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商务合同审查及归档管理模板

一、适用业务场景

采购与供应链：原材料采购、设备采购、物流服务合同等；

业务合作：销售代理、渠道合作、联合开发协议等；

服务外包：IT技术服务、市场推广、咨询服务合同等；

其他：租赁、借款、保密协议等需通过法律及业务审核的商务文件。

通过标准化流程，可保证合同条款合规、权责清晰，同时实现合同全生命周期可追溯，降低企业法律风险及管理成本。

二、操作流程详解

（一）合同接收与初步登记

接收与登记

业务部门或法务部门收到合同文本（含电子版及纸质版）后，第一时间填写《合同基本信息登记表》（见表1），录入合同编号、合同名称、签约主体、合同金额、主要标的、接收日期等基础信息。

合同编号规则建议：年份（4位）+部门代码（2位，如“采购部-CG”）+序号（3位，如“001”），示例：“2024-CG-001”。

材料完整性核验

检查合同文本是否包含核心要素：双方主体信息、合同标的、数量/质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方法、签署页等。

如附件（如技术协议、报价单）是否齐全，附件内容是否与主合同一致。

（二）多维度专业审查

根据合同类型及复杂程度，组织相关部门进行分级审查，保证条款合法、合规、合理。

1.业务部门初审（必审）

审查重点：

合同内容是否符合业务需求，标的、数量、质量标准是否与业务目标一致；

履行期限、交付方式是否可操作，是否存在影响业务进度的条款；

对方主体资质（如营业执照、行业许可证）是否在有效期内，过往合作履约记录是否良好。

输出：业务部门负责人在《合同审查意见汇总表》（见表2）中签署“同意”或“修改意见”，并说明理由。

2.法务部门复审（必审）

审查重点：

主体合法性：签约方是否为法人或其他组织，授权代表是否持有有效授权委托书；

条款合规性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求，是否存在无效或可撤销条款；

权责对等性：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否有利于企业；

语言表述：是否存在歧义、模糊表述，避免“尽量”“可能”等不确定性措辞。

输出：法务专员在《合同审查意见汇总表》中签署法律审查意见，对风险条款标注“高风险”“中风险”“低风险”，并提出修改建议。

3.财务部门会审（涉及金额支付时必审）

审查重点：

价款/报酬计算是否准确，支付方式（现金/银行转账）、节点（预付款/进度款/尾款）是否符合财务管理制度；

涉及税费、发票开具（如“税率”“开票类型”）等条款是否明确，是否符合财税法规；

对方收款账户信息是否与合同主体一致，避免因账户错误导致支付风险。

输出：财务负责人在《合同审查意见汇总表》中签署财务意见，重点关注资金安全及税务合规。

4.其他部门专项审查（如需）

技术类合同：技术部门需审查技术标准、验收流程、知识产权归属等条款；

人力资源类合同：人力资源部需审查用工性质、薪酬福利、保密义务等合规性。

（三）意见汇总与修订确认

意见汇总：法务部门收集各部门审查意见，整理形成《合同审查意见汇总表》，明确修改责任部门（如业务部门负责业务条款调整，法务部门负责法律条款修订）。

修订与反馈：

责任部门根据审查意见修订合同文本，修订处需标注（如“红色下划线”或“修订说明”）；

修订后合同需再次反馈至法务部门及相关部门确认，直至所有风险点闭环。

（四）审批与签署

分级审批：

根据合同金额及重要性，设置审批权限（示例：

金额≤5万元：业务部门负责人+法务专员审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总+法务负责人审批；

金额＞50万元：总经理+董事会（如需）审批）。

审批人在《合同审查意见汇总表》“审批意见”栏签署“同意签署”“退回重审”或“补充材料”意见。

规范签署：

审批通过后，由授权代表（需持有《授权委托书》）在合同签署页签字并加盖公司公章（或合同专用章）；

纸质合同签署一式至少两份（甲乙双方各执一份，如需备案可增加份数），电子合同需通过合法电子签章平台签署并存证。

（五）归档与保管

归档资料清单：

合同正本及附件（含修订版、审批流程记录）；

对方主体资质文件复印件（营业执照、授权委托书等）；

《合同审查意见汇总表》《合同归档记录表》（见表3）；

合同履行过程中的补充协议、验收单、付款凭证等关联材料。

归档操作：

法务部门或档案管理员在合同签署后10个工作日内，将上述资料整理归档，填写《合同归档记录表》，标注“归档编号”“存放位置”（如“档案柜-2024-CG-001”）；

纸质档案存入专用档案柜，防潮防火；电子档案加密存储至公司服务器或云端，定期备份（建议每月1次）；

归档后，档案管理员在《合同基本信息登记表》中标注“已归档”及归档日期。

三、配套工具表单

表1合同基本信息登记表

合同编号

合同名称