会议纪要撰写与保存的模板范例.docVIP

适用会议类型与场景

会议纪要撰写全流程操作指南

一、会前准备：奠定纪要基础

明确会议目标与议程

提前获取会议通知或议程，清晰知晓会议核心议题（如“Q3营销方案评审”“新产品研发进度同步”）、预期成果（需达成决议/需确认事项/需输出方案）及各环节时长分配。

若议程未明确，主动与主持人沟通确认，避免纪要偏离核心方向。

梳理参会人员信息

确认主持人、记录人（通常为会议指定或轮值人员）、核心参会人员（含决策层、执行层、关联部门代表），提前记录姓名、职务（如“市场部经理”“研发组负责人”），避免会中临时查询影响记录效率。

准备记录工具与框架

根据会议复杂度选择记录方式：简单会议可采用Word/Excel模板实时填写；复杂会议建议先手写关键要点，会后整理转电子版；重要决策类会议可辅以录音（需提前征得主持人同意）。

预先在模板中填写会议基础信息（名称、时间、地点等），预留“议题讨论”“决议事项”“待办任务”等模块空白，方便会中快速填充。

二、会中记录：精准抓取关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

以“议题-讨论-结论”为主线记录：每个议题需明确讨论焦点（如“预算超支原因分析”）、各方主要观点（简短概括，避免冗长发言原文，如“财务部认为需优化采购流程，运营部建议分阶段投入”）、最终结论或分歧点。

重点标注“决议事项”（需明确执行结果的结论，如“同意调整Q3营销预算，重点投放社交媒体渠道”）、“待办任务”（需明确行动项，区别于讨论内容）。

规范记录要素，保证可追溯性

人物发言：记录关键观点时，需标注发言人职务+姓名（如“项目经理*：需在8月15日前完成原型设计”），避免仅记录“某同事认为”。

数据与事实：准确记录数据（如“当前项目延期15天”“预算需削减10%”）、时间节点（如“9月1日上线测试”）、责任主体（部门/个人），模糊表述（如“尽快”“大概”）需当场确认具体含义。

动态过程：若会议中出现临时议题、表决结果（如“3人同意，1人反对，1人弃权”）或需补充材料（如“会后3日内提供竞品分析报告”），需单独记录。

实时梳理，避免遗漏

每讨论完一个议题，快速用“?”标注已完成部分，对存疑或未明确的内容（如“技术可行性需进一步验证”）及时向主持人确认，保证纪要无信息盲区。

三、会后整理：完善与规范输出

24小时内完成初稿撰写

基于会中记录，按模板结构梳理内容：先补充基础信息（如实际参会人员、缺席人员及原因），再按议程顺序整理“议题讨论-决议-待办”，最后添加“附件清单”（如会议PPT、调研报告等）。

语言需简洁客观：避免口语化表达（如“我觉得”“可能”），统一使用书面语；对复杂讨论进行提炼，保留核心逻辑，删除无关细节。

核对与确认关键信息

与主持人核对决议事项、待办任务的准确性（尤其是负责人、时间节点），保证无歧义；对存疑数据（如预算金额、进度天数）与相关负责人二次确认，避免误差。

若会议涉及敏感信息（如未公开决策、人员调整），需按保密要求标注，仅限指定范围传阅。

定稿与分发归档

按公司规范命名文件（如产品规划会_纪要”），经主持人审批后，在1个工作日内分发给参会人员及相关方（抄送需知晓的上级部门）。

电子版纪要同步存至共享服务器（如企业网盘/项目管理工具），按“年份-月份-会议类型”分类归档，保存期限不少于1年（重要项目纪要建议长期保存）。

标准会议纪要模板结构

模块

内容要点

会议基础信息

会议名称：__________会议时间：____年_月日:-:（时区）会议地点：_______（会议室/线上会议）主持人：（职务）记录人：（职务）参会人员：（部门）（姓名/职务）、（部门）（姓名/职务）缺席人员：（部门）（姓名/职务），原因：__________列席人员（如有）：__________

会议议程

1.议题一：__________（预计时长：分钟）2.议题二：________（预计时长：__分钟）…（按实际议程顺序填写）

议题讨论记录

议题一：__________-讨论焦点：__________-发言要点：?（部门）（姓名）：__________?（部门）（姓名）：__________-结论/分歧：__________

议题二：__________（同上结构，按议题分模块记录）

决议事项

1.事项内容：__________决议结果：__________（如：通过/否决/需补充材料）2.事项内容：__________决议结果：__________

待办任务清单

序号

1

2

其他事项

-临时新增议题：__________（结论：__________）-需跟进事项：__________-下次会议安排（如有）：时间__________、议题__________

附件清单

1.《__________》（