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采购订单审核与验收标准化流程采购作业指导书

一、适用范围与背景

本指导书适用于企业内部所有采购业务场景，涵盖从需求部门提出采购需求到最终物料验收合格的全流程管理。旨在规范采购订单的审核标准、验收操作及跨部门协同机制，保证采购活动合规、高效、透明，降低采购风险，保障物料质量与交付时效，满足生产经营需求。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与确认

需求发起：需求部门根据生产计划、项目需求或运营需要，填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、质量标准、需求数量、期望交付日期、用途说明及预算金额，经部门负责人*审批后提交至采购部。

需求复核：采购部收到需求后，1个工作日内完成复核，重点核对：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确；

需求数量与预算是否匹配；

交付时间是否合理（结合供应商产能、物流周期等）。

复核通过后进入订单创建环节；若需调整，反馈需求部门修改后重新提交。

（二）采购订单创建

供应商选择：采购部根据物料类型、采购金额及企业供应商管理制度，通过询比价、招标或定点供应商直采等方式确定供应商，保证供应商资质合规（如营业执照、相关资质证书在有效期内）。

订单信息录入：采购部在ERP系统中创建采购订单，录入以下核心信息：

供应商名称、联系人、联系方式；

物料名称、规格型号、单位、数量、单价、总金额；

质量验收标准（如国标行标、技术协议、图纸编号）；

交付地点、交付日期、付款条款（如预付款比例、账期）；

其他特殊要求（如包装方式、环保标识等）。

订单初核：采购专员自查订单信息准确性，保证与需求、供应商报价一致，无漏项、错项后提交审核。

（三）采购订单多级审核

采购订单需经过以下层级审核，保证流程合规、风险可控：

采购部负责人审核：重点审核订单的必要性、供应商选择的合规性、价格合理性及交付时间可行性，审核通过后流转至财务部。

财务部审核：重点审核预算匹配性（订单金额是否在预算额度内）、付款条款是否符合财务制度、成本核算是否准确，审核通过后流转至需求部门。

需求部门确认：需求部门复核订单物料信息、质量标准、交付时间是否与需求一致，确认无误后签字反馈；若有异议，及时与采购部沟通调整。

分管领导审批：根据采购金额分级授权（如单笔金额≥5万元需分管副总审批），最终审批通过后，采购部下达订单至供应商。

（四）订单下达与执行跟踪

订单下达：采购部将审批通过的采购订单（加盖公章扫描件）及《物料交付通知》发送至供应商，要求供应商在规定时间内确认回传；供应商需在2个工作日内确认订单信息，若有异议需书面反馈。

执行跟踪：采购专员定期跟踪订单执行进度，重点监控：

供应商生产/备货情况（大额订单可要求提供生产进度表）；

物料发货时间、物流单号及预计到货日期；

异常情况处理（如延迟交付、质量预判问题等），及时协调解决并同步至需求部门。

（五）供应商发货与到货通知

供应商发货：供应商按订单约定发货前，需自行检验物料质量并出具《出厂检验报告》，随货附《送货清单》（注明订单号、物料名称、规格、数量、批次号等）。

到货通知：供应商发货后，立即将物流信息（物流公司、单号、预计到货时间）告知采购部；采购部提前1个工作日通知需求部门、仓库做好到货准备（如卸货场地、人员安排）。

（六）到货验收

验收准备：

仓库收到物料后，核对《送货清单》与采购订单信息（供应商名称、物料名称、规格、数量），确认外包装完好无损，无破损、受潮等情况。

需求部门、质检部（或指定验收人员）到达现场，准备好验收工具（如卡尺、检测仪器、图纸等）。

数量验收：

全点或按抽样标准（如GB/T2828.1）清点物料数量，核对是否与订单一致；

若数量不符，当场记录差异（如多收、少收、错发），并由供应商送货人员签字确认，采购部及时协调处理（如补发、退货）。

质量验收：

按采购订单约定的质量标准（技术协议、图纸、国标等）进行检验，包括外观检查、尺寸测量、功能测试等；

质检部出具《质量验收报告》，明确“合格”“不合格”或“让步接收”结论；

若不合格，详细记录不合格项（如尺寸偏差、功能不达标、外观瑕疵等），拍照留存，并通知采购部启动不合格品处理流程。

验收结果确认：

验收合格：需求部门、仓库、质检部、采购部（或授权代表）在《到货验收单》上签字确认，仓库办理入库手续，更新库存台账。

验收不合格：启动“不合格品处理流程”（详见本流程（七））。

（七）不合格品处理

标识与隔离：不合格物料需贴“不合格”标签，单独存放于指定区域，严禁投入使用。

原因分析与责任判定：采购部组织需求部门、质检部、供应商（必要时）召开分析会，判定不合格原因（如供应商生产问题、运输损坏、验收标准理解偏差等），明确责任方。

处理方案执行：根据责任判定结果，采取以下处理方式：

供应商责任：要求供应商在3个工作日内提出整改方案（如返工、换货），明确