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采购订单审核及验收标准流程表

一、适用场景与业务价值

本流程表适用于企业各类采购订单（包括原材料、办公用品、设备采购等）的全流程管理与质量控制，覆盖从采购需求提出到最终验收确认的各环节。通过标准化审核与验收动作，可保证采购内容与需求一致、合规性达标、质量合格，降低采购风险，优化资源配置，提升采购效率与透明度，为企业成本控制与供应链管理提供支撑。

二、全流程操作说明

（一）采购订单审核阶段

目标：保证采购订单信息准确、需求合理、流程合规，从源头规避采购风险。

需求提报与初审

操作主体：需求部门（如生产部、行政部等）

操作说明：

（1）需求部门根据实际业务需要，填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期及预算金额，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。

（2）采购部收到申请后，对照库存台账及历史采购记录，核对采购必要性（如是否有库存积压、可替代方案等），重点审核需求描述是否清晰、数量是否合理，形成《采购需求初审意见》。

供应商信息与价格审核

操作主体：采购部、财务部

操作说明：

（1）采购部根据需求类型，从合格供应商名录中筛选候选供应商，或按采购制度组织询价/招标，获取供应商报价单及资质文件（如营业执照、相关行业许可证等）。

（2）财务部审核采购价格的合理性，对比市场价、历史采购价及预算额度，重点核查价格构成是否清晰、是否存在虚高报价，形成《价格合规性审核意见》。

订单信息复核与

操作主体：采购专员

操作说明：

（1）采购部汇总需求部门初审意见、财务部价格审核意见，与供应商确认最终供货细节（含交付时间、运输方式、付款条件等），保证订单信息（物料编码、名称、规格、数量、单价、总金额、交货地点等）与双方约定一致。

（2）正式《采购订单》（PO单），经采购经理*审核无误后，加盖采购公章发送至供应商，同时抄送需求部门、财务部及仓库备案。

多级审批确认

操作主体：采购经理、财务负责人、总经理（根据订单金额分级）

操作说明：

（1）订单金额低于[具体金额阈值，如5万元]：由采购经理*审批即可。

（2）订单金额在[具体金额阈值，如5万-20万元]：需财务负责人复核预算及付款条件后，报采购经理审批。

（3）订单金额高于[具体金额阈值，如20万元]：需经总经理*最终审批，保证大额采购决策合规。

（二）采购订单验收阶段

目标：核对到货物料与订单信息的一致性，保证数量准确、质量合格，完成采购闭环管理。

到货通知与准备

操作主体：供应商、采购部、仓库

操作说明：

（1）供应商按订单约定时间发货后，提前[具体时长，如24小时]通知采购部发货信息（含物流单号、预计到货时间）。

（2）采购部同步将到货信息告知仓库，仓库预留验收区域及验收工具（如称重设备、检测仪器等），安排验收人员*待命。

数量与外观初验

操作主体：仓库管理员、需求部门代表（如需）

操作说明：

（1）物料送达后，仓库管理员核对送货单与采购订单信息（物料名称、规格型号、批次号、数量），确认外包装是否完好、有无破损或潮湿。

（2）对物料进行清点计数（如称重、点件），保证实际到货数量与订单数量误差在允许范围内（如±0.5%，具体按物料特性约定）；若数量不符或外包装异常，当场拍照记录，并在《到货验收单》中注明异常情况，同时通知采购部联系供应商处理。

质量与技术参数复验

操作主体：质量部（或需求部门技术专员）、仓库管理员

操作说明：

（1）对初验合格的物料，质量部依据采购订单约定的质量标准（如国标行标、技术协议、样品参数等）进行检测，重点核查：

物理功能（如尺寸、硬度、强度等）；

化学成分（如材质纯度、有害物质含量等）；

功能完整性（如设备是否通电运行、配件是否齐全等）。

（2）检测合格后，质量部出具《质量检测报告》；若存在质量问题，填写《不合格品处理单》，明确不合格项，通知采购部启动退换货流程，并隔离不合格物料避免误用。

入库与签确认

操作主体：仓库管理员、需求部门代表、采购部

操作说明：

（1）验收合格的物料，仓库管理员办理入库手续，更新库存台账，在《到货验收单》上签字确认，并同步将入库信息反馈至采购部及财务部。

（2）需求部门领用物料时，需在《领料单》上签字，保证物料流转可追溯；采购部将验收单、发票（若已到）等单据整理归档，作为付款依据。

三、模板表格

表1：采购订单审核表

订单编号

物料名称

规格型号

采购数量

单价（元）

总金额（元）

供应商名称

需求部门

预算金额（元）

PO202405001

螺丝

M5*20mm

10000

0.5

5000

A供应商

生产部

6000

审核环节

审核人

审核日期

审核意见

需求初审

张*

2024-05-01

需求合理，数量符合生产计划，同意采购

价格审核

李*

2024-05-02

价格低于市场均价5%，符合预算要求

订单复核