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质量管理体系审核自查表及整改措施模板

一、适用场景与价值

二、详细操作流程

（一）准备阶段

明确审核范围与依据

确定本次自查覆盖的部门（如生产部、质检部、采购部等）、过程（如设计开发、生产制造、检验试验等）及标准条款（如ISO9001:2015标准条款、企业内部体系文件）。

收集审核依据，包括质量手册、程序文件、作业指导书、法律法规、客户要求等，保证文件版本最新有效。

组建自查小组

指定经验丰富的质量管理人员（如质量经理）担任自查组长，成员包括各相关业务部门代表（如生产主管、技术工程师等），保证具备专业能力和独立性。

明确小组成员职责：组长统筹协调，成员负责本部门/过程的自查实施、问题记录及整改配合。

编制自查计划

内容包括：自查目的、范围、时间安排（如“2024年X月X日-X月X日”）、人员分工、检查方法（文件查阅、现场观察、员工访谈等）及输出要求（自查报告、整改措施表）。

计划经管理者代表（管理者代表）审批后，提前3个工作日通知各部门准备。

（二）自查实施阶段

文件与记录审查

按标准条款及体系文件要求，抽查相关记录（如管理评审记录、内部审核报告、不合格品处理记录、培训记录等），核查其完整性、真实性和符合性。

示例：核对“生产过程监控记录”是否按《过程控制程序》要求填写，关键参数记录是否完整，操作人员签字是否规范。

现场过程检查

到生产/作业现场观察实际操作是否与文件规定一致，重点检查关键过程、特殊过程的控制情况（如设备状态、工艺参数执行、人员操作规范、标识标牌等）。

示例：查看“焊接作业”是否持有有效上岗证书，焊接参数是否符合作业指导书要求，焊缝质量是否经检验合格。

人员访谈与沟通

随机抽取不同岗位员工（如操作工、检验员、班组长）访谈，知晓其对质量方针、目标、岗位职责及应急处理程序的掌握情况。

示例：询问“质检员”发觉不合格品时的处理流程，核查其描述是否与《不合格品控制程序》一致。

问题记录与确认

对自查中发觉的不符合项，立即填写《质量管理体系自查表》（见模板1），描述需清晰明确，包含：不符合条款、不符合事实描述、证据（如记录编号、现场照片、访谈对象等）。

与责任部门负责人沟通确认，保证问题事实准确无误，避免争议。

（三）问题汇总与分析

分类整理不符合项

将自查发觉的问题按性质分类（如文件类、执行类、记录类、资源类等），按严重程度分级（一般不符合、严重不符合）。

严重不符合示例：关键过程未按规定控制，导致批量不合格；质量目标未达成且无有效改进措施。

根本原因分析

对不符合项采用鱼骨图、5Why分析法等工具，从人、机、料、法、环、测等方面分析根本原因，而非停留在表面现象。

示例：“产品检验漏检”的根本原因可能是：检验员培训不足、检验标准不明确、检测设备未定期校准等。

（四）整改措施制定与审批

制定纠正与预防措施

针对每个不符合项，由责任部门制定整改措施，明确：

纠正措施：立即消除不符合的临时行动（如返工不合格品、修订错误文件）。

预防措施：防止问题再发生的长期行动（如优化流程、增加监控频次、加强培训）。

措施需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关、有时限）。

措施审批与发布

整改措施经自查小组审核、管理者代表（管理者代表）批准后，发布至各责任部门。

（五）整改实施与跟踪验证

责任部门整改

责任部门按整改措施要求，在规定期限内完成整改，并保留整改证据（如修订后的文件、培训记录、整改照片等）。

自查小组验证

整改期限届满后，自查小组对整改效果进行现场验证，确认：

不符合项是否已消除；

纠正措施是否有效执行；

预防措施是否能降低问题再发风险。

验证不合格的，退回责任部门重新整改。

整改闭环管理

验证通过的，在《整改措施跟踪表》（见模板2）中记录验证结果；问题关闭后，整理所有自查及整改记录，形成闭环。

（六）总结与改进

编制自查报告

内容包括：自查概况（范围、时间、人员）、自查结果（符合项、不符合项统计）、问题分析、整改情况、体系运行评价及改进建议。

报告提交最高管理者（总经理）审阅，作为管理评审输入。

持续改进

对自查中发觉的系统性问题或重复发生的问题，纳入体系改进计划，通过PDCA循环优化流程，提升质量管理水平。

三、模板表格示例

模板1：质量管理体系自查表

序号

审核条款

自查内容（标准/文件要求）

自查方法

自查结果

不符合事实描述（证据）

责任部门/人

整改期限

1

ISO9001:20188.5.1

生产过程应按策划的安排进行，并保持符合性

现场观察+记录查阅

不符合

3号生产线“装配工序”未按《作业指导书》要求使用扭矩扳手（现场照片编号01），记录中未填写扭矩值。

生产部/*班长

2024-05-10

2

公司《文件管理程序》4.3

文件变更需经审批后更新，发放版本受控

文件查阅

不符合