采购流程标准化操作手册及审批表.docVIP

采购流程标准化操作手册及审批表

一、手册概述与适用范围

本手册旨在规范企业采购活动全流程，明确各环节职责分工与操作标准，保证采购过程合规、高效、透明，有效控制采购成本，防范采购风险。适用于企业所有部门（含分支机构）的各类采购行为，包括但不限于办公用品采购、生产设备采购、服务类采购（如咨询、运维）及项目采购等。本手册覆盖从需求提出到付款归档的全生命周期管理，适用于采购部、需求部门、财务部、法务部及相关审批人员。

二、采购标准化操作全流程详解

采购流程分为需求发起与审批、预算编制与管控、供应商寻源与管理、采购执行与合同签订、履约验收与付款归档五个阶段，各阶段需严格按步骤操作，保证流程闭环。

（一）需求发起与审批阶段

目标：保证采购需求真实、必要，且符合企业业务规划。

步骤1：需求部门提交采购申请

需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》（详见模板1），明确以下信息：

采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、用途；

预估单价、总价及预算来源；

需求紧急程度（普通/紧急）、期望交付时间；

附件（如技术规格书、图纸等，需部门负责人签字确认）。

示例：生产部需采购10台型号为-200的检测设备，需附设备技术参数要求表。

步骤2：部门负责人审核

需求部门负责人（如经理）对采购申请的必要性、合理性及预算匹配度进行审核，签字确认后提交至采购部。

审核要点：是否为非必要采购？是否存在替代方案（如内部调配）？预算是否在部门年度预算额度内？

步骤3：采购部初审

采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点审核：

需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；

是否存在历史采购可重复利用的设备/物资；

是否属于集中采购目录（如企业规定单价超5000元或单批金额超2万元的设备需集中采购）。

初审通过后，按采购金额分级审批（分级标准见下表）；初审不通过，退回需求部门补充说明。

采购金额（元）

审批人

≤5,000

需求部门负责人+采购部经理

5,001-50,000

需求部门负责人+采购部经理+分管副总

＞50,000

需求部门负责人+采购部经理+分管副总+总经理

步骤4：财务部与分管领导审批

金额≤5,000元：采购部经理审批后，流程结束；

5,001-50,000元：分管副总审批后，流程结束；

＞50,000元：总经理审批后，流程结束。

审批通过后，采购部启动下一阶段流程；审批驳回，需求部门需调整后重新申请。

（二）预算编制与执行管控

目标：保证采购支出符合年度预算，避免超预算采购。

步骤1：预算编制

财务部每年第四季度组织各部门编制下一年度采购预算，需求部门根据业务计划提交《采购预算表》，明确各项目采购金额、时间节点。

采购部汇总各部门预算，结合历史采购数据、市场价格趋势，平衡后形成企业年度采购总预算，报总经理办公会审批。

步骤2：预算执行与调整

采购过程中，采购部需实时跟踪预算执行情况，保证采购金额不超预算。

因市场价格上涨、需求变更等原因需超预算时，需求部门需提交《预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额，按原审批流程报批后方可执行。

示例：原预算采购20万元设备，因市场价格上涨需22万元，需分管副总及总经理审批预算调整。

（三）供应商寻源与管理

目标：选择资质合规、性价比高、服务可靠的供应商，建立优质供应商资源库。

步骤1：供应商寻源

采购部根据采购需求，通过以下方式寻找供应商：

公开招标：单次采购金额≥10万元，需在指定媒体发布招标公告，邀请3家及以上供应商参与；

邀请招标：金额5万-10万元，可邀请3家及以上合格供应商（历史合作良好、资质齐全）参与；

询价采购：金额≤5万元，至少向3家供应商询价，填写《询价记录表》；

单一来源采购：仅1家供应商可满足需求（如专利产品），需提交《单一来源采购申请表》，说明理由并经总经理审批。

步骤2：供应商资质审核

对参与采购的供应商，采购部需审核以下资质文件（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据采购品类确定）；

近3年类似业绩合同（至少2份）；

质量体系认证（如ISO9001，根据需求确定）。

资质审核不通过的供应商，直接取消参与资格。

步骤3：供应商评估与选定

组织比价、议价或评标（招标采购成立评标小组，由采购部、需求部、财务部、法务部组成），填写《供应商评估表》（详见模板2），评估维度包括：

价格（权重30%）：报价是否合理，是否高于市场均价；

资质（权重20%）：资质是否齐全、有效；

服务（权重25%）：售后响应速度、质保期限、供货能力；

业绩（权重15%）：历史合作项目评价、客户口碑；

诚信（权重10%）：有无商业贿赂、违约记录。

评估得分最高的供应商为中标候选