电子印章管理及使用规范.docxVIP

电子印章管理及使用规范

一、总则

为规范电子印章的申领、制作、保管、使用和销毁等环节，确保电子印章的合法性、安全性和可靠性，防范业务风险，提高工作效率，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本规范。

本规范适用于本单位及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）电子印章的全生命周期管理与使用。任何单位和个人在本单位范围内使用电子印章，均须遵守本规范。

电子印章的管理与使用，应遵循“统一规范、安全可控、权责明确、追溯可查”的原则。

二、电子印章的申领与制作

申领条件与流程：各单位因业务需要使用电子印章的，应由所在部门提出申请，明确电子印章的名称、用途、保管人等信息，经本单位负责人审核批准后，报单位指定的电子印章管理部门（以下简称“印章管理部门”）统一办理。

制作与审核：电子印章由印章管理部门统一负责制作。制作前，印章管理部门应对申请材料的完整性、合规性进行复核。电子印章的样式应与实物印章（若有）保持一致，或根据业务需要，经审批后确定特定样式。电子印章的制作应采用可靠的电子签名技术，确保其唯一性、可认证性和防篡改性。

领取与登记：电子印章制作完成后，由申请部门指定的保管人凭有效身份证明到印章管理部门领取，并办理领用登记手续，明确保管责任。

三、电子印章的保管与维护

专人保管：电子印章实行专人保管制度。保管人应为本单位正式员工，责任心强，熟悉电子印章管理规定。保管人名单应报印章管理部门备案。

安全存储：电子印章载体（如USBKey、加密证书等）应妥善保管，存放于安全环境中。严禁转借、复制、泄露电子印章或其访问密码。保管人如发生工作调动、离职等情况，必须办理电子印章的交接手续，并及时通知印章管理部门变更保管人信息。

定期检查：保管人应定期检查电子印章的状态，确保其正常使用。如发现电子印章载体损坏、遗失或密码泄露等情况，应立即向本单位负责人及印章管理部门报告，并采取应急措施。

系统维护：电子印章管理系统应定期进行安全维护和升级，确保系统运行稳定，数据安全。信息技术部门应提供必要的技术支持。

四、电子印章的使用规范

使用权限：电子印章的使用权限应根据岗位职责和业务需要进行严格设定和授权。严禁超越权限使用电子印章。

用印审批：使用电子印章前，必须履行相应的用印审批程序。审批流程应根据文件的重要性和涉密程度设定，确保用印行为的合规性。审批记录应作为电子印章使用日志的组成部分予以保存。

用印范围：电子印章应在其授权的业务范围内使用，不得用于与单位业务无关的任何文件或活动。严禁为空白文件、未审核通过的文件或虚假文件加盖电子印章。

用印操作：用印时，保管人应仔细核对待盖章文件的内容、份数、审批手续等，确认无误后方可进行盖章操作。盖章过程应确保操作环境安全，防止他人非法截取或篡改。

电子文档要求：加盖电子印章的电子文档应为正式、定稿版本。电子印章应清晰、完整地显示在文件的指定位置，通常为文件的落款处或骑缝处。

禁止行为：严禁利用电子印章从事任何违法违规活动。严禁伪造、变造电子印章。

用印记录：电子印章的每次使用均应自动生成详细的用印记录，包括用印人、用印时间、用印文件名称、审批人、用印事由等信息，确保用印行为全程可追溯。

异地用印与远程控制：确需异地使用电子印章或通过远程方式控制用印的，必须建立更为严格的安全认证和授权机制，确保用印过程的可控性和安全性。

五、电子印章的废止与销毁

废止条件：出现以下情况之一的，电子印章应予以废止：

1.电子印章对应的实体印章已废止或单位名称变更；

2.电子印章保管人离职且无法完成交接；

3.电子印章载体损坏无法修复或密码泄露且无法重置；

4.电子印章超出其有效期或使用范围；

5.其他需要废止的情形。

废止流程：电子印章的废止应由原申请部门提出申请，经单位负责人批准后，报印章管理部门办理废止手续，并在电子印章管理系统中进行注销登记。

销毁处理：对于已废止的电子印章载体，应由印章管理部门会同相关部门进行统一、安全的销毁处理，确保其无法被再次使用。销毁过程应有记录，并由相关责任人签字确认。

六、责任与监督

责任追究：各单位负责人是本单位电子印章管理的第一责任人。电子印章保管人对电子印章的安全保管和规范使用负直接责任。对于违反本规范，造成电子印章遗失、被盗用、滥用或因用印不当给单位造成损失的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。

监督检查：印章管理部门应定期或不定期对各单位电子印章的管理和使用情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见并督促落实。

培训与宣贯：印章管理部门应定期组织电子印章管理和使用相关知识的培训与宣贯，提高相关人员的安全意识和操作技能。

七、附则

本规范未尽事宜，参照国家有关法律法规及本单位其他相关管理制度