财务报销申请与审批通用模板.docVIP

一、适用范围与常见场景

二、详细操作步骤指引

（一）前期准备：凭证整理与信息核对

费用凭证收集：整理与报销事项相关的所有证明材料，包括但不限于采购合同、行程单、消费明细清单、付款凭证等，保证材料真实、完整，能清晰反映费用发生的时间、事由、金额及关联业务活动。

信息初步核对：核对凭证信息与实际业务是否一致，例如差旅报销需核对行程起止时间、交通工具类型、住宿天数等；办公物料报销需核对物品名称、数量、单价与采购记录是否匹配。

（二）填写报销申请表单

基本信息填写：在申请表中准确填写申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、费用所属月份、报销事由（简述费用发生背景及业务目的）等基础信息。

费用明细填报：逐项列明报销费用的具体构成，包括费用类型（如办公费、差旅费等）、费用发生日期、具体事项描述、金额（大小写需一致）、关联凭证编号（可标注在凭证右上角以便核对）。若涉及多项费用，需分项填写并汇总总金额。

附件清单填写：列出所附凭证的名称及数量，保证与实际提交材料一致，例如“采购合同1份、行程单2张、消费明细清单1份”。

（三）提交部门审核

提交申请材料：将填写完整的报销申请表及所有附件提交至部门负责人处，当面说明报销事项的具体情况（如为大额费用或特殊情况，可简要补充说明）。

部门负责人审核：部门负责人需对报销事项的真实性、合理性及是否符合部门预算进行审核，确认无误后在“部门审核意见”栏签署姓名（*）及日期，并标注“同意报销”或注明需补充说明的事项。

（四）财务部门复核

材料接收与初审：财务部门收到报销申请后，检查材料是否齐全（申请表、附件、部门审核意见是否完整），基本信息及金额填写是否规范。

合规性与金额复核：重点核对费用是否符合公司财务管理制度（如差旅标准、招待费用上限等），凭证是否合规有效，金额计算是否准确。若发觉问题（如超标准支出、凭证缺失），财务人员需及时与申请人沟通，要求补充材料或说明情况。

复核意见签署：复核通过后，财务人员在“财务复核意见”栏签署姓名（*）及日期；若复核不通过，需注明具体原因并退回申请人修改。

（五）领导审批

审批层级确定：根据报销金额及公司权限管理规定，确定最终审批领导（如部门总监、分管副总或总经理）。

领导审批决策：审批领导需对报销事项的必要性、金额合理性及整体合规性进行最终确认，同意后在“领导审批意见”栏签署姓名（*）及日期；若对事项存疑，可要求财务部门或申请人进一步补充说明。

（六）报销款项发放

审批完成确认：所有审批流程结束后，申请人可通过财务系统或与财务人员确认审批状态。

款项支付：财务部门在收到审批完成的报销申请后，按公司规定的支付时限（如3-5个工作日），通过银行转账或备用金方式向申请人发放报销款项，并同步记录支付信息。

三、申请表单模板

财务报销申请表

基本信息

申请人姓名

*

所属部门

申请日期

____年__月__日

费用所属月份

____年__月

报销事由

（简述费用发生背景及业务目的，例如：“项目调研期间差旅费用”）

联系方式

（用于财务部门核对信息）

费用明细

费用类型

——————–

——————-

费用合计

人民币（大写）：____________________元整

附件清单

（例：采购合同1份、行程单2张、消费明细清单1份）

审批意见

部门负责人：__________（签名）日期：____年__月__日

财务复核：__________（签名）日期：____年__月__日

审批领导：__________（签名）日期：____年__月__日

四、使用过程中的关键提示

材料真实性与完整性：所有报销凭证必须真实反映业务发生情况，不得伪造、变造或篡改凭证信息，保证附件与申请表填报内容一致，避免因材料缺失或信息不符导致审批延误。

填写规范清晰：申请表中的“费用事由”“事项描述”等字段需简明扼要，避免模糊表述（如“办公费用”应具体为“A4纸采购费用”）；金额大小写必须一致，涂改处需加盖申请人签名章。

审批时限与流程：建议在费用发生当月或次月初提交申请，避免超过公司规定的报销时限（如通常不超过费用发生后30天）；审批过程中若需补充材料，应积极配合财务部门或审批部门的要求，及时反馈。

特殊情况处理：如遇紧急业务需提前支付费用或特殊标准支出，应在申请表中备注说明，并提前与部门负责人及财务部门沟通，确认合规性后再启动流程。

保密与存档：报销申请表及相关凭证涉及公司财务信息，申请人需妥善保管，不得随意泄露；审批完成后，材料由财务部门统一归档，以备后续核查。