采购价格公允，无异常波动。

审核通过后，在审批单“采购部门意见”栏签字确认，并根据采购金额分级提交至财务部门或管理层审批。

关键点：采购部门需保证供应商选择与价格形成过程合规，防范采购风险。

步骤4：财务部门审核（仅限大额/特殊采购）

操作主体：财务部门负责人/成本会计

触发条件：采购金额超过预设阈值（如单笔≥5万元，或年度累计采购金额超部门预算20%）。

操作内容：

审核预算执行情况：确认采购支出符合年度预算安排，超预算部分需检查是否履行预算调整审批流程。

审核付款方式与资金计划：核对付款条款（如预付款比例、账期）是否符合企业财务制度，评估资金占用风险。

审核成本效益：对高价值采购，分析投入产出比，保证资金使用效率。

审核通过后，在审批单“财务部门意见”栏签字确认，提交至对应管理层审批。

关键点：财务部门需从资金安全与预算管控角度把关，避免超预算或违规支付。

步骤5：管理层审批

操作主体：根据采购金额分级确定（如：5万-20万元由分管副总审批，20万元以上由总经理审批，重大采购如≥50万元需提交总经理办公会集体审批）。

操作内容：

审核采购事项的战略匹配度：确认采购是否支持企业年度目标或重点项目推进。

审核综合风险：结合市场环境、供应商稳定性、政策合规性等因素，评估采购风险。

审批通过后，在审批单“管理层审批意见”栏签字确认，反馈至采购部门。

关键点：管理层需对重大采购决策负责，保证符合企业整体利益。

步骤6：订单与归档

操作主体：采购专员

操作内容：

收到最终审批通过的审批单后，1个工作日内通过ERP系统或采购管理平台正式采购订单，明确订单编号、供应商信息、物料明细、交货日期、付款条款等，并加盖采购专用章。

将采购订单同步发送至供应商及需求部门，确认订单信息无误。

整理审批单、报价单、合同（如有）、供应商资质等材料，按采购订单编号归档保存（电子版与纸质版同步归档，保存期限≥3年）。

关键点：订单信息需与审批单完全一致，保证可追溯性；归档材料需完整、清晰，便于后续审计或查询。

三、采购订单审批单模板

采购订单基本信息

订单编号

（系统自动，格式：CGDD-YYYYMMDD-X）

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购类型

□物资采购□服务采购□工程采购□其他（请注明）

预算科目

预算金额

元

采购明细

序号

物料/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估金额（元）

供应商名称

供应商联系人

联系方式

交货地点

交货日期

1

2

3

合计金额

元

审批流程

部门/岗位

审批人

审批意见

签字

日期

需求部门审核

年月日

采购部门审核

年月日

财务部门审核（如需）

年月日

管理层审批

年月日

备注说明|1.采购理由：（如：替换老化设备、补充办公耗材等）2.比价说明：（如：3家供应商报价最低、单一来源采购原因等）3.其他特殊要求：|

四、使用关键提示

审批时限管理：

需求部门审核：收到申请后1个工作日内完成；

采购部门审核：收到材料后2个工作日内完成（复杂采购可延长至3个工作日）；

财务/管理层审批：收到材料后1-3个工作日内完成（紧急采购可启动“加