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施工合同签订及履行制度

引言：随着市场经济的快速发展，施工项目的复杂性日益增加，合同签订与履行过程中的风险也随之增大。为规范公司施工合同管理，提高合同履约效率，降低法律风险，特制定本制度。本制度旨在明确各部门职责，优化组织架构，规范工作流程，强化权限与决策机制，建立科学的绩效评估体系，完善合规与风险管理措施，促进跨部门沟通协作，并形成持续改进机制。本制度适用于公司所有涉及施工项目的合同签订与履行活动，核心原则是合法合规、权责明确、流程规范、风险可控、协作高效。通过制度化管理，确保合同签订与履行过程的严谨性、透明度和可追溯性，为公司的可持续发展提供保障。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：本制度由项目管理部负责牵头实施，该部门在公司组织架构中扮演核心角色，负责施工合同的全程管理。项目管理部需与财务部、法务部、采购部等部门建立紧密协作关系，确保合同签订与履行的顺利进行。例如，在合同签订前，需与法务部共同审核合同条款；在合同履行过程中，需与财务部协调资金支付事宜；在采购环节，需与采购部协同管理物资供应。这种跨部门的协作机制有助于整合资源，提高工作效率，降低潜在风险。

（二）核心目标：项目管理部的短期目标是建立标准化的合同管理制度，规范合同签订与履行流程，降低合同纠纷率。长期目标是提升合同管理水平，实现合同管理的数字化、智能化，为公司创造更大价值。这些目标与公司战略紧密关联，例如，通过优化合同管理流程，可以降低项目成本，提高项目交付质量，进而提升公司的市场竞争力。项目管理部还需定期评估制度执行效果，根据市场变化和公司发展需求，及时调整管理策略，确保制度始终符合公司战略方向。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：项目管理部采用扁平化管理模式，下设三个层级：部门负责人、项目经理和执行专员。部门负责人对部门整体工作负责，直接向公司高层汇报。项目经理负责具体项目的合同管理，执行专员负责日常的合同事务处理。层级之间的关系清晰明确，项目经理向部门负责人汇报工作，执行专员向项目经理汇报工作。关键岗位的职责边界也经过精心定义，例如，部门负责人负责制定部门工作计划，审批重大合同；项目经理负责合同谈判、签订和履行监督；执行专员负责合同文件的整理、归档和日常管理。这种结构有助于提高工作效率，避免职责交叉或遗漏。

（二）人员配置：项目管理部的人员编制标准为X人，其中部门负责人1人，项目经理X人，执行专员X人。人员招聘需经过严格的筛选流程，包括笔试、面试和背景调查，确保招聘到具备专业知识和技能的人才。晋升机制基于员工的绩效考核结果和晋升空缺情况，表现优秀的员工有机会晋升为项目经理或部门负责人。轮岗机制旨在培养复合型人才，员工在项目结束后，可根据个人意愿和部门需求进行轮岗，轮岗时间一般为X个月。通过这些机制，可以确保部门人员的专业性和流动性，提高团队的整体素质。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：施工合同的签订与履行流程分为五个阶段：项目启动、合同谈判、合同签订、合同履行和合同收尾。每个阶段都有标准化的操作规范。例如，在项目启动阶段，需召开项目启动会，明确项目目标、范围和关键节点。在合同谈判阶段，需制定谈判策略，明确谈判目标和底线。在合同签订阶段，需仔细审核合同条款，确保合同内容合法合规。在合同履行阶段，需定期召开项目例会，跟踪项目进度，协调各方资源。在合同收尾阶段，需进行项目验收，整理合同文件，办理结算手续。流程中的每个节点都有明确的负责人和完成时限，确保项目按计划推进。

（二）文档管理：合同文档管理是施工合同管理的重要组成部分，需严格按照以下规范执行。首先，文件命名需规范统一，例如，合同文件命名为“项目名称-合同类型-日期”。其次，文件存储需加密处理，确保文档安全。合同文件需存储在公司的服务器上，并设置访问权限，仅部门负责人和项目经理可以调阅。第三，会议纪要需及时整理，并存档备查。会议纪要应包括会议时间、参会人员、讨论内容和决议事项。第四，报告模板需标准化，例如，项目进度报告应包括项目进度、存在问题和建议措施。报告提交时限也需明确规定，例如，项目进度报告需在每周五下午X点前提交。通过这些规范，可以确保文档管理的规范性和可追溯性。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：项目管理部的审批权限分为三个等级：一般审批、重要审批和重大审批。一般审批由项目经理负责，例如，合同金额在X万元以下的合同可由项目经理直接审批。重要审批由部门负责人负责，例如，合同金额在X万元至X万元的合同需经部门负责人审批。重大审批需由公司高层审批，例如，合同金额在X万元以上的合同需经公司CEO审批。紧急决策流程旨在应对突发情况，例如，在出现合同纠纷时，可由项目管理部、法务部和相关部门组成的临时小组直接处理，处理结果需报公司高层备案。

（二）会议制度：会议制度是公司管理的重要组成部分，