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公司预付款管理及授信操作规程

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司预付款项的管理，加强资金风险控制，提高资金使用效率，保障公司资产安全，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本规程。本规程旨在明确预付款及供应商授信的申请、审批、支付、跟踪及回收等环节的操作标准和责任，确保公司资金的合理与安全使用。

第二条定义

本规程所称预付款，是指公司在采购商品、接受服务或开展其他经营活动时，按照合同约定或商业惯例，在获得商品、服务前预先支付给供应商的款项。

供应商授信，是指公司基于对供应商的综合评估，授予其一定期限内、一定金额的预付款额度，允许其在该额度内按约定条件接受公司预付款的一种商业信用安排。

第三条适用范围

本规程适用于公司及所属各部门、子公司（以下统称“公司”）所有对外预付款项的管理及对供应商的授信业务。特殊业务如工程项目预付款等，若有专项管理办法，可从其规定，但原则上应符合本规程的基本要求。

第四条基本原则

（一）审慎性原则：预付款项的支付应以真实、合法的交易为基础，充分评估供应商履约能力和信用风险，从严控制预付款比例和金额。

（二）授权审批原则：预付款的申请、支付及供应商授信的授予，必须严格履行规定的授权审批程序，未经批准不得擅自操作。

（三）合同约束原则：预付款的支付必须以有效合同为依据，明确约定预付款的金额、支付条件、履约期限、违约责任等关键条款。

（四）跟踪管理原则：建立预付款支付后的跟踪机制，及时了解合同履行情况，确保预付款对应的货物、服务按时足额交付，或相关权益得到保障。

（五）动态调整原则：对供应商的授信额度和信用期限，应根据其履约情况、财务状况及市场变化进行动态评估和调整。

第二章供应商授信管理

第五条授信评估与准入

（一）公司采购部门（或相关业务部门，下同）负责牵头对拟建立长期合作关系并可能发生大额或经常性预付款业务的供应商进行授信评估。

（二）评估内容应包括但不限于：供应商的法人资格、经营状况、财务实力、商业信誉、履约历史、行业地位、产品质量或服务能力等。必要时，可要求供应商提供经审计的财务报告、银行资信证明等材料。

（三）对于首次合作或合作历史较短的供应商，原则上不授予授信额度，确需支付预付款的，应从严审批并控制金额比例。

（四）采购部门会同财务部门根据评估结果，提出供应商授信建议方案（包括建议授信额度、信用期限等），按审批权限逐级报批。

第六条授信额度与期限

（一）授信额度是指公司允许特定供应商在一定时期内累计占用的最高预付款金额。

（二）信用期限是指授予供应商的预付款项对应的合同义务履行完毕的最长期限。

（三）授信额度和期限的确定应综合考虑供应商的实际需求、公司的资金状况、合作重要性及风险承受能力等因素。

（四）授信有效期一般不超过一年。有效期届满前，采购部门应会同财务部门对供应商的履约情况和信用状况进行重新评估，确定是否续授、调整或终止授信。

第七条授信审批与管理

（一）供应商授信方案需经采购部门负责人审核、财务部门负责人复核后，报公司分管领导或总经理办公会（董事会）审批。具体审批权限根据公司《资金审批管理办法》执行。

（二）经批准的供应商授信信息，由采购部门负责录入供应商管理系统，并及时通知财务部门。财务部门据此作为预付款支付的参考依据之一。

（三）建立供应商授信台账，由采购部门和财务部门分别登记管理，定期核对，确保信息一致。台账内容应包括供应商名称、授信额度、已用额度、剩余额度、信用期限、授信有效期等。

（四）在授信有效期内，若供应商出现重大经营问题、财务状况恶化、严重违约或其他可能影响其履约能力的情况，采购部门应立即报告，并会同财务部门提出暂停、调减或终止授信的建议，按原审批程序报批后执行。

第三章预付款的申请与审批

第八条预付款申请条件

（一）申请支付预付款，必须具备以下基本条件：

1.已与供应商签订合法有效的书面合同，合同中明确约定了预付款条款；

2.供应商已按合同约定提供了相应的履约担保（如预付款保函、保证金等，视情况而定）；

3.符合公司对该供应商的授信规定（如有）；

4.确因业务需要，且无其他更优支付方式选择。

第九条预付款申请材料

申请预付款时，业务部门（通常为采购部门或具体需求部门）应提交以下材料：

（一）《预付款支付申请表》（注明申请部门、供应商名称、合同编号、预付款金额、支付事由、预计到货/服务完成时间等）；

（二）与供应商签订的有效合同原件或复印件；

（三）供应商开具的等额预付款发票（特殊情况下可在支付后约定时限内提供）；

（四）其他必要的支持文件，如经审批的供应商授信文件（如有）、履约担保文件等。

第十条预付款审批程序

（一）业务部门经办人填写《预付款支付申请表》，附上相关材料，经部门负责人审核签字；

（二）财务部门负责